Przyjmowanie akt do archiwum - "przeterminowane"akta

[Annuszka]

Witam. Mam pytanie dotyczące materiałów i dokumentacji, która choć dawno powinna być przekazana do AZ zalega jeszcze w szafach w poszczególnych referatach. Teczki nie są opisane-maskara. Co mam zrobić z dokumentacją, która mając kat.B5 już dawno powinna być wybrakowana a tymczasem  nie została nawet przekazana?
Jestem na początku drogi archiwisty, więc proszę Was o pomoc i wyrozumiałość:)
Pozdrawiam:)

[MarcinP]

Mam podobny przypadek z teczkami w poszczególnych komórkach, które powinny być już parę lat temu przekazane. Tę zaległą dokumentację przyjmę dopiero po zrobieniu skontrum. Referenci w poszczególnych komórkach powinni uporządkować tę dokumentację, zrobić spisy w-g symboli z JRWA i przekazać do AZ. Następnie w AZ należy sprawdzić, czy nie uległa zmianie kategoria archiwalna (o ile Pani archiwum zakładowe podlega rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 I 2011 r.). Jeśli kategoria archiwalna nie uległa zmianie, można wówczas wystąpić do AP o zgodę na wybrakowanie. 

[Annuszka]

Dziękuje za szybką odpowiedź. Pojawiła się też interpretacja jednego z pracowników,aby to po prostu wyrzucić, bez przekazywania do Az    i potem byłaby plama w działalności urzędu.
Niestety, podlegamy pod to nowe rozporządzenie...

[EwelinaP]

W urzędzie, gdzie pracuję do tej pory zdarzają się wydziały, czy pokoje, w których szafy pękają pod naporem "przeterminowanej" dokumentacji. Także słyszę co chwila głosy, że to przecież niepotrzebne i można spalić. O ile niektórzy żartują, to wielu mówi to całkiem serio. Wtedy rzucam paragraf z kk i milkną. Sukcesywnie staram się przejmować takie akta jak "normalne" i - jeśli to możliwe - przekazywać do brakowania. Trzeba niestety być bardzo konsekwentnym i niejako wymusić na pracownikach powrót do tych archicznych, pokrytych kurzem teczek, a potem dokładnie przjrzeć, bo jak wiem z doświadczenia, takie akta są traktowane bardzo po macoszemu - byle wypchnąć z szafy.
życzę powodzenia!

[martusia1807]

Ja mam podobny problem, z tymże akta znaleziono w magazynie podczas przeprowadzki i nikt się do nich nie przyznaje. Wyjaśnię, że akta pochodzą z lat 1984-95, gdy pod naszą placówkę (mianowicie muzeum) podlegały inne instytucje, teraz to się zmieniło. Jest to dokumentacja konserwatorska obiektów, a więc kat. A, nie bardzo wiem co mam w tym wypadku zrobić.

[EwelinaP]

Jeśli akta nie mają "właściciela", to powinien się nimi zająć archiwista zakładowy... Zwłaszcza, jeżeli masz do czynienia z kategorią A, to należy się nimi zająć ze zdwojoną uwagą, przełożyć do czystych, nowych teczek, jeśli to konieczne, ponumerować strony, zrobić spis, czyli w dużym skrócie uporządkować tak, jak to się robi z kat. A. Nic nowego w tym zakresie nie wymyślimy.

[Bolek]

Ustalić jakie instytucje wytworzyły tą dokumentację. sporządzić dla każdej z nich odrębne spisy i przyjąć na stan AZ (jako np. dokumentację odziedziczoną). Potem jeśli nie jest ona i na pewno nie będzie potrzebna do bieżącej działalności instytucji skontaktować się z miejscowym AP celem podjęcia kolejnych kroków w jej sprawie.

[Jarek]

Tę zaległą dokumentację przyjmę dopiero po zrobieniu skontrum. Referenci w poszczególnych komórkach powinni uporządkować tę dokumentację, zrobić spisy w-g symboli z JRWA i przekazać do AZ.

Taka uwaga na marginesie - Marcinie, proszę Cię, używajmy właściwej, ustalonej terminologii - skontrum to porównanie stanu zasobu z ewidencją archiwum.  Tu mówimy po prostu o uporządkowaniu i przekazaniu dokumentacji do az - w sposób taki jak właśnie opisałeś.

Także słyszę co chwila głosy, że to przecież niepotrzebne i można spalić. O ile niektórzy żartują, to wielu mówi to całkiem serio. Wtedy rzucam paragraf z kk i milkną.

Otóż to. Czasem inaczej się nie da.

[MarcinP]

Ależ ja właśnie dokumentację zaległą przyjmę po zrobieniu wpierw skontrum. Najpierw porównam stan zasobu ze spisami równocześnie przekwalifikując kategorie teczek, a następnie przyjmę te wszystkie zaległości oraz teczki, które utworzyłem wyłączając dokumentację niearchiwalną z materiałów archiwalnych... A później - albo wcześniej, jeszcze nie wiem - będę musiał zrobić nowe spisy dla dokumentacji z lat 1990 - 1998, gdyż w teczkach tych mam łączone sprawy!

[Jarek]

No tak, moja nadinterpretacja 
Rozumiem, że przedstawiasz nam swój plan prac w archiwum.

[muniekdm]

Mam właśnie podobny problem z dokumentacją zalegającą w komórce organizacyjnej, ko konkretnie w księgowości. W szafach przechowywana jest dokumentacja sprzed kilku czy nawet kilkunastu lat. Kilkakrotnie prosiłem o przekazanie. Po kolejnym ponagleniu chcą przekazywać dowody księgowe z 2012 roku, mimo, iż do przekazania pozostała znacznie starsza dokumentacja, np. płacowa. Od kierownictwa usłyszałem, że mam to przyjąć co mi teraz przekażą. Nie rozumem takiego podejścia. Jak archiwista nie mam żadnego poparcia i siły przebicia. Gdybym pewnie odmówił przyjęcia to byłaby awantura. W takich momentach odechciewa się pracy.

[Aleksander81]

Powiedz zespołom (komórkom) że po wejściu nowelizacji ustawy o archiwach, Archiwum Państwowe ma prawo skontrolować komórki czy w ich szafach nie zalega dokumentacja, czy prawidłowo prowadzą akta , czy odpowiednio one są przetrzymywane w komórkach (na ziemi czy w odpowiednich szafach). jest to ciekawe bo może pomóc nam w egzekwowaniu szybszego przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

[Robert2000]

A jaki przepis o tym mówi?

[muniekdm]

Super. To ja chcę taką kontrolę.  W ogóle usłyszałem od pani księgowej, że część dokumentacji w ogóle nie powinna trafić do archiwum.

[Bolek]

Bc nie musi.