Przyjmowanie akt do az - kto odpowiada za prawidłową klasyfikację akt?

[wkurzony]

Kilka słów wstępu.

Jako, że jestem nowy w branży dla niektórych moje wątpliwości mogą okazać się banalne wiec z góry wybaczcie. Nie mam wykształcenia archiwistycznego, jestem po pseudo-kursie i firmie jako dodatkowe zadanie wrzucono mi (sic!) Archiwum Zakładowe.

Firmą tą jest sąd. Nie żadnego ministerialnego rozporządzenia w sprawie instrukcji archiwalnej czy jednolitego rzeczowego wykazu akt. Pracujemy na wewnętrznej instrukcji kancelaryjnej, instrukcji archiwalnej i jednolitym rzeczowym wykazem akt nadanym zarządzeniem przez Prezesa uzgodnionym z Archiwum Państwowy. To tak dla wyjaśnienia.
I mam kilka wątpliwości
Przede wszystkim moja rola jako archiwisty zakładowego przy przyjmowaniu dokumentacji z komórki merytorycznej:
Chodzi o to, kto odpowiada za prawidłowo klasyfikację dokumentacji zgodnie z jrwa? Jeśli Archiwista Zakładowy ma wątpliwość czy komórka merytoryczna do dobrego numer z jrwa zakwalifikowała daną sprawę, to czy może nie przyjąć takiej dokumentacji? A jeśli przyjmie to kto potem odp. za błędną jej klasyfikację?? Chodzi o merytoryczną wątpliwość czy dana sprawa powinna być zakwalifikowana pod taki numerem z jrwa (tym samym mieć jakąś określoną kat. archiwalną) czy pod innym nr z jrwa?

[MarcinP]

Znaków spraw, a tym samym symboli błędnie nadanym sprawom z JRWA zmieniać nie wolno. Dokumentację oznaczoną błędnymi symbolami należy przyjąć. W spisie zdawczo-odbiorczym tak przyjmowanej dokumentacji należy jednak zaznaczyć, że symbole są błędne i wskazać właściwe. Kategorię archiwalną należy nadać zgodnie z właściwymi symbolami JRWA. Jeśli ma Pan mimo wszystko wątpliwości co do kategorii dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), to zawsze można posiłkować się ekspertyzą AP nadając kat. BE z okresem przechowywania, po którym miałaby taka ekspertyza nastąpić. 

[wkurzony]

czyli, że tak napiszę łopatologicznie, moja rola archiwisty sprowadza się do tego że sprawdzam:
1. czy spis zdawczo odbiorczy zgadza się z dokumentacją zdawaną
2. spis spraw na początki teczki zgadza się ze sprawami wewnątrz teczki
3. nadanemu przez komórkę merytoryczną znakowi sprawy odpowiada odpowiednia kategoria archiwalna z jrwa
4. czy to jest dobrze popakowane itp (brak elementów metalowych, związane itp.)

Coś pominąłem?

A jeśli mam wątpliwości co do tego czy sprawa aby ma odpowiedni nr z jrwa to już nie mój problem.

A jeśli np. komórka merytoryczna ma manie zbierania doc., tzn kser z kser i włączanie jej do sprawy i archiwizowanie? albo kilku kopii tego samego doc, i twierdzą, że musi to być bo zostało przysłane jako załącznik w którymś z kolejnym piśmie do tej sprawy (któryś raz z kolei) (w ten sposób powstają nadmiar tylko papieru) to co wtedy?

Albo robienie sobie kser z doc (i włączanie do sprawy), którego oryginał trafia do innej komórki merytorycznej (i tam jest archiwizowany), np inwestycyjny włącza do sprawy ksero z faktury (za jakąś inwestycję prowadzoną),  mimo że oryginał jest w finansowym i tam jest archiwizowany, to co wtedy?

Albo gdy jednostki podległe przysyłają nam jakąś doc (np sprawozdania jednostkowe) to to według naszego jrwa jest np B-5 ale na podstawie tego nasza komórka merytoryczna zakłada sprawę i tworzy sprawozdanie zbiorcze a według jrwa to jest to kat. A i oni namolnie włączają do kat A wszystko (też te sprawozdania jednostkowe i pisma przewodnie jednostek podległych itp) gdyż to "służyło do prowadzenia tej sprawy", to co wtedy?
Albo jeszcze inny motyw. Taka sama sytuacja z tym, ze jrwa milczy na temat sprawozdań jednostkowych (nie ma ich w jrwa) ale wymienione są sprawozdania zbiorcze jako kat A , to co wtedy z jednostkowymi - włączać do kat A jako całość sprawy?

Czyli archiwista nie ma wpływu (a tym samy też i nie odpowiada?) za wytwarzanie bzdurnej papirologii??? Widzę, ze Pan jest zorientowany i może by mi na te pyt mógł odp?

[EwelinaP]

Pozwolę sobie wtrącić się do dyskusji. Co do opisania roli archiwisty, to oczywiście potraktował Pan tą sprawę zbyt ogólnie sprowadzając ją tylko do bezmyślnego przyjmowania akt z komórek. Nie będę tu wypisywać wszystkich zadań, bo to można sobie sprawdzić, ale chodzi mi przede wszystkim o to, że należy współpracować z poszczególnymi komórkami już w trakcie przygotowywania akt do przekazania do az. Rozumiem, że w Pana przypadku będzie to utrudnione, bo obowiązki archiwisty są dodatkowe. Ale skoro już się Pan tym zajmuje... Sprawa nadania odpowiedniego numeru to trudna kwestia. W urzędach, które obowiązuje rozporządzenie z 18 stycznia br. było to jedną z podstaw do utworzenia stanowiska koordynatora czynności kancelaryjnych. Jeśli skieruje Pan swoje pytanie do właściwego Archiwum Państwowego, to z pewnością udzielą odpowiedzi, jak chcą, by było to oznaczone i czy w ogóle. Po objęciu stanowiska archiwisty u mnie w urzędzie  zastosowałam zasadę (ale tylko wobec dokumentacji już będącej w archiwum), że w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości robiłam na spisie adnotację o błędnej klasyfikacji i kwalifikacji archiwalnej, skreślając TYLKO kategorię archiwalną i nanosząc nową. Jak zauważył MarcinP zmiana numeru na pismach lub teczce jest niedozwolona.
Jeżeli egzemplarze danego dokumentu stanowią załącznik do pisma, to nie wolno ich wypinać, nawet jeśli są kopią. W przypadku bezzasadnego powielania dokumentu, wszelkie kopie należy usunąć. To już kwestia właściwego poinformowania o tym pracowników (co często jest najtrudniejszym elementem pracy archiwisty ? dogadać się z współpracownikami). Odnośnie kserowania sobie dok., dla której komórką macierzystą jest inna komórka niż nasza, to nie wiem, jak to jest w sądach, ale w urzędach (przynajmniej do czasu wejścia w życie rozporządzenia z 18 stycznia) nadawało się takiej dokumentacji kategorię Bc. Odnośnie sprawozdań, to wydaje mi się, że jeśli nie ma oddzielnego numeru na sprawozdania jednostkowe, czy sprawozdania np. kwartalne, czy jakie tam jeszcze, to sądzę, że należy kategorię takich akt uzgodnić z AP lub faktycznie pozostawić kategorię A. W końcu faktycznie ?służyły do prowadzenia danej sprawy?.
A tak już zupełnie na koniec, to staram się zrozumieć Pańskie rozgoryczenie, które ? jak mniemam ? wynika po prostu z faktu dostania nowych obowiązków i braku czasu na ?ogarnięcie? tego wszystkiego. Ale proszę nie odbierać tego jak degradacji, czy czegoś takiego. Wbrew pozorom to całkiem fajne zajęcie  Życzę powodzenia!

[wkurzony]

Może źle zostałem zrozumiany. Nie jestem rozgoryczony czy coś w tym stylu. Poruszam te kwestie bo po prostu nigdy wcześniej (ani w teorii ani w praktyce) nie miałem doczynienia z archiwistką, ani zbytnio się tym nie interesowałem. Jest to po prostu jedna z kilku "działek" którymi się zajmuję w pracy. Fakt zdecydowanie bardziej interesują mnie inne moje obowiązki. Chodzi mi o ustalenia za co ja odpowiadam a za co odpowiada komórka merytoryczna, tak najprościej jak się da

[Jarek]

Tak jak pisała Ewelina, rozporządzenie z 18 stycznia wprowadziło dla objętych nim urzędów rozszerzenie zadań archiwisty o nadzór nad dokumentacją już u jej "narodzin" poprzez wykonywanie zadań koordynatora czynności kancelaryjnych. Archiwista-koordynator może już nie tylko szkolić czy instruować pracowników jak prowadzić teczki i je archiwizować (w dotychczasowej praktyce zresztą często tylko to drugie), ale i kontrolować sposób w jaki tworzą te teczki i posługują się jrwa.