Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych

[Filip Kwiatek]

https://docplayer.pl/23075671-Jednolite-rzeczowe-wykazy-akt-budowa-i-stosowanie.html

[aggre]

Proszę o pomoc - czy ja dobrze myślę o podteczkach? Nigdy nie robiłam podteczek i nie wiem, czy dobrze rozumiem zasady...
W ramach klasy JRWA "obsługa realizacji wystaw" powstaje dokumentacja dot. kolejnych wystaw, czyli XX.53.1.2024 - obsługa realizacji wystawy 1 - w podteczce XX.53.1.1.2024 - harmonogram wystawy 1, XX.53.1.2.2024 - prośba o wypożyczenie obiektu na wystawę 1, itd. Czy to jest wg Was prawidłowa podteczka? Każdy kolejny numer sprawy w ramach tej klasy dotyczyłby kolejnej wystawy. I podteczka analogicznie do każdej kolejnej wystawy.

[Rovan]

To o czym piszesz to nie jest podteczka, tylko teczka pojedynczej sprawy.
Podteczka słuzy zawężeniu tematyki teczki (klasy) rzeczowej - np. w ramach teczki "konferencje obce" wydzielamy podteczkę na konferencje zagraniczne.
W Twoim przypadku wystarczy tylko fizycznie wydzielić akta każdej sprawy (wystawy) do osobnej teczki aktowej. Teczka rzeczowa (spis spraw) pozostaje jedna.

[aggre]

Ok, rozumiem. A jeżeli w ramach sprawy XX.53.1.2024 jest x pism dot. wypożyczeń obiektów z różnych instytucji, to każde pismo będzie miało ten sam znak?

[Rovan]

Tak. Wszystkie dokumenty w aktach danej sprawy opatruje się znakiem tej sprawy.

[aggre]

Wielkie dzięki. Niby to oczywiste, ale zgłupiałam i zaczęłam komplikować sobie proste sprawy.