Przepisy kancelaryjno-archiwalne - komórka macierzysta a jednostka organizacyjna

[Robert2000]

Witam! Jestem archiwistą w jednym z urzędów administracji publicznej. Mam następujący problem. Aktualizujemy u nas Instrukcję archiwalną. Chcę zmienić termin: komórka macierzysta. Moim zdaniem komórka macierzysta nie może być rozpatrywana w ramach całego tzw. resortu (mój urząd niejako stoi na czele innych urzędów w terenie), ale w ramach poszczególnych jednostek organizacyjnych. Oznacza to, że każdy urząd ma komórkę macierzystą i komórki inne. Przykład: jeśli z terenu przychodzi jakaś sprawa i mój urząd wykonuje jakąś czynność w tej sprawie, odsyłając odpowiedź w teren, to komórka macierzysta jest zarówno w urzędzie w terenie, jak też w moim "centralnym" urzędzie. Bardzo proszę o uwagi w tej sprawie, bo uważam, że mam rację, ale moje zdanie jest blokowane przez osobę, która stoi na czele zespołu opracowującego nową Instrukcję.

[Jarek]

To chyba raczej jednak zapis z instrukcji kancelaryjnej a nie archiwalnej?
Z Twoich wypowiedzi (tutaj i na http://forum.archiwistyka.pl/viewtopic.php?p=2013#2013) wynika że obecnie obowiązujący stan jest taki, że cała ta struktura urzędów traktowana jest jako jedna całość jeśli chodzi o te komórki macierzyste. Rozumiem że archiwum państwowe zatwierdziło kiedyś taki sposób postępowania - skoro tak, to widocznie były ku temu jakieś podstawy, może zależność urzędów z terenu od jednostki nadrzędnej jest tak duża, że stwierdzono że nie ma potrzeby dublować dokumentacji? Nawet wykaz akt macie chyba jeden.
Wg mnie nie ma co deliberować, tylko trzeba zwrócic się do archiwum państwowego.

[Robert2000]

Czyli, wg Ciebie, jeśli wykaz akt obowiązuje dla naszego urzędu i urzędów w terenie, oznacza to, że komórka macierzysta znajduje się jedynie w tym urzędzie, który sprawę prowadzi, zaś inny urząd, który na nią odpowiada (mimo że jest odrębną jednostką organizacyjną), nie ma komórki macierzystej?
Chodziło mi o Instrukcję archiwalną, gdyż kolega stojący na czele zespołu od jej aktualizacji, wpisał do niej taki termin.
A zwrócić się do archiwum państwowego osobiście nie mam możliwości, i nie mam wpływu na ludzi z komisji. Pomagam im jedynie powiedzmy "koleżeńsko".

[Jarek]

W mojej ocenie jest tak, jak Ty twierdzisz, ale mamy za mało danych żeby to jednoznacznie potwierdzić. Nie wiemy jakie to jednostki, jakie przepisy okreslają ich strukturę, jaka jest obecnie opowiązująca w nich instrukcja archiwalna, kancelaryjna i wykaz akt ... Poza tym trochę dziwnie to wygląda - instrukcję archiwalną pisze ktoś inny niż archiwista i wrzuca do niej zapisy które nie dotyczą archiwum zakładowego ...