Prowadzenie teczek - tworzenie podteczek, teczek zbiorczych

[marcia]

Jak nam kiedyś tłumaczyli na szkoleniu, w tym punkcie chodzi o to, załóżmy że np. potrzebne Ci będzie wszystko, co dotyczy np. jednej ulicy. Z różnych teczek (pozwolenie na budowę, jakieś tam plany, skargi dot. danej ulicy, no nie wiem co tu jeszcze wymyślić:)) wyciągasz wszystko, co dotyczy danej ulicy i trzymasz to w "jednej kupie". Do tej kupy nie tworzysz już spisu spraw, gdyż wszystkie dokumenty są już gdzieś zarejestrowane. Nie mam tylko pewności do tego, co się robi po wykorzystaniu tych materiałów, ale chyba można je zostawić w tej teczce lub poodkładać na swoje miejsca.

[MarcinP]

Właśnie podobnie wytłumaczyło mi to moje AP. W ten sposób można prowadzić np. akta komisji tworzonych przez radnych powiatowych. Jeden spis spraw, a teczek kilka - dla kazdej z komisji osobna teczka.
Dzięki za podpowiedź

[EwelinaP]

A może chodzi o to, że np. w wydziale oświaty jest teczka odnośnie jakiegoś zagadnienia, spis spraw jest w jednej teczce, ale sprawy rozdziela sie do segregatorów dot. różnych szkół. W jednym segregatorze jest wtedy sprawa nr 3, 6, 8. Nie zakłada się wtedy faktycznie podteczki w sensie dodania numeru w znaku sprawy. Są to po prostu sprawy, które grupuje się fizycznie ze względów praktycznych, ale wpisuje w jeden spis spraw. Uff... mam nadzieję, że ktoś zrozumie coś z moich wypocin (sama mam czasami z tym problem) 

[Jarek]

Teczka

No właśnie. W podteczkach powinny być spisy spraw. Jednakże jak rozumieć paragraf 53 ust. 5 IK 2011, który stanowi: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu spraw [czytaj: podteczek]... zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."
Jak to rozumieć?

Tu nie chodzi o podteczki, tylko o teczki podmiotu lub przedmiotu, w których rzeczywiście nie prowadzi się spisów spraw - bo wszystkie sprawy rejestrowane są w teczce głównej. Podteczki to inny sposób grupowania spraw. Jeszce inny (choć podobny do teczek podmiotów i przedmiotów) sposób to teczki zbiorcze. To tardycyjne sposoby, nowa instrukcja kancelaryjna niczego tu nie rewolucjonizuje.
Wszystkim którzy mają problem z rozróżnieniem tych sposobów, prócz uważnej lektury instrukcji kancelaryjnej, jeszcze raz polecam przywołaną wcześniej prezentację Ewy Pałki.

[tomek11]

Nie bardzo rozumiem poniższy zapis. Potrzebuje przykład ....czy dotyczy to np sytuacji gdy jest - teczka remonty. W tej teczce są sprawy np remont budynku 1 (w dokumentacji jest np remont przepompowni)  , budynku 2 itp. (też są dokumenty remontowe przepompowni ale w bud.2) Zakładamy osobna teczkę w której są sprawy dotyczące remontów przepompowni???będą tam spawy dot. tylko przepompowni z różnymi numerami spraw?? w jaki sposób taka teczkę przekazuje sie do archiwum? Czy dotyczy to tylko prowadzenia spraw w komórce ,  przy przekazaniu do archiwum dokumenty powinny wrócić do teczki macierzystej , czyli do teczki - remonty??

"5.   Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw, o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."

[marcia]

Z tego co pamiętam i co mówili na szkoleniach, to można zrobić tak lub tak, obie formy są dozwolone. Ale na 100 % pewna nie jestem, może ktoś to dokładniej zapamiętał?

[marcia]

Znaczy się można albo sprawy poodkładać do właściwych teczek, albo oddać je do az w tej teczce zbiorczej. Podobno

[EwelinaP]

Tylko w przypadku, gdy nie odkładamy tych spraw do teczki "macierzystej", należy w tytule wypisać numery spraw, które się teczce znajdują.

[tomek11]

spotkałem sie z taką numeracją spraw  bd-2222/1/12 - 1 to podteczka ,  a symbol 2222(z wykazu akt) to teczka główna czy to jest właściwe?
jeżeli jest to własciwe znakowanie to rozumiem ze spisy spraw robimy dla podteczek, dla teczki głównej nie ma spisu bo nie ma sprawy(własciwie jest ale tylko jedna-2222)?

[tomek11]

we wcześniejszych postach była informacje że w tym wypadku(przy takim znakowaniu)  w teczce głównej w spisie wpisujemy że założono podteczke o numerze.....ale ta teczka główna nie ma spisu spraw(ma tylko jedną sprawę)

czy takie znakowanie jest właściwe i praktykowane?

[EwelinaP]

Nie może być tak, że tworzymy podteczki, a własciwy numer pozostaje "pusty". Jak usłyszłam na szkoleniu od kobitki z NDAP to nic innego, jak ukryta rozbudowa wykazu akt...

[stany]

Każda teczka, w której przynajmniej jest jedna sprawa - musi mieć spis spraw,oczywiście jeżeli dot. to teczki tworzącej akta spraw.

[MarcinP]

A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu 

[tomek11]

a może dotyczy to "teczki podmiotu lub przedmiotu"? wszystkie sprawy sa rejestrowane w teczce głownej w 2222???czyli spis spraw jest zrobiony a sprawy to "podteczki"  ?

[Jarek]

będą tam spawy dot. tylko przepompowni z różnymi numerami spraw?? w jaki sposób taka teczkę przekazuje sie do archiwum? Czy dotyczy to tylko prowadzenia spraw w komórce ,  przy przekazaniu do archiwum dokumenty powinny wrócić do teczki macierzystej , czyli do teczki - remonty??

Dokładnie tak. Akta spraw zostają w teczkach podmiotów lub przedmiotów spraw, instrukcja kancelaryjna określa jak opisać taką teczkę (par. 62ust. 3 pkt 1)


[/quote]

Z tego co pamiętam i co mówili na szkoleniach, to można zrobić tak lub tak, obie formy są dozwolone. Ale na 100 % pewna nie jestem, może ktoś to dokładniej zapamiętał?

Chyba nie byłem na tym szkoleniu  ale na 100% tylko jedna forma jest właściwa, czyli przejęcie dokumentacji w kształcie nadanym w komórce org. (choć też się zastanawiam czy dawniej nie było inaczej).


[/quote]

spotkałem sie z taką numeracją spraw  bd-2222/1/12 - 1 to podteczka ,  a symbol 2222(z wykazu akt) to teczka główna czy to jest właściwe?
jeżeli jest to własciwe znakowanie to rozumiem ze spisy spraw robimy dla podteczek, dla teczki głównej nie ma spisu bo nie ma sprawy(własciwie jest ale tylko jedna-2222)?

bd-2222/1/12 to powinien być znak sprawy z teczki bd-2222 z 2012 r., natomiast czasem błędnie "łamie" się znaki teczek i podteczek przez oznaczenie roku. Zarówno teczka główna jak i podteczki mają swoje spisy spraw. W spisie spraw teczki głównej rejestrowane mogą być zarówno podteczki (numer podteczki wynika z pozycji zajmowanej przez nią w spisie spraw teczki głównej), jak i sprawy jednostkowe, w spisie spraw podteczki rejestrowane są sprawy z tej podteczki.


[/quote]

Nie może być tak, że tworzymy podteczki, a własciwy numer pozostaje "pusty". Jak usłyszłam na szkoleniu od kobitki z NDAP to nic innego, jak ukryta rozbudowa wykazu akt...

Te kobitki z NDAP to chyba mają jakąś podteczkofobię  Numer zajęty w spisie spraw teczki głównej na podteczkę nie może być równocześnie wykorzystywany do zarejestrowania pod nim jednostkowej sprawy.


[/quote]

A swoją drogą tworzenie podteczki, gdy w teczce macierzystej nie ma ani jednej sprawy jest całkowicie bez sensu 

A nic podobnego. No chyba że jest tam tylko jedna podteczka 

a może dotyczy to "teczki podmiotu lub przedmiotu"? wszystkie sprawy sa rejestrowane w teczce głownej w 2222???czyli spis spraw jest zrobiony a sprawy to "podteczki"  ?

Mieszasz strasznie. Podałeś jeden numer, który wygląda jak numer sprawy i każesz nam zgadywać czy to podteczka czy teczka podmiotu ...