Przyjmowanie akt do az - porządkować?

[MarcinP]

"...grupuje się sprawy z tego samego numeru w różnych segregatorach, przy czym trzeba "doopisać" tytuł i podać numery spraw, które się w konkretnych segregatorach znajdują. Wtedy jest jeden spis spraw, nie nadaje się numeru dla podteczki."

Mam przejąć dokumentację z jednego z wydziałów, która to dokumentacja dotyczy szkół. Zastanawiam się nad uporządkowaniem tej dokumentacji w ten sposób, że:
1. dokumentacja każdej ze szkół byłaby w osobnym tomie;
2. numeracja tomów wynikałaby oczywiście z numerów poszczególnych spraw (nr. OS.4331-1/05, Tom I, OS.4331-2/05, Tom II etc.);
3. Tytuł każdej teczek oprócz hasła klasyfikacyjnego z JRWA zawierałby nazwę szkoły i numer sprawy.

Komórka organizacyjna chciała mi przekazać wcześniej teczki, w których nie było spisów spraw - spis taki znajdował się tylko w tomie pierwszym. Jak rozumiem, przy takim podziale na tomy dopuszcza się istnienie jednego spisu spraw w tomie pierwszym obejmującego pozostałe tomy i w następnych tomach nie musi być już spisów?

[Jarek]

Post wydzielony do osobnego wątku - zarówno porządkowanie przyjmowanej dokumentacji jak i nadawanie jej innego układu niż nadany przez twórcę dokumentacji NIE JEST zadaniem archiwisty zakładowego.
Choć przyznam że nie do końca rozumiem Twój pomysł, skoro jednej sprawie umieszczonej w jednym tomie odpowiada jedna szkoła, nie ma to nic wspólnego z grupowaniem spraw w obrębie teczki.
Każda teczka rzeczowa prowadzona w obrębie jednego roku kalendarzowego w jednej komórce organizacyjnej dla jednego symbolu z jrwa ma zawsze jeden spis spraw. Spis spraw prowadzący teczkę/przekazujący akta powinien umieścić w pierwszym tomie, jeśli jest to wielotomowa teczka.

pozdrawiam

[MarcinP]

Otóż dokumentacji tej mi jeszcze nie przekazano do archiwum zakładowego. Zastanawiałem się tylko czy każda sprawa może być w osobnej teczce ( w tym wypadku każda szkoła miałaby swoją teczkę), a spis spraw dla spraw znajdujących się we wszystkich tomach byłby w tomie nr I (zresztą trudno, żeby w teczce dotyczącej np. sprawy nr 7, a więc w tomie nr 7, znajdował się spis z jedną sprawą, gdzie w liczbie porządkowej zamiast cyfry 1 byłoby 7)!
Ale jest jeszcze inna kwestia - jeśli przyjmuję teczki z jednego roku, które mają jeden symbol, to stanowią one często  kolejne tomy, np. Sprawozdania jednostek podległych 2007 (Sprawozdania Rb zbiorcze) tom I, Sprawozdania jednostek podległych (Sprawozdania Rb jednostkowe) 2007 - tom II etc... I tu każda z tych teczek ma osobny spis spraw. Stąd moje rozważania...   
Pozdrawiam 

[stany]

Ale jest jeszcze inna kwestia - jeśli przyjmuję teczki z jednego roku, które mają jeden symbol, to stanowią one często  kolejne tomy, np. Sprawozdania jednostek podległych 2007 (Sprawozdania Rb zbiorcze) tom I, Sprawozdania jednostek podległych (Sprawozdania Rb jednostkowe) 2007 - tom II etc... I tu każda z tych teczek ma osobny spis spraw. Stąd moje rozważania..

W tym przypadku -sprawozd. jedn.podległych to kat B.  , a sprawozd. zbiorcze to kat A, czyli te sprawozdania to dwie teczki o rożnych symb. klasyfikacyjnych - tak jest w Starostwach, chyba  że w innych jednostkach / wg.   RWA /  jest to jeden symbol, to wtedy można tworzyć tomy.

A co do początkowego wątku , jeżeli jest mało dokumentacji w sprawie i  żeby nie przekroczyć grubości 5 cm, / k. A / to w teczce może być dwie , trzy i  więcej szkół, przecież nie są to podteczki. Nic nie stoi  na przeszkodzie  ,żeby włożyć kopię spisu spraw z zaznaczonymi sprawami  znajdującymi się w kolejnym tomie , jeżeli jest tylko 1 sprawa to nie ma sensu.
Nazwę szkoły można wpisać ,ale się nie musi , bo to nie podteczka, ale nr  spraw  napisać.

Pozdrawiam