Prowadzenie teczek - znak sprawy, znak teczki a reorganizacja

[stany]

Rejestrując sprawę przenoszoną w nowym spisie spraw, (w wyniku reorganizacji) jako datę wszczęcia wpisujemy datę sprawy przenoszonej- niezakończonej , czy bieżącą jako nowej sprawy ?

[inka]

My wpisujemy datę wszczęcia sprawy przenoszonej, bo to nie jest nowa sprawa, tylko znak sprawy jest nowy. Później przy archiwizacji uwzględniamy daty sprawy przenoszonej przy datach skrajnych, a datą założenia teczki jest rok, w którym była reorganizacja.

[Mona]

A ja mam taką sytuację. W lutym 2011 roku nastąpiła reorganizacja w Urzędzie. Jednemu z referatów zmieniono nazwę. Zaglądnęłam do teczki z tego okresu i widzę na spisie spraw  nazwę starego referatu, stare znaki spraw a przy nich  sprawy zakończone,dalej wytłuszczonym drukiem na środku spisu nazwę nowego referatu i prowadzone dalsze sprawy z następnymi numerami spraw wynikającymi ze spisu.

Wszystko na  1 spisie. No i opis na teczce: nazwy obu referatów i 2 znaki spraw. Upierają się, że tak jest dobrze. Konsultowałam się z 2  archiwistami, jeden mówi, że tak jest ok, drugi, że źle. Sama myślę, że jest źle.

Jak z tego wybrnąć? Zostawić, czy kazać im dzielić sprawy wg nazwy referatu?

[szycha]

Jak jesteś urzędem gminy/miasta/powiatu/wojewódzkim to według przepisów sprawa jest jasna. Nowy wydział to nowa teczka i nowa numeracja spraw. Pracownicy myślą, że jest dobrze a wcale nie jest. Ja bym skserował ten spis i odłożył do odrębnych teczek według referatów. Na jednym spisie dał bym adnotację, że w związku z reorganizacją (i niewiedzą urzędników;)) sprawy 1-13 w teczce XX.2333, analogicznie w drugiej tecze - sprawy 14-30 w teczce ....

[stany]

W moim urzędzie też były takie przypadki i  tak kazałem zrobić jak pisze szycha bo tak ma być- bez żadnych zawahań.

[Dewi]

Cześć Wszystkim!
Jestem nowa na forum, ale podglądam Was już od dłuższego czasu, ponieważ poszukuję odpowiedzi na nurtujące mnie zagadnienia 

Niestety mam metlik w głowie, a dyskusja spowodowała jeszcze większe spustoszenie w moim osądzie, że dobrze rozumiem znak sprawy...

Pracuję w archiwum zakładowym państwowej instytucji naukowej. Do tej pory był bardzo duży chaos w opisywaniu przychodzących i wychodzących pism - właściwie każda komórka org. robiła, to co chciała, a pojęcie JRWA w ogóle nie istniało...

Przez kilka lat pracowałam w urzędzie centralnym i tam, gdy przyszło pismo rejestrowało się je następująco:
-pismo przychodzi z Wydziału Kadr do Wydziału Archiwum. Ma znak WK(wydział kadr) WK-143-1/15/KM
WK= wydział kadr; 143=delegacje itd.
-sekretarka Archiwum rejestruje je przybijając pieczątkę na piśmie z nazwą Wydział Archiwum i nadaje nasz znak: WA-143-13/15
-sekretarka Archiwum wysyła odpowiedź ze znakiem: WA-143-13/15/EK (gdzie: Wydział Archiwum-nr z JRWA-nr z dziennika kores./rok/referent)

Natomiast w obecnej instytucji pracownicy sekretariatów powiedzieli mi, że jest to nie prawidłowe, bo znaki sprawy się mnożą (rozumiem, że chodzi im o skróty komórek).
A do tej pory pisali znak pierwotny (przepisywali znak pisma z pisma pierwszego) i w nawiasie () nadawali swój, czyli zrobili by w odpowiedz WK-143-1(?)/15/KM, a w nawiasie
WA-143-13/15/EK)
Dla mnie to absurd. Napiszcie, co sądzicie, bo naprawdę jestem w kropce!   

Pozdrawiam, Ewa

[Mona]

Bardzo dziękuję za odpowiedź. Tak zrobię

[krzysiekp]

Pracuję w instytucji gdzie obowiązuje system tradycyjny ale wspomagany systemem EOD. Interesuje mnie co w systemie EZD dzieje się ze wszystkimi dokumentami tworzącymi prowadzoną sprawę, której znak został zmieniony. Czy tworzy się nową sprawę do której przenosi się te dokumenty czy jednak wszystkie zmiany wykonywane są w pierwotnej sprawie? Czy fakt, że te dokumenty zostały wcześniej wysłane do innych urzędów a te powołują się na stary znak stanowi jakiś problem ?

[stany]

Wracam do tematu zmiany znaku sprawy na podst. par. 28 i 55 - Instr. Kancelaryjnej.

Następuje reorganizacja, komórka likwidowana ( AB ) przekazuje sprawę niezakończona np. AB.0123.2.2015, do nowej  kom.  kontynuującej - BF  i  zostaje zapisana pod postacią  np.  BF.0123.7.2015 -   prawidłowy zapis ?. , oczywiście z odpowiednią informacją w spisach spraw.

[Bolek]

Jedna komórka przekazuje drugiej sprawy niezakończone na podstawie notatki gdzie wymienione są poszczególne sprawy komórki przekazującej i nadane nowe znaki spraw komórki przyjmującej. W Spisach spraw dokonuje się odpowiednich zapisów aby było wiadomo gdzie szukać brakujących spraw.

[stany]

Jedna komórka przekazuje drugiej sprawy niezakończone na podstawie notatki gdzie wymienione są poszczególne sprawy komórki przekazującej i nadane nowe znaki spraw komórki przyjmującej. W Spisach spraw dokonuje się odpowiednich zapisów aby było wiadomo gdzie szukać brakujących spraw.

To jest wiadome nie o to Bolek pytam, konkretnie chodzi o prawidłowość zapisu nowej sprawy tak jak przedstawiłem.

[Rovan]

Zapis nowego znaku sprawy jest prawidłowy.

[stany]

OK. Dzięki. Też tak uważam. Poruszyłem ten temat, ponieważ niedawno będąc na szkoleniu osoba prowadząca wprowadzała uczestników w błąd twierdząc, że tak nie można zmieniać znaku sprawy, wg. niej to zapis powinien wyglądać tak:  BF.0123.2.2015, ja twierdziłem, że pod nr 2 czyli BF.0123.2.2015 jest już zarejestrowana inna bieżąca sprawa i następne wolne miejsce dla przenoszonej sprawy jest nr 7 i zapis powinienien być : BF.0123.7.2015, wobec tego powstał spór i pozostali uczestnicy ( prawie wszyscy początkujący w tym temacie ) zostali z wątpliwościami kto ma rację, osoba szkoląca, czy uczestnik szkolenia.

[Rovan]

Boże, ty to widzisz i nie grzmisz!?
Osoba prowadząca szkolenie ewidentnie nie rozumie jednej z prostszych zasad prowadzenia akt spraw (komórka przejmująca sprawę rejestruje ją na swoim spisie spraw w teczce założonej na rok bieżący dla tej samej klasy rzeczowej, na kolejnej wolnej pozycji spisu).
Jedyny element obydwu znaków (starego i nowego) jaki zawsze będzie tożsamy to symbol klasyfikacyjny.

[Mona]

Wracając do tematu.

Co w sytuacji gdy reorganizacja i wydanie nowego rozporządzenia ma miejsce prawie w tym samym czasie? ( luty 2011 -reorganizacja, rozporządzenie- styczeń 2011), i nie zmienia się nazwa komórki ? Komórka prowadzi sprawę od 2010 do  marca 2011  pod tym samym znakiem ? ) a co z tytułem ? Są jakieś przenosiny z teczki do teczki?