Pełna sygnatura archiwalna - z czego się składa

[Jacek M. S.]

Czy ktoś mi może napisać z czego składa się pełna sygnatura archiwalna?
No i oczywiście proszę się podeprzeć odpowiednimi przepisami
Pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Witam,
wedle życzenia, już się podpieram  :
cyt.
 "5.   Sygnaturę   archiwalną   jednostki   stanowi:   skrót   literowy   nazwy   archiwum,   pełna nazwa   zespołu  lub   jej   skrót   literowy  (może   być   tylko   skrót   literowy  nazwy),  numer zespołu oraz numer pozycji w inwentarzu archiwalnym. W związku z tym pełna sygnatura archiwalna,  zawierająca wszystkie elementy rozpoznawcze, wygląda następująco: AAN, MZO, 199, poz.379; APP, UWP 1945?1950, 471, poz. 115.
6. Jeżeli w skład zasobu tego samego archiwum wchodzi więcej niż jeden zespół akt o tej samej nazwie, w skład symboli rozpoznawczych zespołów - poza nazwą zespołu lub jej  skrótem - powinny wchodzić dodatkowe elementy.  Mogą  to być daty działalności twórcy zespołu, np. "1945-1950", na oznaczenie zespołu, wytworzonego w okresie Polski Ludowej   lub  inne ustalone przez  inwentaryzującego.  Elementy  te wówczas wchodzą w skład pełnej sygnatury archiwalnej."
Cytat pochodzi z Pisma okólnego nr 2 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z 28 maja 1984 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych do sporządzania inwentarzy archiwalnych zespołów (zbiorów) akt wytworzonych w okresie kancelarii akt spraw . Przepisy te w dalszym ciągu obowiązują, ale od razu widać, że nie bardzo te zalecenia pasują do systemu informatycznego.
Więc trzeba było sobie radzić inaczej, stąd w bazie IZA sygnatura jest złożona z następujących elementów: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/nr kolejny jednostki w zespole, np. 53/742/0/234. Takie sygnatury mają opisy jednostek w bazach danych prezentowane na stronie archiwa.gov.pl.
W ZoSIA sygnatura jest "bogatsza" o ID serii, bo są przecież zespoły, gdzie jest kilka jednostek o takich samych sygnaturach, np. w aktach miast jest to bardzo częste, a sygnatura musi być  unikalna w obrębie zespołu. Tak więc pełna sygnatura ma format: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/ID serii/nr kolejny jednostki w zespole, np. 53/385/0/2/5. Takie sygnatury można zobaczyć w serwisie szukajwarchiwach.
Oczywiście żadnego oparcia w przepisach nie ma ani sygnatura w IZA, ani w ZoSIA
Pozdrawiam

[Anna Laszuk]

Do tego warto dodać, że przegląd przepisów pod kątem określania sygnatury wykonywany był przez Centralną Komisję Metodyczną ok. 2004 r.
Wydane później przepisy to:
- Decyzja Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 24 kwietnia 2006 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad opracowania fotografii w archiwach państwowych - sygnatura tematu i sygnatura obrazu.
- Decyzja Nr 12 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 9 marca 2007 r. w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych dotyczących zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych - sygnatura jednostki macierzystej i ciąg dalszy sygnatury.

[Jacek M. S.]

Czyli wygląda to tak na dzisiaj że sygnatura używana czy w IZie czy w ZOSiA (vel. szukajwarchiwach) jest bardziej z praktyki niż z przepisów?
Bo w przytoczonych przepisach nie ma jasnego sformułowania.
Ostatnio co prawda ukazała się decyzja dot. zasad digitalizacji gdzie jest mowa również o poszczególnych elementach grupowania (m.in serie i podserie).
Proszę mnie poprawić jeśli się mylę

[Hanna Staszewska]

Zarządzenie nr 13 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 29 czerwca 2011 r. w sprawie digitalizacji zasobu archiwalnego archiwów państwowych oraz Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 13 ustala nazewnictwo pliku zeskanowanej jednostki.
A pełna sygnatura jednostki w bazie IZA lub ZoSIA nie ma, niestety, podstaw w przepisach.
Pozdrawiam