Prowadzenie teczek-dokumentacja senatu uczelni-dublowanie się aktów normatywnych

[krzysiekp]

Witam
dokumenty posiedzeń senatu zakwalifikowane są do kategorii A. Często jednak materiały z posiedzeń obejmuja powtarzające się dokumenty nad którymi członkowie senatu wielokrotnie dyskutują np. regulaminy studiów, statut itp. W ostateczności w jednej teczce znajduja się te same powtarzające się dokumenty. Czy jest to rozsądne aby archiwizować to wszystko? Dodatkowo jeżeli senat uchwali np statut to gdzie powinien być on przechowywany? Czy jako materiał z posiedzenia czy jednak jeżeli jest takie oddzielne hasło klasyfikacyjne to jako akt normatywny powinien być potraktowany jako samodzielna teczka?

[Hanna Staszewska]

Bardzo zasadne pytanie i dotyczy także innych akt, nie tylko uczelnianych. Z tego co widzę w rozmaitych zespołach urzędów czy instytucji akty normatywne są często przechowywane w 2 miejscach: jako odrębne akty normatywne oraz jako załączniki.   

[Jarek]

Zgadza się, to dotyczy nie tylko uczelni. Dublowanie się aktów prawnych określały wykazy akt, może dlatego, że wartością takich dokumentów jest nie tylko ich treść ale i kontekst, przebieg procesu stanowienia itp. Nie wyobrażam sobie protokołu z posiedzenia czy uchwały bez załączonego aktu, nie wyobrażam sobie też łatwego wyszukiwania aktów prawnych inaczej niż w ich odrębnym zbiorze. Nie wiem czy warto nad tym drzeć szaty, bo takiej dokumentacji jest jednak ograniczona ilość, a próbując ją przetrzebić łatwo narobić szkód. Chyba dopiero sensowna elektroniczna kancelaria może zapewnić pełną unikalność przechowywanej w niej dokumentacji, jestem sobie w stanie nawet wyobrazić taki SEOD który nie pozwoli użytkownikowi wprowadzić doń dokument identyczny z już się tam znajdującym