Prowadzenie teczek - dokumentacja w wydziale ds. komunikacji

[EwelinaP]

Mam pytanie, a raczej chciałam zgłosić problem do dyskusji (może w jej toku uda się wypracować jakieś rozwiązanie): jak postępować z dokumentacją w wydziale komunikacji, czyli z ewidencją kierowców, rejestracją pojazdów itp. W starostwie są na to po 3 oddzielne numery, które nie uwzględniają szczegółowych spraw zwiazanych np. z zatrzymaniem prawa jazdy. Wiem, że teczkę zakłada się dla danego kierowcy, czy numeru rejestracyjnego, ale co z pozostałą dokumentacją? Czy np. otrzymując pismo, lub (co jest nagminne), samo prawo jazdy od policji, nadawać numer np. z podteczki o tytule, dajmy na to, "zatrzymanie i zwrot praw jazdy", czy np. od razu szukać numeru sprawy, pod jakim figuruje dany osobnik, któremu dokument zatrzymano? To drugie rozwiązanie nastręczałoby wiele trudności z odszukaniem właściwego numeru... Sama już nie wiem, jam prosty archiwista, a wydział komunikacji domaga się jakiegoś rozwiązania. No bo w końcu jestem koordynatorem czynności kancelaryjnych... Inny problem - co z dokumentacją, która otrzymuje numer z systemu, np. z CEPIK-u, czy czegoś tam innego. Czy nadawać jeszcze raz swój numer, czy traktować to jako dokumentację nietworzącą akt sprawy, w sensie odkładać do odpowiedniej teczki bez nadawania numeru sprawy, a tworzyć sobie tylko rejestr? Proszę o pomoc, za wszelkie sugestie i pomysły serdecznie dziękuję. Może gdzieś w ciemności jaśnieje jakiś urząd, który sobie poradził z tym problemem

[Jarek]

Nie wiem czy dobrze rozumiem ten problem, ale wydaje mi się że może się tu przydać możliwość jaką daje paragraf 53 ust. 5 instrukcji kancelaryjnej: "Dopuszcza się zakładanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w których grupuje się wiele akt spraw o różnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach założonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi się dodatkowych spisów spraw."

[EwelinaP]

Oj, chciałabym żeby to takie łatwe było. Być może to jest rozwiązanie, ale jak to teraz przełożyć z ichniego na nasze, żeby wszyscy pracownicy zrozumieli, o co chodzi? Z pewnością każdy z nas ma u siebie takich pracowników opornych na wszelkie zmiany... Bo to też jest tak, że jak już jestem tym całym koordynatorem, to wszyscy oczekują gotowych odpowiedzi i leku na całe zło. Mam nadzieję, ze wspólnie uda nam się wypracować jakieś rozwiązanie. Na razie myślę, żeby zrobić podteczkę w haśle Ewidencja kierowców i tam odkładać sprawy związane z zatrzymaniem i oddawaniem praw jazdy, a po zakończeniu procedury odkładać akta do teczek kierowców. Nie wiem, czy to dobre rozwiązanie, ale chyba lepsze od tego, co jest, bo teraz wiele spraw nie jest rejestrowanych w ogóle.
Gorzej będzie z tą dokumentacją, która numery dostaje z systemu, bo tu nawet - jak się okazało - MSWiA nie chciało udzielić konkretnej odpowiedzi.