opis zewnętrzny

[Wojciech Woźniak]

Witam
Pozwolę sobie, bez zaczynania nowego wątku, podzielić sie pewną wątpliwością dotyczącą wypełniania bazy danych IZA. Kwestia ta wywołała swego czasu dyskusję na Komisji Metodycznej. Chodzi tu mianowicie o pole "opis zewnętrzny", a ściślej o to, czy należy wpisywac "poszyt" jeśli akta są luźne, ale będą kiedyś przecież zszyte, czy pozostawić - zgodnie ze stanem rzeczywistym - "akta luźne". Przepisy dotyczące sporządzania inwentarzy książkowych sugerują pomijanie stanów przejściowych (akta luźne, skoro będą szyte). Z drugiej strony informacja w bazie danych powina opisywać rzeczywistość i być aktualna. Ciekawym jak tę kwestię rozwiązano w innych archiwach?

[Wojciech Woźniak]

Witam ponownie
Nie to żebym się domagał rychłej odpowiedzi, ale...  
Czyżby mój problem był li tylko przejawem regionalnych problemów z wypełnianiem bazy? Byłbym wdzięczny za podzielenie się wszelkimi doświadczeniami związanymi z wypełnianiem opisu technicznego jednostki w bazie IZA.

[Anna Laszuk]

Witam i wyrażam wątpliwość, czy miejsce zadania pytania było właściwe. Opis zewnętrzny nie jest kwestią systemu informacji czy wypełniania bazy danych. Dotyczy to opracowania zespołu i tworzenia inwentarza zawierającego różne elementy opisu. W tym względnie miarodajna jest metodyka, a nie narzędzia stosowane do sporządzania pomocy archiwalnych.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Kwestia, którą poruszyłem wydawała mi się leżącą pomiędzy obydwoma działami, a skoro był już tu - tak ładnie rozwinięty - wątek wypełniania IZY  postanowiłem pytanie zadać w tym miejscu. Może rzeczywiście niezbyt trafnie? Skoro tak, to czy mógłnym w tym miejscu mieć prośbę do Rufusa o przeniesienie mojej wypowiedzi dotyczącej wątpliwości związanych z wypełnianiem pola "opis zewnętrzny" do działu poświęconego metodyce?

[Bogusław Kleszczyński]

Dzięki przeniesienu wątku wpadł mi on w oczy a odpowiedź na pytanie zadane przez pana Wojciecha bardzo mnie interesuje. Ja wpisuję w inwentarzu stan faktyczny w chwili zakończenia opracowania. W szczególnych sytuacjach sam zszywam niektóre jednostki (wtedy wpisuję poszyt) ale te akta które zostawiam w stanie luźnym... moze kiedyś bedą zszyte ale nie jestem pewien czy tego dożyję

Osobiscie jestem zdania że akta w znormalizoanym jednolitym formacie równo ułozone do dopasowanej teczki wiązanej i ponumerowane są wystarczająco zabezpieczone (teczka chroni przed przesunięciem i zagięciami a numeracja pozwala pracownikom pracowni i magazynu skontrolować kompletność) i moga sobie wtedy zostać w formie luźnej

[Wojciech Woźniak]

Witam
Wydaje się, że problem ma taką oto postać: czy wpisywać stan postulowany po to, aby uczynić zadość przepisom (pomijanie stanów przejściowych), czy też trzymać się definicji bazy danych, która ma być opisem fragmrntu rzeczywistości (a żeby taki opis był coś wart musi zawierać informacje prawdziwe, a więc zgodne z rzeczywistoscią). Oczywiście można szukać drogi pośredniej: do bazy wpisać stany faktyczne, nastepnie przygotowując inwentarz do wydruku skopiować bazę, zamienić wszytskie opisy "akta luźne" na "poszyty" i na podstawie tych danych drukować inwentarz. Niebezpieczeństwo takiego rozwiązania to oczywiście pomieszanie baz danych i zagubienie pierwotnych danych. Może lepiej więc wpisywac stany faktyczne, a w momencie zszycia akt zamieścić w wydrukowanym inwentarzu dopisek: "Akta luźne zszyto dnia..."?
Jak z powyższego chyba wynika rownież - jak mój szanowny Przedmówca - opowiadam się za wpisywaniem stanów faktycznych.