Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych

[Rovan]

Do podteczki założonej w 2012 r. nie należy dodawać kolejnych spraw wszczętych w roku 2013 (można w niej jedynie kontynuowac sprawy rozpoczęte w 2012 i jeszcze nie zakończone).
Należy założyć nową teczkę rzeczowa dla klasy 1245 na rok 2013, w ramach tej teczki zarejestrować odpowiednią sprawę główną i wydzielić dla niej nową podteczkę.

[asiaszg]

Tak bym zrobiła gdybym wcześniej nie miała założonej podteczki dla tej sprawy. Napisze jaśniej, sprawa dotyczy młodocianych. Dla każdego z nich została założona podteczka, spraw jest niewiele więc chęć prowadzenia jednej podteczki przez kilka lat. Robiąc tak jak proponujesz co roku pracownik będzie tworzył nową podteczkę, a tym samym nowy numer sprawy co mija się z celem. A przecież chodzi by wszystko było razem w jednej teczce przez kilka lat.

[Jarek]

Podteczki z definicji zakłada się tylko na konkretny rok. Mozna to próbować jako tako pogodzić zachowując "przypisanie" konkretnych numerów konkretnym osobom (np. "6" w 2012 i "6" w 2013 będzie odpowiadała temu samemu Iksińskiemu - ale w sensie kancelaryjnym będą to odrębne podteczki/jednostki archiwalne). Lepiej sprawdzi sie w tym wypadku teczka podmiotu (osoby) - sprawy rejestrujesz jak leci w spisie spraw, ale odkładasz je potem do teczek konkretnych osób.

[asiaszg]

dziękuję bardzo za podpowiedź

[inka]

witam, co zrobić w sytuacji, gdy np. z teczki głównej z 2009 r. są wyodrębnione podteczki, i wszystkie sprawy z jednej podteczki  kończą się załóżmy w 2010  (podteczka PP.1616.1.), a z innej podteczki (podteczka PP.1616.2.) wszystkie sprawy kończą się w 2011 r. Przyjmujemy do a.z. wszystkie podteczki razem czy jest możliwość przyjęcia wcześniej podteczki, w której sprawy zakończyły się już w 2010? Mam nadzieję, że w miarę jasno opisałam sytuację...

[stany]

Rożnica 1 roku czy 2 lat w podteczkach to małe różnica u mnie występują kilku letnie , czasami należało by czekać prawie 10 lat na zakończenie spraw (niekoniecznie dot. to tylko podteczek),w zasadzie powinno się przyjmować kompletnie. W przypadku dużej ilości teczek np. 50 teczek zakończonych,a jedna nie,wtedy te akta są zawadą w komórce,dlatego najprawdopodobniej wyjątkowo zacznę przyjmować nie czekając na zakończenie, ale tylko w przypadkach najdłużej ciągnących się spraw.

[inka]

więc będę sie trzymać zasad i przyjmować kompletne, dzięki za odp

[monika85]

Proszę o pomoc w rozwiązaniu poniższej sytuacji.
Wydział przez lata (1970 - 1995) wszystkie sprawy dotyczące określonego budynku odkładał do jednego segregatora.Powstały w ten sposób zbiorcze teczki dla każdego budynku. Wszystko było dobrze bo miały w jednym miejscu wszystkie sprawy dotyczące konkretnego budynku a nie po różnych teczkach. Tylko teraz chcą przekazać to do archiwum zakładowego. Powstał problem czy rozdzielać to wszystko na lata, czy zostawić jak jest??  A jeżeli zostawić to co ze znakiem sprawy na takiej teczce i spisie zdawczo odbiorczym, ponieważ w przeciągu tylu lat zmieniał się zarówno symbol komórki prowadzącej oraz numer z rzeczowego wykazu akt 

[stany]

      Jeżeli dokumentacja miała nadawane znaki spraw, to  należy uporządkować wg. oznaczeń , czyli komórkami, a w nich symbolami  teczek no i oczywiście latami w zależności od znakowania i prowadzenia tych akt. W przypadku ,gdyby nie było znaków spraw ,to wtedy dopasuj jakieś hasło i symbol  i ułóż chronologicznie. Jeszcze uwaga- dokumentacja techniczna budynku powinna być przechowywana u administratora danego budynku do 5 lat po zburzeniu budynku i tak samo w AZ.

[Ewa33]

Absolutnie nie zgadzam się ze "stany". Układ nadany przez komórkę był logiczny. Pytanie tylko, czy te budynki to były budynki w których był urząd, czy też budynki komunalne zarządzane przez urząd.
Niezależnie od powyższego nie wolno rozwalać tych teczek i ich układać według bliżej nie znanego widzimisie.

Doprecyzuj proszę o jakie budynki chodziło i co jest (rodzaj dokumentacji rodzaj spraw) w tych teczkach na każdy budynek

[Rovan]

Ewa33 ma jak  najbardziej rację. Z własnego doświadczenia mogę stwierdzić, że AP zlalecają tworzenie dla budynków, lokali i wszelkich nieruchomości,  teczek zbiorczych, gromadzących całość dokumentacji dotyczacej danej nieruchomości/lokalu/budynku.
Monika85 - Jesli twoja instytucja zajmuje się zarządzaniem nieruchomościami, powinniście mieć w JRWA klasę "Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań" (lub o zblizonym tytule).

W załączniku fragment JRWA urzędu zajmującego się zarządzaniem nieruchomościami.

[monika85]

Przepraszam za nieprecyzyjne informacje. Pracuje w urzędzie gminy a opisana dokumentacja dotyczy sprzedaży lokali. Wydział pogrupował sobie lokale z podziałem na ulice. Wygodnie się z tego korzystało bo wszystko dot. lokali na danej ulicy było w jednym miejscu. Tylko co teraz z archiwizacją, ponieważ w przeciągu tych lat zmieniał się numer z rzeczowego wykazu akt i oznaczenie komórki prowadzącej. 

[Rovan]

7126 - "Teczki zbiorcze na dokumentację budynków, lokali i mieszkań"
716 - "Teczki zbiorcze na dokumentacje lokali mieszkalnych i użytkowych"

O ile się orientuję w poprzednich wykazach dla gmin nie było klas dla teczek zbiorczych nieruchomości. Myślę, że wobec tego zasadnym będzie skorzystanie z aktualnego JRWA.

Co do oznaczenia komórki - Kiedyś już o tym dyskutowaliśmy i opinie były podzielone. Osobiście uważam, że należy stosować nazwy obowiązujące w momencie gdy teczka zbiorcza nieruchomości została założona.

[nowy_uzytkownik]

Cześć!
Jestem totalna noga w tzw. podteczkach! Przeczytałam cały ten wątek oraz prezentację Ewy Pałki. Niestety nie bardzo nadal to pojmuję...
Czy możecie mi łopatologicznie wyjaśnić o co w tym chodzi?
1. Czemu w ogóle mają być tworzone podteczki? Dziś usłyszałam w pracy, że aby nie tworzyć dziesiątków numerów w RWA warto np. mieć jeden zbiorczy numer i tworzyć dla niego podteczki.
2. Jak w takim razie ma wyglądać znak sprawy? Skoro IK określa (u nas), że symboli w znaku może być tylko X-XK-numer z RWA-lp./2020 to w takim razie wg instrukcji Ewy Pałki nie trzymam się IK, bo muszę dopisać jeszcze jeden symbol... (jesteśmy w trakcie przechodzenia na EZD, więc i IK będziemy zmieniać)
3. Jak to potem archiwizować? Bo rozumiem, że te podteczki po porostu będą oddawane, jako oddzielne pozycje na spisie spraw?

Bardzo serdecznie proszę o pomoc

[izabela.kusz]

gdzie można dorwać prezentację EWY PAŁKI ?