Dzień Doby
Niestety niedawno dołożono do moich obowiązków podstawowych jeszcze jeden i tak zostałem archiwistą zakładowym.javascript:void(0); ( Przejąłem archiwum delikatnie mówiąc z niezłym bałaganem ponieważ jednostki archiwalne na półkach nie odpowiadają zapisom w ewidencji ? występuje wiele braków tego co powinno być , jest w archiwum to czego nie ma w ewidencji. Tak więc postanowiłem założyć ewidencję od nowa : A ponieważ o archiwistce mam blade pojęcie, tyle co wyczytałem z internetu, więc miałbym prośbę do fachowców ? praktyków czy mój plan porządkowania archiwum który częściowo już realizuję jest prawidłowy:
Podzieliłem akta znajdujące się w archiwum na zespoły tj.
1. Prezydium Gromadzkiej Rady Narodowej do 1972
2. Urząd Gminy ? państwowy do 1990
3. Urząd Gminy - samorząd , oraz na komórki obecnie obowiązujące (jednostki archiwalne znajdujące się w archiwum z komórek lub samodzielnych stanowisk których już nie ma ,na skutek przekształceń dołożyłem do referatów które obecnie zajmują się tymi sprawami.)
4.Biblioteka
5.Rada Gminy
6.Wójt Gminy (zarządzenia, decyzje)
Następnie zamierzam utworzyć spisy zdawczo - odbiorcze dla każdego zespołu, które to spisy zewidencjonuje w jednym Wykazie spisów - zdawczo odbiorczych .( Wszystkie zespoły, kat. ,B,A)
Pytanie brzmi - czy mogę najpierw zewidencjonować jeden ZESPÓŁ którego jednostki spisowe wpiszę do jednego spisu zdawczo - odbiorczego obejmującego lata np. Od 1954 do 1972 , a następnie drugi ZESPÓŁ który również zewidencjonuje na jednym spisie zdawczo- odbiorczym za okres od 1973 ? 1990. Tak samo postąpiłbym z referatami w Urzędzie najpierw pierwszy referat za lata 1990 ? 2008, następnie drugi referat za lata 1990 ? 2008 itd.
Czy też powinienem spisy zdawczo-odbiorcze zakładać dla jednego roku ?.
Oczywiście dla każdego zespołu czy referatu jeden spis zdawczo- odbiorczy będzie osobno dla kat. A i B .
Ponadto mój kolejny problem to akta własności ziemi z lat 1971 ? 1989, mam tego ok. 1200 .do jakiego zespołu to przypisać .? W niektórych teczkach znajdują się pisma z datą po 1991 roku wydawane przez Urząd Gminy -Samorząd . Czy Akta dołożyć do zespołu PGRN ?
I jeszcze jedna sprawa w archiwum na teczkach dot. Pozwolenia na budowę z lat 1973-1980 znajduje się bardzo dużo teczek z znakiem arch. kat. A a przecież pozwolenia mają kategorię B . Czy pozostawić tą kategorię A.?
Proszę o informację lub wskazówki jak prawidłowo zorganizować i zewidencjonować to archiwum.
Pozdrawiam Wszystkich
Bolekk
