Przyjmowanie akt do archiwum - nieuporządkowane akta bez ewidencji

[nibeusz]

witam,

mam mały problem... otóż w firmie, w której od niedawna pracuję, w archiwum zakładowym znajdują się pudła z różnego rodzaju dokumentami po byłej pani prezes (odeszła grubo ponad rok temu). są to m. in.: wycinki prasowe, rozporządzenia, porządki posiedzeń zarządu, notatki ze spotkań z mieszkańcami, przedstawicielami władz, stare cv (chyba nawet niezwiązane z firmą), reklamy z gazet, także jej osobiste dokumenty...
w wielu przypadkach są to kserokopie.

wiadomym jest, że osoba ta nie wróci, nie sporządzi spisów spraw, s. zdawczo-odbiorczych, etc.

moje  pytanie brzmi następująco - czy dopuszczalne jest przejęcie tej dokumentacji 'bez skontrum' (jak doradziła mi osoba związana z AP - podkreślam - w bardzo luźnej i krótkiej rozmowie), a jeśli tak, to w jaki sposób miałoby to wyglądać. a może macie jakieś inne rozwiązania. z góry za nie dziękuję.  

pozdrawiam

[Bolek]

Skontrum to w dużym uproszczeniu porównanie środków ewidencyjnych z tym co jest na półce w archiwum zakładowym bądź składnicy akt. Po skontrum sporządza się protokół w którym wypisuje się ewentualne braki. Tutaj na pewno nie mamy do czynienia z czymś takim. Z tego co piszesz to przede wszystkim nie mamy ewidencji (potwierdzonych przez przekazującego i przyjmującego spisów zdawczo-odbiorczych) tego co jest w tych pudłach. To co mogę Ci poradzić z tak skromnego opisu to w pierwszej kolejności zrób spis z natury, aby wiedzieć co w ogóle masz na stanie. Potem możesz to ewentualnie uporządkować tworząc teczki z jednorodnego materiału jeśli nie macie własnego rzeczowego wykazu akt. Jeśli natomiast macie takli wykaz to kwestia tytułów tych teczek Ci odpada. Może się również okazać, że mogą tam być fragmenty materiałów które we właściwym czasie nie trafiły do właściwych teczek w momencie ich tworzenia a tym samym później do archiwum. Z własnego doświadczenia wiem, ze takie przypadki się zdarzają.

[Jarek]

czy dopuszczalne jest przejęcie tej dokumentacji 'bez skontrum' (jak doradziła mi osoba związana z AP - podkreślam - w bardzo luźnej i krótkiej rozmowie), a jeśli tak, to w jaki sposób miałoby to wyglądać. a może macie jakieś inne rozwiązania.

W naszym małym konkursie znalazło się takie pytanie (podkreślenie moje):

Pytanie 5
Przyjmowanie akt do archiwum bez spisów zdawczo-odbiorczych to:
a) inaczej skontrum,
b) istotne nowum,
c) zwykłe absurdum,
d) nowoczesność w archiwum.

Jak zwykle życie pokazuje, że coś co wczoraj było żartem, dziś łatwo może stać się rzeczywistością 

Nic dodać nic ująć, zrób tak jak pisze Bolek.