Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych

[MarcinP]

A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu 

A nic podobnego. No chyba że jest tam tylko jedna podteczka 
[/quote]

Właśnie do tego się odnosiłem 

[stany]

Czyli  po upływie jednego roku, po zakończeniu spraw nie można przyjąć do AZ  ?

[MarcinP]

Ja przyjmuję z dwóch wydziałów już po roku od zakończenia spraw. Niezgodnie z IK 2011, ponieważ w komórkach organizacyjnych nie ma po prostu miejsca na przechowywanie bieżących akt.

[Dory]

Tak sobie dla sportu czytam instrukcję kancelaryjną z 18 stycznia 2011 r.
Mógłby ktoś wyjaśnić, o co chodzi w pk. 5 i 6 par. 53.
5. Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw.

Możecie podać jakiś przykład unaoczniający ten zapis?

6. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku różnych spisach spraw (np. akta osobowe).
Na przykładzie akt osobowych: można tu np. znaleźć wnioski o podwyżkę/premię (kopie), zgodę na piśmie od dyrektora itd., czyli sprawa pt. Przyznanie podwyżki została zarejestrowana, powiedzmy, w komórce Dyrektor, a w aktach osobowych znajduje się tylko kopia. I tak może być też z innymi różnymi sprawami dotyczącymi jakiegoś pracownika, dla którego założono teczkę. Dobrze rozumiem?
Jakie mogą być inne przykłady teczek zbiorczych?

[marcia]

Powiedzmy, że chcesz np. zebrać wszelkie możliwe wiadomości na temat domu pomocy społecznej o nazwie x w miejscowości y. Chcesz to mieć w jednym miejscu. Do takiej teczki zbierasz więc info z innych, np. wyciągasz coś z teczki dot. kontroli domów społecznych, z innej bierzesz dokumenty nt budżetu dla tego domu pomocy, z jeszcze innej masz dokumenty nt dyrektorów i kadry, z jeszcze innej ewidencję osób korzystających z tej pomocy. To jest wtedy taka teczka z punktu 5

[Zbigniew Marek]

Powiedzmy, że chcesz np. zebrać wszelkie możliwe wiadomości na temat domu pomocy społecznej o nazwie x w miejscowości y. Chcesz to mieć w jednym miejscu. Do takiej teczki zbierasz więc info z innych, np. wyciągasz coś z teczki dot. kontroli domów społecznych, z innej bierzesz dokumenty nt budżetu dla tego domu pomocy, z jeszcze innej masz dokumenty nt dyrektorów i kadry, z jeszcze innej ewidencję osób korzystających z tej pomocy. To jest wtedy taka teczka z punktu 5

NIE !!!
To jest ewidentny przykład na zapis w punkcie 6. (a nie 5.) - taką teczkę tworzymy tylko i wyłącznie jeżeli przepisy na to wskazują, np. jakieś sprawy rejestrowe.

Przykład do punktu 5:
Załóżmy, że instytucja rocznie rozpisuje 100 przetargów na zakup artykułów biurowych, z tego 20 na zakup ołówków, 40 na zakup długopisów i 40 na zakup spinaczy. Wszystkie te sprawy zostaną zarejestrowane w jednym spisie spraw (jednej teczce), jednakże ze względów np. praktycznych osobie(om) je załatwiającym wygodniej będzie, żeby wszystkie przetargi na ołówki były w jednym miejscu (teczce), na długopisy w innym itd.

[Jarek]

Zapytanie podpięto do odpowiedniego wątku. Jak sądzę jego lektura da wyczerpującą odpowiedź.

[kecajax]

W nowej instrukcji kancelaryjnej jest mowa o możliwości wydzielania określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory to
dla danego numeru sprawy, o którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada
się oddzielny spis spraw (Paragraf 5 ustęp 6). Nie jestem pewny czy dobrze to zrozumiałem. Czy wg tego zapisu wydzielamy sprawy które już po stworzeniu teczki przeklasyfikowaliśmy na inną klasę z JRWA? Czy chodzi tu o grupę spraw dla której można stworzyć odrębną teczkę?

[marcia]

Klasyfikacja zostaje taka sama. Chodzi tylko o stworzenie tzw. podteczki. Jeśli podasz mi maila, to podeślę Ci prezentację z komentarzem o podteczce. Chyba że plik można jakoś dodać tutaj

[martusia1807]

Marcia, czy mogę prosić o przesłanie tej prezentacji.
Podaję mail: martusia1807@onet.eu

[Rovan]

Pozwolę sobie wrzucić tutaj prezentację nt. stosowania jrwa w świetle rozp. z 18.01.2011

[marcia]

martusia1807 już Ci podesłałam

[kecajax]

Dziękuję za odpowiedź.
Mój mail to:kecajax@o2.pl

[Jarek]

Podpięte do odpowiedniego wątku.

[asiaszg]

Witam. Od niedawna jestem archiwistą a zarazem koordynatorem, stąd moja prośba o pomoc:
Wydzielono "podteczkę": PG.1245.6.2012. W 2012 r. utworzono 4 sprawy. W  2013 r. napływają kolejne sprawy dla tej wydzielonej grupy i teraz pytanie jaki numer będą miały sprawy przydzielone do tej podteczki ale już z 2013 r.
Np. PG.1245.6.1.2012
      PG. 1245.6.2.2012
      PG.1245.6.3.2012
      PG.1245.6.4.2012
                i teraz pismo z 2013 i z jakim numerem
      PG.1245.6.5.2012 czy PG.1245.6.1.2013
uważam że drugi numer (PG.1245.6.1.2013) jest prawidłowy tylko co z teczką główną PG.1245 założoną w 2013 r. Jeżeli i w tym roku trzeba będzie pod nr 6 znowu wydzielić grupę spraw ale zupełnie innych niż w 2012 to pokryją się te numery.
z góry dziękuję za informację