Archiwizacja pism sądowych - problem z zakwalifikowaniem

[wkurzony]

Pierwsze pytanko, czy jest tu ktoś kto pracuje w Archiwum sądowym?

Zastanawiam się jak zakwalifikować taką korespondencję:

Kowalski przysyła pismo w którym zwraca się do sądu o np. o doręczenie odpisu orzeczenia, ale akt już nie ma w Sądzie odwoławczym gdyż zostały już zwrócone do Sądu I instancji (tak się zawsze dzieje po zakończeniu sprawy i są one składowane w Archiwum Zakładowym Sądu I Instancji). Więc Sąd odwoławczy pisze pismo przewodnie i dołącza to co Kowalski przysłał i wysyła do Sądu I instancji, który to włącza do akt sądowych, a do Kowalskiego wysyła pismo, że jego pisma wysłał do Sądu I Instancji.
Moje pyt brzmi:
1. Jak zakwalifikować to pismo co Sąd odwoławczy wysłał do Kowalskiego z informacja, że jego pisma wysłał do Sądu I instancji?
2. Sąd odwoławczy też kseruje to co przysłał (a oryginał który wysłał do sądu I instancji), co z tym kserem?

Dodam, że w jrwa sądu odwoławczego  można jedynie to podpiąć pod: "korespondencja ogólna - zewnętrzna", w tym że jest tam wyjaśnienie że obejmuje ona jedynie: "zbiór pism przychodzących, odpowiedzi na te pisma (poza korespondencją włączoną do akt spraw)", czyli akt sądowych.

A te pisma będą włączone do akt sprawy jak dotrą do sądu I instancji. Jedynie nie będzie włączone pismo, które sąd odwoławczy wysłał do Kowalskiego z informacją, że jego pisma wysyła do Sądu I instancji"

[nikodem.b]

Nie pracuję w archiwum sądowym. Jednak na podstawie tego, co napisałeś, uważam że kopię pisma informującego Kowalskiego o odesłaniu jego pism do sądu I instancji wraz z kserokopią tych pism należy mimo wszystko odłożyć do "Korespondencji ogólnej". Wyjaśnienie znajdujące się przy tym haśle klasyfikacyjnym, mówiące że nie dotyczy ono "korespondencji włączonej do akt spraw" odnosi się, jak rozumiem, do akt spraw prowadzonych w sądzie odwoławczym, a nie w sądach niższych instancji. Zatem, jeżeli akta sprawy Kowalskiego znajdowałyby się nadal w sądzie odwoławczym, wówczas pismo Kowalskiego wraz z pozostałą z nim korespondencją trafiłoby do tych akt. Jeżeli jednak akta te zostały już odesłane do sądu I instancji, wówczas pozostaje nam tylko "Ko".
Pozdrawiam

[wkurzony]

Nie pracuję w archiwum sądowym. Jednak na podstawie tego, co napisałeś, uważam że kopię pisma informującego Kowalskiego o odesłaniu jego pism do sądu I instancji wraz z kserokopią tych pism należy mimo wszystko odłożyć do "Korespondencji ogólnej". Wyjaśnienie znajdujące się przy tym haśle klasyfikacyjnym, mówiące że nie dotyczy ono "korespondencji włączonej do akt spraw" odnosi się, jak rozumiem, do akt spraw prowadzonych w sądzie odwoławczym, a nie w sądach niższych instancji. Zatem, jeżeli akta sprawy Kowalskiego znajdowałyby się nadal w sądzie odwoławczym, wówczas pismo Kowalskiego wraz z pozostałą z nim korespondencją trafiłoby do tych akt. Jeżeli jednak akta te zostały już odesłane do sądu I instancji, wówczas pozostaje nam tylko "Ko".
Pozdrawiam

Akta sądowe są jedne dla obu sądów prowadzone na zasadzie kontynuacji, dla zrozumienia przykład:

Kowalski coś tam ukradł. Prokurator sporządził akt oskarżenia i wraz z załącznikami wysłał do Sądu I instancji.

Sąd I instancji zakłada akta sądowe (te znane choćby z tv teczki z czerwonym pionowym paskiem) i opisuje m.in nadając sygnaturę np II K 1/10 na okładce. Prowadzi tą sprawę, tworząc dokumentację która włącza w taką teczki aż do wydania wyroku. Kowalski lub prokurator się odwołuję i to pismo (apelacja) jest włączane do tej samej teczki i całość wysyłane jest do Sądu odwoławczego
W Sądzie odwoławczym na początki tej samej teczki w tym samym, miejscu co sąd I Instancji piszą tylko swoją sygnaturę np. II Ka 2/11 i dalej każdy kolejny dokument aż do wyroku sądu odwoławczego jest dołączany do tej samej teczki w ktorej doc tworzył sąd I Instancji jako kolejny doc.
Wiec nie ma oddzielnych akt w sądzie I instancji i w sądzie odwoławczym.
Po zakończeniu wszystkich czynności sąd odwoławczy wysyła teczki (akta) do sądu I instancji i tam są one przechowywane w archiwum. Teoretycznie wg przepisów żadne doc z tych teczek (akt) nie zostają w sądzie odwoławczym. W praktyce zostają odpisy wyroków sądu odwoławczego (tak na marginesie).

I powstaje problem, bo pismo jakie Kowalski przysyła do sądu odwoławczego w momencie kiedy teczki (akta) są już w sądzie I instancji wysyłane jest do sądu I instancji i one je tam załatwia (jako sąd właściwy) i włącza do akt i tym samym archiwizuje. A sąd odwoławczy wysyła do Kowalskiego pismo z informacją, że "Kowalski Twoje pismo przekazaliśmy tam i tam do załatwienia" i co z tym śmiesznym pismem i jego potwierdzeniem nadania zrobić? Ono nie ma żadnej wartości archiwalnej, bo niby o czym informuje? O tym o czym wiadomo z akt sądowych będących i tak już w Sądzie I instancji, a jeśli ktoś już coś takiego będzie szukał to właśnie tam w aktach sądowych.