Rzeczowy wykaz akt - dokumentacja, która nie ma swojego symbolu w RWA

[MayerLanski]

Witam! Prowadzę Archiwum Zakładowe w moim zakładzie pracy od niedawna dlatego moje pytanie może się wydać dla niektórych conajmniej dziwne ale mimo to liczę na pomoc. Chodzi o to, że w tym momencie zasobem mojego archiwum "rządzą" trzy Rzeczowe Wykazy Akt w których są hasła klasyfikacyjne, które się nie pokrywają. Są to wykazy z lat od 1989 do 2002, od 2002 do 2005 oraz od 2005 do teraz. Jak mam postępować z dokumentacją która ma np swoje hasło w najnowszym wykazie ale we wcześniejszych wykazach to hasło nie istniało? Czy mogę wybrakować dokumentację która była wytworzona przed 2005 rokiem skoro nie ma ona swojego symbolu w RWA z lat wcześniejszych? Czy może mam ją podciągnąć pod symbol z najnowszego RWA?

[MarcinP]

Hasła klasyfikacyjne i symbole należy nadawać takie, jakie obowiązywały, gdy dokumentacja powstawała. Opis teczki aktowej można uzupełnić dodatkowym opisem pisanym poniżej hasła klasyfikacyjnego. Jeśli w pierwszym wykazie akt dokumentacja miała np. kat. B5, a w najnowszym ma B10, wówczas zaleca się stosować kategorię o wartości wyższej.
Pozdrawiam!

[EwelinaP]

To w teczce na dokumentach nie ma numerów spraw? Jeśli tak, to nie należy nadawać nowego symbolu. Nowszymi wykazami można sie sugerowac tylko jeśli chodzi o tytuł i kategorię archiwalną. Najlepiej jednak zapytać w archiwum państwowym.

[MayerLanski]

W tym sęk, że we wcześniejszym RWA wogóle nie ma hasła pod które mógłbym podciągnąć daną dokumentacje, a w późniejszych się takie hasło pokazuje. Czy mam to traktować jako błąd w wykazie akt? Jak mam postępować z dokumentami, których nie mam w wykazie akt?

[EwelinaP]

Uważam, że czegokolwiek byśmy tu nie proponowali, to i tak ostatnie słowo będzie należało do AP. Ze swojej strony mogę tylko napisać, jak ja bym postąpiła. Po pierwsze, to poszukałabym 10 razy w odpowiednim rwa, czy faktycznie nie ma tego hasła. Po drugie, jeśli go faktycznie nie ma, to wzięłabym to z nowego rwa, ale pod kilkoma warunkami: nie nadawałabym numerów (żadnych!), nowe hasło posłużyłoby tylko do opisu teczki i nadania odpowiedniej kategorii archiwalnej. Dodatkowo w spisie zd-odb. umieściłabym notatkę, że dokumentacja została opisana zgodnie z tym-a-tym rwa. Po trzecie, zanim zabiorę się do opisywania teczek zadzwoniłabym do AP, zapytała, czy taki sposób uporządkowania dokumentacji im odpowiada lub czy są w stanie podac mi hasło i kategorię ze starego rwa.