Przepisy kancelaryjno-archiwalne - nowa instrukcja kancelaryjna

[Jarek]

Pytanie dołączam do tego wątku, bo obydwa Twoje pytania dotyczą tego samego problemu. Zmianę kategorii archiwalnej określa w tym przypadku samo rozporządzenie. I rzeczywiście, należy to rozumieć jako konieczność przekwalifikowania wielu teczek, ale to zrobią już sami archiwiści zakładowi. Tak to rozumiem.

[betinka]

Okazało się, że niektóre teczki według nowego RWA stały się materiałami archiwalnymi. AP nie dało zgody na jej wybrakowanie.

Moim zdanie AP nie dając zgody na brakowanie powinno również określić dalsze czynności np. czy dla wyłączonej dokumentacji należy sporządzić spis zdawczo-odbiorczy materiałów archiwalnych a potem zarejestrować go w wykazie spisów i np jeden egzemplarz (kopie) przesłać do AP. Lub jakieś inne polecenia.

[marcia]

U mnie zazwyczaj AP mówi, co robić dalej - albo przekwalifikować, albo trzymać, aż podejmą jakieś konkretne decyzje.

[martusia1807]

Wiem że pytanie może wydać się banalne ale bardzo proszę o pomoc. Czy instytucję kultury, a mianowicie muzeum podlegającą urzędowi marszałkowskiemu, obejmuje nowe rozporządzenie z 18.01. Na szkoleniu pracownik AP stwierdził ,że nie dotyczy ,ale moja dyrekcja kazała zmienić mi instrukcje archiwalną i jrwa zgodnie z nowymi przepisami.

[Jarek]

Na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego opublikowano materiały z niedawnej konferencji poświęconej naszym nowym przepisom kancelaryjno-archiwalnym:
http://www.bialystok.uw.gov.pl/PUWMCMS/PUW/Struktura/Schemat+organizacyjny/BIRST/InformacjeBiura/Materialy+konferencyjne+07+kwietnia+2011+r.htm

Mamy tu nie tylko prezentacje towarzyszące wystąpieniom prelegentów ale i pięciogodzinny (!) zapis wideo samych tych wystąpień. Fajna to rzecz, bo mozna sobie z czystym sumieniem odpuścić wydawanie pieniędzy na różnego rodzaju płatne szkolenia i seminaria poświęcone tej tematyce, tutaj mamy konkretne informacje i wyjaśnienia z pierwszej ręki.
Oczywiście nie liczę na żadną dyskusję (w końcu nie po to jest to forum   ), ale jednak mam kilka refleksji odnośnie niektórych wystąpień  na tej konferencji.
Pan Mariusz Madejczyk z PUW wiąże cały projekt informatyzacji administracji na Podlasiu z podejściem procesowym, stwierdza przy tym, że "Informatyzacja bałaganu nie uporządkuje administracji". Bardzo ciekawa to refleksja, wynika z niej że stosowany dotąd system kancelaryjny to jeno bałagan i nic więcej, a uporządkować go jest w stanie jedynie "implementacja procesów".

Rozbroił mnie podział korespondencji dokonany przez panią Magdalenę Sawicką - na korespondencję objętą pilotażem, objętą wyłączeniami i ... pozostałą. A już myślałem że teczki o haśle rzeczowym "Sprawy różne" odeszły w przeszłość  

Z wystąpienia pana Kazimierza Schmidta najbardziej zaintrygowało mnie stwierdzenie, że archiwista nie musi być pracownikiem archiwum zakładowego. Pan Kazimierz zachęcał do lektury uzasadnienia do rozporządzenia, które jak się okazuje nie zawsze może być czytane wprost - teraz jeszcze okazuje się że nie zawsze może być brane dosłownie, mimo że stoi w paragrafi drugim punkt drugi: archiwista to taki pracownik podmiotu, który realizuje zadania archiwum zakładowego. W instrukcji archiwalnej stoi z kolei że archiwum zakładowe jest samodzielną komórką lub stanowiskiem pracy. Nie ma nigdzie słowa o tym,że zadania archiwum zakładowego mogą być realizowane poza archiwum zakładowym. A tymczasem jednak okazuje się, że archiwista nie musi być pracownikiem archiwum ...

[Bożena24]

Zastanawiam się nad jedną rzeczą. W związku z wejściem nowych przepisów zmienił się trochę spis zdawczo-odbiorczy. Czy trzeba teraz wprowadzać nowy wzór zarządzeniem czy samemu można stworzyć sobie po nowemu spis?

[Bolek]

Wiem że pytanie może wydać się banalne ale bardzo proszę o pomoc. Czy instytucję kultury, a mianowicie muzeum podlegającą urzędowi marszałkowskiemu, obejmuje nowe rozporządzenie z 18.01. Na szkoleniu pracownik AP stwierdził ,że nie dotyczy ,ale moja dyrekcja kazała zmienić mi instrukcje archiwalną i jrwa zgodnie z nowymi przepisami.

Jeśli nie macie własnych to musicie opracować swoje własne normatywy kancelaryjno-archiwalne (IK. JRWA, IA) przesłać do właściwego AP do zatwierdzenia wraz z projektem zarządzenia wprowadzającego. W internecie jest sporo dostępnych w tym zatwierdzonych przez AP instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych. Przy tworzeniu własnych należy zwrócić uwagę na to czy wasza jednostka jest pod nadzorem AP. Jeśli nie jest należy usunąć z instrukcji wszelkie zapisy o wytwarzaniu akt kategorii A i BE, czy przekazywaniu akt do AP (choć i z takich jednostek archiwa czasami akta przejmują). Gorzej z rzeczowymi wykazami akt bo dla każdej jednostki może on być inny szczególnie w klasach dotyczących działalności merytorycznej. Podstawą opracowania jest Rozporządzenie Ministra Kultury z 2002 r. Tutaj również należy zwrócić uwagę czy jednostka jest pod nadzorem. Jednostki nie będące pod nadzorem w swoich JRWA nie umieszczają kategorii A i BE.
Np. na stronach AP Kraków są wzorcowe jrwa dla szkół i przedszkoli.

[MarcinP]

MSWiA rozpoczęło zbieranie propozycji zmian w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z 18 I 2011 r.:
http://www.mswia.gov.pl/portal/pl/wolnytekst/9170/
Projekty zmian można przesyłać wyłącznie drogą elektroniczną! Jednakże zmiany "uszczegóławiające wykaz akt w taki sposób że każda zmiana szczegółowego przepisu prawa nakładającego określone zadanie będzie wymagała zmiany rozporządzenia mogą nie być w ogóle brane pod uwagę".
Pozdrawiam!