Przepisy kancelaryjno-archiwalne - nowa instrukcja archiwalna a praktyka

[szycha]

Witam wszystkich.
Mam do kolegów i koleżanek zgromadzonych na tym forum pytanie odnośnie instrukcji archiwalne dołączonej do rozporządzenia ze stycznia tego roku.
Otóż urząd, w którym będę niedługo pracował przeszedł na system EZD i po urzędzie krążą tylko dokumenty elektroniczne. Zatem w składzie chronologicznym w kancelarii są dokumenty ułożone wg wciągnięcia ich do systemu EZD. No i przypuśćmy mijają 2 lata i mam tą dokumentacje przejąć do archiwum.  I w tym miejscu mam kłopot. W instrukcji archiwalnej jest mowa co powinien zawierać spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji ze składu chronologicznego (art. 13). Jednak mnie interesuje co innego. Art. 21 instrukcji arch. mówi, że w archiwum zakładowym przechowuje się odrębnie: 1. Mat. Archiwalne, 2. Dokumentację ze składu chronologicznego, 3. Informatyczne nośniki ze składu nośników.
No ale przecież w składzie chronologicznym są akta chronologicznie wg. daty wciągnięcia do systemu EZD, zatem są i akta kat. A i B. I co z tym zrobić?? Jakoś wydzielić?? Jeśli wydzielić kat. A to w jaki sposób?? Przeglądać dokument po dokumencie z każdego dnia?  ???Przecież te dokumenty nie mają nawet symbolu z jrwa, a jedynie ?identyfikator? (art. 13, ust. 6).

pozdrawiam

[Ewa33]

Proponuję uważną lekturę instrukcji i nie "nadinterpretowanie" przepisów. Przepisy przede wszystkim czyta się łącznie w całym akcie prawnym, a tym aktem jest całe rozporządzenie. Ważna więc jest lektura samego rozporządzenia, a potem załączników, tj. instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej.
Oznacza to więc, że ze składu nie wydziela się materiałów archiwalnych, tylko dokumentację w nim przejmuje się tak jak to opisano w instrukcji archiwalnej. Zwracam uwagę, że jeżeli Urząd ma EZD to materiały archiwalne są w EZD. W składzie dokumenty nie odzwierciedlają sposobu załatwiania i rozstrzygania spraw. Gwarantują jedynie, że to co zeskanowano, było w takiej formie i postaci. Natomiast urząd pracował w EZD.
A propos - dokumenty elektroniczne "nie krążą" po urzędzie. W EZD zarządza się prawami dostępu do dokumentów elektronicznych, które są zapisane na serwerze  Polecam też lekturę rozporządzenia MSWiA z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

[szycha]

Proponuję uważną lekturę instrukcji i nie "nadinterpretowanie" przepisów.

Dokładnie i uważnie przeczytałem instrukcję i nie nadinterpretuje przepisów a jedynie pytam o rade
Jeśli tak wszystko jest ładnie i składnie w niej napisane to proszę jeszcze o jedną informację. Doszliśmy do tego, że dokumentacji ze składu chronologicznego nie dzieli się na kat. A i B tylko przejmuje do archiwum tak jak jest, czyli ułożona wg. tego jak została wciągnięta do systemu EZD.
To jak odnieść się do tego przepisu instr. archiwalnej:
art. 44 - W systemie EZD, przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci
elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego lub ze
składu informatycznych nośników danych i sporządza się ich spisy.

I jak to interpretować? jak w stosie dokumentacji, która nie jest w żaden sposób podzielona mam odnaleźć dok. kat. A??
Jeśli źle interpretuje przepisy to proszę mnie poprawić nie zamierzam się mądrzyć a jedynie próbuje znaleźć odpowiedzi na pytania które mnie nurtują.

pozdrawiam

A propos - dokumenty elektroniczne "nie krążą" po urzędzie. W EZD zarządza się prawami dostępu do dokumentów elektronicznych, które są zapisane na serwerze

To był skrót myślowy

Polecam też lekturę rozporządzenia MSWiA z 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.

[Ewa33]

Żywię nadzieję, że nie czujesz się "Szycho" urażona za styl odpowiedzi. W końcu jest to forum wymiany myśli 
A co do przepisów w paragrafie 44, to już nie za bardzo rozumiem. Pytałaś (odmieniam dla słowa "szycha") o przejmowanie do archiwum zakładowego a nie o przekazywanie do archiwów państwowych.
Odnosząc się do tej kwestii, to jest to sygnał, że zapewne archiwa państwowe będą chciały ze składów przejąć dokumenty równolegle z ich odpowiednikami w EZD. Jednakże sposób i tryb przekazania reguluje odrębne rozporządzenie (z art. 5 ust.2 ustawy archiwalnej), które z tego co wiem właśnie pod kątem tych składów ma się zmienić. Narazie proponuję się nie martwić na zapas. Ale z doświadczeń zwłaszcza Białegostoku i Rzeszowa (Urzędy Wojewódzkie) wynika, że skoro można było automatycznie skanować to można i automatycznie sortować. Poza tym to w EZD przez przyporządkowanie dokumentu do sprawy wiemy jaka jest jego kategoria, więc jak zrobi się raport na same dokumenty oznaczone "A" w układzie według identyfikatora, to ma się fantastyczną bazę do sortowania - nawet ręcznego  Wierzę jednak że za 10 lat nasze czynności się jeszcze bardziej zautomatyzują, a i papierowych dokumentów będzie coraz mniej. Z tego co wiem archiwa państwowe z pierwszych lat EZD w urzędach będą chciały przejąć całe składy bez względu na to jaka jest kwalifikacja odpowiadających im skanów, by zachować ten ważny moment w przemianach kancelarii. Pozdrawiam

[szycha]

Nie poczułem się urażony:)
Na początku pytałem o przejmowanie dokumentacji ze składu chronologicznego do archiwum zakł., a że udzieliłaś mi odpowiedzi to postanowiłem się spytać o przekazywanie tej dokumentacji z arch. zakł do państwowego:)
Jestem usatysfakcjonowany Twoją odpowiedzią i czuję się spokojniejszy o "swoje" akta No i czekam na nowelizację ustawy:)

pozdrawiam serdecznie

[szycha]

Może pytanie głupie i banalne ale lepiej zapytać Otóż, czy jak w instrukcji arch. w §15 ust. 4 podpunkt 1 litera e) jest mowa aby mat. arch. i akta o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat umieszczać w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej to mam rozumieć, że segregatory czy pudła nie wchodzą w grę??

[Jarek]

Segregatory nigdy nie wchodzą w grę. Co do pudeł masz tam napisane - możesz do nich dać teczki.

[EwelinaP]

Na stronie NDAP pojawiły się dwie nowe informacje, czy też raczej interpretacje dotyczące ciągle "nowej" instrukcji kancelaryjnej. Poruszony jest w nich problem koordynatora czynności kancelaryjnych oraz zmiany kategorii archiwalnych, które niejednemu z nas spędzały sen z powiek. Tym razem jest jasno określone co do czego, więc polecam!
http://www.archiwa.gov.pl/pl/zarzadzanie-dokumentacja.html

Wesołych Świąt wszystkim życzę 

[archeo]

teraz by się przydała interpretacja zapisu "mała jednostka organizacyjna" tzn. czy do małych zaliczymy archiwum jednostki zatrudniającej XXX osób, przy przechowującej xxxx akt 

Wesołych Świąt

[szycha]

Banalne rzeczy sprawiają nieraz najwięcej problemów, zatem. Par.63, ust. 3 instr. kanc. mówi w skrócie, że dokumenty w teczkach spraw zakończonych w obrębie spraw powinny być ułożone chronologicznie. Czyli wewnątrz jednej sprawy dokument z najwcześniejszą datą ma być na samej górze, a z najpóźniejszą datą na samym dole, tak?? Czy może być tak, że ostatnie pismo jest jako pierwsze, a pismo z najwcześniejszą datą na dole? To chyba tez układ chronologiczny tylko, że od końca, tak;) jak jest poprawnie?
pozdrawiam   

[luke]

Póki co nic się nie zmieniło w tej kwestii

ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY z dnia 16 września 2002 r.
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiało?w archiwalnych do archiwo?w państwowych.

§ 14.2. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a w ramach sprawy ? chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczego?lne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją.

[szycha]

Tak, to wiem, ale chodzi mi o dokumentację przekazywaną z wydziałów do archiwum zakładowego:) w instrukcji kancelaryjnej jest zapis, że dokumentacja ma być ułożona chronologicznie ale chronologicznie, że pismo pierwsze na samej górze czy na samym dole?

[szycha]

Chodzi mi głównie o akta kat. B, a zwłaszcza B-5 i B-10, bo wydział bierze się za porządkowanie takiej dokumentacji.

[EwelinaP]

Chronologicznie jest, jak pismo z nr 1 jest na górze, a z nr np. 29 na dole. Jakby było odwrotnie (czyli tak jak narasta dokumentacja w trakcie wytwarzania - 1 na dole), to byłby układ retrospektywny.

[szycha]

Znalazłem odpowiedź która mnie nurtowała:) Otóż patrzyłem w tą instrukcję patrzyłem aż mnie olśniło. Zatem już wiem!! Dokumentacji o kategorii B-10 i mniejszej nie trzeba układać chronologicznie, a powyżej B-10 trzeba, o:)