Ewidencja zasobu archiwum zakładowego - ewidencja materiałów archiwalnych

[Aniela]

Witam serdecznie,

W instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego pisze, że "w przypadku przyjmowania do archiwum  materiałów archiwalnych kat A należy założyć odrębną teczkę zawierającą ewidencję wszystkich materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwum zakładowym.". Mamy już teczkę gdzie są spisy z podziałem na poszczególne komórki ale są tam jak dotychczas tylko spisy zawierające kat B.  Czy w związku z tym zakładamy analogiczną teczkę dla spisów z podziałem na komórki tyle ze zawierającą same spisy z kat A czy ewidencja taka powinna być prowadzona w jakiś inny sposób?

[Jarek]

Powinnaś mieć:
1. Zbiór wszystkich spisów zd.-odb., ułożony wg kolejności numerów spisów.
2. Zbiór wszystkich spisów podzielony wg komórek organizacyjnych które wytworzyły akta.
3. Zbiór spisów kat. A.
Nie słyszałem by ktokolwiek prowadził ten trzeci zbiór jeszcze z dodatkowym podziałem na komórki organizacyjne. Układamy je wg kolejności numerów spisów.

[Aniela]

Czy dobrze rozumuje, że spisy kat. A są zarówno tam gdzie spisy wg komórek i w odrębnej teczce gdzie są tylko spisy kat.A?

[Jarek]

Dokładnie tak.

[Dzbo]

W tym właśnie celu sporządza się spisy kat. A w 4 egzemplarzach.

[Bolek]

Nie do końca. 4 egzemplarz przesyła się do właściwego AP. Generalnie w AZ powinnaś mieć 2 zbiory spisów. Jeden zbiór w podziale na poszczególne komórki organizacyjne i drugi wg Lp. zarejestrowanej w wykazie spisów zdawczo-odbiorczym. I tutaj są dwie szkoły. Jedni prowadzą 2 wykazy spisów: osobno dla kategorii A (np. cyfrą rzymską) i osobno dla kategorii B (np. cyfrą arabską). Druga opcja to rejestrowanie spisów zdawczo-odbiorczych w jednym wykazie wspólnym dla kategorii A i B i tym samym trzymanie spisów w jednym segregatorze.

[Jarek]

Nie do końca 
Nie o kolejność egzemplarzy spisu tu chodzi ale przyjmijmy, że do ap trafia trzeci egzemplarz spisu. Czwarty egzemplarz trafia do zbioru spisów materiałów archiwalnych w az.
Wykaz spisów wspólny dla kat. A i B to jedyne sensowne rozwiązanie, wyklucza dublowanie sygnatur archiwalnych.

[Bolek]

Osoba przekazująca akta do AZ powinna sporządzić spis zdawczo-odbiorczy w 3 egzemplarzach dla akt kat. B i w 4 egzemplarzach dla kat. A. Dwa egzemplarze po potwierdzeniu zostają w ewidencji AZ (odkładane do każdego ze zbiorów), 3 zostawia sobie osoba przekazująca akta (potwierdzenie, że akta zdała do archiwum) no i 4 (dot. kat A) jest przesyłany do AP.

[Jarek]

Zacząłem myśleć o przekazywaniu materiałów archiwalnych do ap, no i troszkę namieszałem.

W przypadku przekazywania akt kat. A do az jeden egzemplarz spisu dla przekazującego dokumentację do az, dwa egzemplarze do ewidencji archiwum zakładowego. Co do ostatniego egzemplarza to już teraz może być różnie. Dotąd zostawialiśmy go zawsze w osobnej teczce ze wszystkimi spisami materiałów archiwalnych przechowywanych w az, natomiast ap dostawało kopię spisu. Z tego co piszesz Bolku jest też praktyka odsyłania tego egzemplarza spisu do ap. Teraz w nowej instrukcji archiwalnej mamy, że postępowanie z czwartym egzemplarzem ustala się w porozumieniu z dyrektorem ap.

[Bolek]

Tak. Masz rację. W nowej instrukcji tak jest napisane. Przypuszczam, że Dyrektor właściwego AP karze sobie spisy corocznie odsyłać, albo np. przekazywać w momencie kontroli AZ (aby jednostka nie ponosiła dodatkowych kosztów).

[Ricardo26]

Witam mam pytanie z jakiego numeru a rzeczowego wykazu akt powinno się wysyłać spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego?
Czy powinno być z numeru ewidencja zasobu archiwum? Czy przekazywanie materiałów archiwalnych do AP?

[Bolek]

Moim zdanie jak najbardziej z nr ewidencja archiwum zakładowego. Jest to tylko przekazanie informacji o przyjęciu materiałów archiwalnych na stan archiwum zakładowego. Chyba, że spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów archiwalnych do AP to jak najbardziej druga możliwość.

[Ricardo26]

Hym Kolega Bolek dzięki za info ale nie rozwiałeś moich wątpliwości. Są to kopie spisów zdawczo-odbiorczych Kat. A (4 egzemplarze). Czy spisy dotyczą przyszłego przekazywania materiałów do AP tak po upływie 25l przechowywania w moim archiwum zakładowym zostaną przekazane do AP. Więc  z którego numeru wysyłać spisy?

[Jarek]

Moim zdaniem ewidencja archiwum zakładowego.

[Bolek]

Jw.