Na początek, możemy z wydruków w ogóle zrezygnować. Czy nie wystarczyłyby w tej sytuacji regularne kopie zapasowe zgromadzonych danych (które sam i tak wykonuję)? Oczywiście to kwestia dyskusyjna... i tak okazuje się, że w ostateczności rejestrujemy kilkukrotnie te same elementy. Elementy, które równie dobrze można umieścić w ramach jednej pomocy, np. Księgi Wizyt.
W Zarządzeniu w zasadzie większych zmian nie ma poza dodaniem deklaracji zamiaru samodzielnego wykonywania kopii materiałów archiwalnych własnym sprzętem użytkownika zasobu archiwalnego i kilkoma poprawkami raczej kosmetycznymi, m.in. kilka zmian w formularzu Zgłoszenia użytkownika zasobu archiwalnego. W tym ostatnim przypadku nie bardzo wiem, czy mogę wykorzystać "stare" formularze? Moje AP zamówiło ich pokaźną ilość... Cóż z tym począć? Wyrzucić?
Bazy danych (czyt. elektroniczne narzędzia ewidencji). Zarządzenie nieśmiało sugeruje bazę SUMA. Bazę, która niestety jako narzędzie mające z założenia (chyba?) usprawnić naszą pracę, czy też skupić wszystkie tradycyjne pomoce ewidencyjne (w zakresie udostępniania), ma niestety więcej wad niż zalet. Tak się składa, że przyszło mi pracować z aktualną wersją tej bazy - 3.1 - mając porównanie z poprzednią jej wersją (tu nie pamiętam dokładnie numeru wersji). W zasadzie większych różnic nie ma poza tym, że w wersji 3.1 zablokowany został dostęp do tabel. Rzekomo z racji bezpieczeństwa danych. Takie bezpieczeństwo miało także zagwarantować zabezpieczenie bazy hasłem. Problem w tym, że bazę nawet przy zastosowaniu wskazówek dot. jej "instalacji" można uruchomić z pominięciem hasła. Podkreślić trzeba, że nawet w trybie administratora nie mamy dostępu do tabel, a co za tym idzie każda pomyłka przy wpisywaniu danych musi stać się "wakatem" i czekać na nadpisanie, bo rekordu usunąć nie można (przy założeniu, że nie będziemy grzebać w tabelach).
Już o tym na iFAR rozmawialiśmy (serdecznie pozdrowienia dla p. Marka z AP Rzeszów
) Takie zabezpieczenia to... żadne zabezpieczenia. Średnio zorientowany w Accessie użytkownik jest sobie w stanie z tym poradzić. Poza tym SUMA nie funkcjonuje w sieci - ani internet, ani intranet. Może działać na komputerze w ogóle nie podłączonym do sieci.
SUMA, jako narzędzie, pracy nie usprawnia. Wszystko i tak jest wpisywane ręcznie. Wygląda tylko czytelniej i ładniej niż uzupełniane ręcznie pomoce tradycyjne (nie każdy ma ciekawy charakter pisma
) Ale czy o to nam chodzi?
Jedyne zalety tegoż narzędzia to wg mnie możliwość generowania raportów, które mogą zastąpić tradycyjne pomoce ewidencyjne (wydruk), a także możliwość automatycznego pozyskiwania wybranych danych potrzebnych do przygotowania sprawozdań rocznych z działalności archiwów państwowych: statystycznych KN-1 oraz opisowych. Nie trzeba liczyć "na piechotę" co komfortowe nie jest szczególnie, gdy w większości archiwów dyżury w pracowniach pełnią archiwiści, którzy zakres obowiązków mają stosunkowo szeroki...
Wracając do
Księgi Wizyt. Stanowi ona podstawę bazy SUMA, a przy tym jest rozbudowana o dodatkowe pola, które przydatne są właśnie do sporządzania sprawozdań.
Inne pomoce:
Księga ewidencyjna materiałów archiwalnych sprowadzonych do pracowni naukowej (dot. poszczególnych jednostek archiwalnych bądź mikrofilmów; § 10 ust. 3) - dlaczego tych informacji nie można ograniczyć do
Księgi Wizyt? I jeszcze jedno. W ramach tej pomocy mamy również pola:
Wypożyczone i
Własne, co ewidentnie odnosi się do materiałów archiwalnych, albo ich reprodukcji innych niż mikrofilmy (kserokopie?
). Jaki jest cel uwzględniania takich informacji skoro wiemy, że nie jest i nie będzie możliwe zamówienie m.a. np. z AGADu do pracowni naukowej innego AP? Jeśli jednak te informacje dotyczą mikrofilmów, po cóż wtedy inna pomoc, czyli:
Księga ewidencyjna wypożyczeń reprodukcji materiałów archiwalnych do innych archiwów państwowych oraz materiałów sprowadzanych w oryginale lub reprodukcji z placówek innych niż archiwa (§ 12 ust. 3) - bardzo niefortunna nazwa, ale - zważywszy na fakt, iż takie zamówienia nie zawsze "przechodzą" przez pracownię naukową (no może poza zamówieniami na mikrofilmy), wszystkie ujęte w ramach tej księgi informacje z powodzeniem mogłyby znaleźć się w spisach zd-odb w teczce 830.
Do czego zmierzam. Z racji tego, że sytuacja w archiwach państwowych na polu udostępniania wygląda dziś zupełnie inaczej niż 20 czy 30 lat temu, liczba użytkowników rośnie, rośnie także liczba udostępnionych materiałów archiwalnych lub ich reprodukcji (w różnej postaci), czy nie warto zastanowić się nad inną konstrukcją pomocy ewidencyjnej? Pomocy, która uwzględniałaby w zasadzie wszystkie potrzebne nam informacje? Pomocy jednej, maksymalnie dwóch, gdzie nie byłoby konieczności kilkukrotnego wprowadzania tych samych danych (zapomniałbym jeszcze o drobiazgu w postaci przechowywanych przez rok rewersów...)? Pomocy, która usprawniłaby naszą pracę i jednocześnie umożliwiła komfort realizacji zamówień także dla uzytkowników?
Nie twierdzę oczywiście, że z dnia na dzień tradycyjny sposób zamawiania m.a. przybrałby formę elektroniczną. Za xx albo xxx lat być może tak, ale...
Alternatywy? Wiem, że niektóre archiwa opracowały swoje własne systemy, które z powodzeniem funkcjonują. Zakończyły się też prace nad specyfikacją modułu obsługi pracowni naukowej i topograficznego dla ZoSIA. Oczywiście wszystko w zgodzie z zarządzeniem i określonymi w nim pomocami, niekiedy problematycznymi
Narzędzia zatem są, albo będą, zatem mogę się przyłączyć do powyższego komunikatu
Na koniec - potrzeba nam (proszę o uwagę w tym miejscu, bo nie chciałbym mówić za wszystkich... z góry przepraszam
narzędzia łatwego w obsłudze, oszczędzającego nasz czas i czas użytkowników, skupiającego potrzebne dla kontroli ruchu m.a. i mkf informacje, które wykorzystane zostaną do sprawozdań, i wreszcie narzędzia prostego w konstrukcji. Zarządzenie natomiast wciąż uwzględnia dotychczasowe rozwiązania (tradycyjne), jako podstawę.
--------------
PS. Dzięki za życzenia na NR. Akurat zdrowie się przyda, bo właśnie nieco podupadłem... Z góry przepraszam za być może miejscami lekko chaotyczną konstrukcję niniejszego postu.
