Przepisy kancelaryjno-archiwalne - archiwizacja dokumentacji unijnej

[smoli]

No dobrze, a jesli w praktyce nikt nie stosuje instrukcji kanc i jrwa, a ewidencje prowadzi wylacznie w dziennikach lub innych rejestrach, znakowanie pism jest na zasadzie "oni pisza wiec i my cos napiszemu" z reguly nr z dziennika korespondencyjnego komórki, jeżeli komórka odpowiedzialna za nadzorowanie obiegu dokumenacji i kompetentna do udostepniania jej kontroli nie wie jakie i ile dokumentacji jest wytworzonej przez inne komórki bo nie ma ani przeplywu oryginalow ani nawet informacji o tym czy i co powstalo? Co powiedziec kontrolerom? Niech Pan sobie pojdzie do komórki a,b,c,d tam może coś będzie? No niezły nadzór... Niestety tak to funkcjonuje, nie wiem jak zmienic ten stan rzeczy by to wygladalo przejrzyscie, by pisma byly przez referentow łączone w sprawy, ale to jest jak nauka sluchania głuchoniemego...

dzieki za rady

pozdrawiam

[Archiwariuszka Marusia]

Mam więc nadzieję, że tzw. unijne kontrole prowadzonej bałaganiarsko dokumentacji zmuszą owe tajemnicze instytucje, co nie znają r.w.a. (czy na pewno chodzi o urzędy państwowe i samorządowe? objęte nadzorem archiwalnym??), do zapoznania się z tym normatywem, jak i z pozostałymi.
Pytania o sposób postępowania z "dokumentacją unijną" zdarzają się od jakiegoś czasu - niestety, nie da się doradzić niczego mądrzejszego w tej kwestii, niż postępowanie zgodne z normatywami kancelaryjno-archiwalnymi. Ale cóż...Chyba to zbyt proste i oczywiste...

[smoli]

Jest to instytucja pod nadzorem archiwalnym.
Jezeli dokumentacj a wytwarzana nie jest laczonaw sprawy i w obiegu dokumentow nie uwzglednia sie az jaki komorki gdzie powinna ona ostatecznie trafic, jest stosowany w praktyce system dziennikowy to czy np twarde wprowadzenie i egzekwowanie od pewnego momentu instrukcji kanc i jrwa nie spowoduje ze zapanuje jeszcze wiekszy balagan? Ze bedzie jeszcze trudniej  odszukiwac potrzebne pisma, ?  (z takimi zarzutami sie spotkalem) dosłownie "jest to niepraktyczne"

Prosze o jakies praktyczne rady w tej sprawie i pozdrawiam.

[Jarek]

Bałagan to jest właśnie to co macie teraz. Zacznij od rozmowy z szefem jednostki. Rzecz sprowadza się do egzekwowania obowiązujących przepisów i to trzeba mu uzmysłowić, jak również to że to on sam jest za to egzekwowanie w świetle przepisów archiwalnych odpowiedzialny. Przygotujcie projekt zarządzenia wewnętrznego (jeśli nie masz w tym doświadczenia pogadaj z waszym prawnikiem), ustalcie w nim że dla spraw wszczynanych od dnia takiego i takiego przy prowadzeniu dokumentacji unijnej bezwzględnie stosuje się zapisy instrukcji kancelaryjnej, warto nawet wymienić że taka komórka prowadzi teczki o takich znakach, a inna o takich. Numerację spraw zaczyna się od 1, a po roku całość ma trafić do az. Druga ważna rzecz do określenia w tym zarządzeniu - uporządkowanie wcześniejszej dokumentacji - że przy archiwizacji ma być dołączona do ww. teczek tak jak jest, ale z odpowiednią ewidencją umożliwiającą odszukanie poszczególnych dokumentów. No i że zobowiązuje się  kierowników takiej i takiej komórki do wykonania zarządzenia.
Można zresztą takim zarządzeniem całościowo określić sposób obiegu tej dokumentacji, ale nie wiem czy warto, zwłaszcza że trzebaby wtedy zaangażować do pomocy tych kancelaryjnych ignorantów, a przy porządkowym zarządzeniu nie będą mieć wiele do gadania.
I nie wdawaj się w dyskusje na temat praktyczności, tylko uświadom krytykantów, że przestrzeganie przepisów kancelaryjnych to psi obowiązek każdego urzędasa, a nie fanaberie archiwisty. Przechodzenie przez jezdnię na pasach też bywa niepraktyczne, a jakoś nikt tego nie krytykuje.

[nikodem.b]

Witam!
A może tak odwiedzić Wrocław?
http://www.sap.waw.pl/konferencje-sympozja
- mam nadzieję, że nie uznacie tego za kryptoreklamę 
NIKodem

[smoli]

dzieki za informacje, postaram sie skorzystac z tej oferty

[Jarek]

Nie uznamy tego za kryptoreklamę  Dzięki za linka.

PS. Dla celów porządkowych łączę ten wątek z poprzednim, nic nowego tu nie ustaliliśmy, w mojej ocenie smoli szuka uzasadnienia dla swoich pomysłów, a nie porady co do ich zasadności.

[smoli]

Nie do konca moge sie z Toba Jarku zgodzic, nie szukam uzasadnienia, praktycznie stoje pod sciana, bo kierownicy ktorzy sa odpowiedzialni za obieg dokumentacji "unijnej" sa przekonani o tym, by ja wyodrebnic w miejscu gdzie znajduje sie komorka "wiodąca", chca na sile miec ją możliwie "pod ręką" i możliwie w "całości". Zgadzam sie w zupelnosci ze nalezy stosowac intrukcje kancelaryjna i jrwa, bo w swietle ustawodawstwa te wewnetrzne normatywy są prawomocne i w zasadzie kazde inne rozwiazanie byloby co najmniej bezprawne a na pewno nierozsadne. Skoro chca wydac troche pieniedzy na taki magazyn to dlaczego by nie stworzyc po prostu kolejnego magazynu archiwum zakładowego z oczywistym pelnym nadzorem archiwisty ? To by byla dobra okazja by doinwestowac nasza komórke org.a takze mielibysmy wiecej do powiedzenia .

Pozdrawiam

[Jarek]

Zdaje się że się jednak ze mną zgadzasz 
Wiesz, bardzo ciężko jest ocenić sytuację "na odległość", ale jednej rzeczy zawsze się bezwzględnie trzymam - jedną z podstawowych zasad bezdziennikowego systemu kanc. jest to że ma on obejmować CAŁOŚĆ dokumentacji jednostki. Powiem brzydko - srać na ich  przekonanie, liczą się tylko przepisy, za niewłaściwe postępowanie z dokumentacją są sankcje karne.
Więc może inaczej - 1. bezwzględnie stosowanie jrwa i instr. kanc. dla nowych spraw 2. uporządkowanie dotychczasowej dokumentacji 3. Pamiętaj że do az przekazuje się akta spraw ZAŁATWIONYCH kompletnymi rocznikami. 4. Pamiętaj że akta spraw załatwionych i przekazanych do AZ można wypożyczyć na tak długo, jak długo będą potrzebne. A to co niezałatwione i wypożyczone mogą sobie trzymać gdzie chcą.
pozdrawiam

[krzysiekp]

witam
Uczelnia zaczęła starać sie o dofinansowanie z funduszów UE na działalność naukowo-badawczą. Jak długo należy przechowywać takie wnioski?. Czy istnieje rozporządzenie dotyczące tego typu dokumentacji?.
pozdrawiam

[Jarek]

Pytanie dołączam do starego wątku.
Przy okazji polecam zaglądniecie do materiałów zamieszczonych tu:
http://www.sap.waw.pl/node/112

[EwelinaP]

Bardzo proszę o jakąś radę, jak postępować z dokumentacją projektów unijnych. Nie jestem super w temacie, bo dokumentacja jest jeszcze w poszczególnych komórkach organizacyjnych, ale jutro jest jakaś kontrola i kolega przyszedł się mnie poradzić (eh, ta nieszczęsna funkcja koordynatora czynności kancelarynych). Otóż jest tak, że poszczególne komórki trzymają u siebie dokumentację finansową, przetargi, czy korespondencję odnośnie tego samego projektu. Tymczasem całość tej dokumentacji ma być przechowywana min. do 2020 r., co ma być uregulowane zarządzeniem. Moje pytanie: czy dokumentację trzymać w jednym miejscu pod jednym numerem (np. 042 - realizacja projektów...), czy też po zakoczeniu realizacji zebrać to razem i przechowywać jako całość? Jak to ugryźć w zarządzeniu? Czy wyszczególnić po prostu numery spraw, których zarządzenie, a tym samym okres przechowywania, będzie dotyczył? Wiem, że może zawile to opisałam, ale może ktoś z Was boryka się z podobnym problemem? Prosze o pilną odpowiedź   

[Jarek]

Pytanie dołączone do odpowiedniego wątku.

[EwelinaP]

Dzięki wielkie!