IZA - wypełnianie

[Wojciech Woźniak]

:?: Proszę o - jeśli to możliwe - "obwowiązującą wykładnię" sposobu wypełniania pól dat jednostki w formularzu IZY.
Problem sprowadza się do kwestii dat stanowiących anteriory (i posteriory). Przyjmijmy, że zespół jest ograniczony datami: [1945]1950-1975[1973].
a) w sytuacji, gdy jednostka posiada daty skrajne 1946-1951 należy wpisać: [1946]____ -  1951 [___]?
b) w sytuacji, gdy jednostka posiada daty skrajne 1946-1947 należy wpisać: [1946]____- 1947 [___]?
c) w  sytuacji, gdy jednostka posiada jedną datę: 1946 należy wpisać: [1946] ____-1946 [___] czy może tylko [1946]____-____ [____]?
Analogicznie w przypadkach posterior.
Znakiem podkreślenie oznaczyłem pola pozostawiane jako niewypełnione.
pozdrawiam
wojtek w.

[Anna Laszuk]

"Obowiązująca wykładnia" wypełniania bazy danych IZA znajduje się w Podręczniku użytkownika IZA 4.0 (Warszawa 2002) s. 9, natomiast formułowanie dat krańcowych wynika z przepisów metodycznych.
Jak już Pan zauważył, nie zawsze da się bezboleśnie pogodzić przepisy z dostępnymi narzędziami. Pierwszy przykład można rozstrzygnąć:
w sytuacji, gdy jednostka posiada daty krańcowe 1946-1951 należy wpisać: [1946] 1950 - 1951 [___] - nie ma posteriorów.
W sytuacji, gdy jednostka posiada jedną datę: 1946, tzn. tylko anteriora należałoby wpisać: [1946] ___-___ [___], ale wygląda to nieco dziwnie.
ale w sytuacji, gdy jednostka posiada daty krańcowe - anteriora - 1946-1947 - trudno określić, może również [1946] ___-___ [___], a w polu uwagi wyjaśnić, że w jednostce są dokumenty z lat 1946-1947?
Może jednak luminarze archiwistyki mają inne zdanie? A może zaczęlibyśmy w przypadku jednostek określać po prostu daty zawartych w nich materiałów? Proponuję wrócić do tego zagadnienia, jak ruszy grupa dyskusyjna dotycząca opracowania zasobu.

[Wojciech Woźniak]

Bardzo dziękuję za wskazówki. Sprawa rzeczywiście wydaje się nie do końca jasna i warta przedyskutowania. Mam nadzieję, że zgodnie z Pani sugestią wrócimy w przyszłości do tej kwestii.
pozdrawiam
wojtek w.

[Anna Laszuk]

Podziękowania były przedwczesne, jak bowiem zauważył Rafał Magryś, nie da się nie wypełniać w bazie IZA pól dat właściwych, gdyż są to pola wymagane.
Rozwiązania mogą być w tej sytuacji różne:
- nie wydzielać jednostek, które będą miały tylko priora lub posteriora (bo niby od czego te daty są wcześniejsze lub późniejsze w odniesieniu do tej konkretnej jednostki...),
- wpisywanie dat jednostki bez wyróżniania priorów i posteriorów, ale muszą to określać przepisy metodyczne,
- wprowadzenie do bazy IZA pola tekstowego na wpisywanie dat. W takim polu wszystko da się wpisać, ale nie będzie ono sortowalne ani przeszukiwalne. W bazie SEZAM jest już takie rozwiązanie - podwójne wpisywanie dat.
- można nie używać bazy danych IZA, która nie jest tak bardzo elastyczna, jak by niektórzy oczekiwali...
I trzeba wrócić do tego w dyskusji o opracowaniu zasobu.

[Wojciech Woźniak]

Prawdą jest, że w tabeli inwentarz pola rokp i rokk ustawione są jako wymagane. Ale prawdą jest również, że wielokrotnie stykamy sie z jednostkami, których dat okreslić się nie da nawet w przybliżeniu. Próbowaliśmy więc w takich sytuacjach wpisywać zero... Wyglądało to nie najlepiej. Wyjściem okazała się zmiana właściwości pól rokp i rokk. Zastanawiam sie czy nie posunęlismy sie za daleko? Dokonaliśmy wszak zmian w projekcie tabel IZY - to mogło zaowocować niemożliwością wklejenia rekordów z pustymi polami dat do ogólnopolskiej bazy. Czy tak bylo - nie wiem.
Bioroąc pod uwagę materiał aktowy - zwłaszcza z okreu po 1945 r. wydaje się bardzo potrzebnym pozostawienie możliwości nieokreślania daty jednostki w sytuacji gdy nie wynika ona bezpośrednio (ani nawet pośrednio) z materiału aktowego.
pozdrawiam
wojtek w.

[Tomek]

I to chyba jest prawdą. np w internetowej bazie IZA jest mniej rekordów niż to sugeruje Internetowy SEZAM; czyzby brak ich dat (to znaczy wpisanych jednostek) powodowal ich opuszczenie?
Pozdrawiam

[Marek Kuczyński]

To prawda, że zmiana zapisów w polu DATAP oraz DATAK w bazie danych IZA na "niewymagane" spowoduje niedodanie tych rekordów do scalonej wersji IZY w internecie. Pragnę jednak poinformować, że konwertując dane z poprzednich wersji bazy danych IZA sprawdzałem daty krańcowe i w polach, w których nie było żadnych wartości, wprowadzałem wartość "0". Niestety, nie sprawdzałem tego w wersji 4.0, ponieważ archiwa informowane były o tym aby nie zmieniać struktury projektu w pliku DANEIZA.MDB.
Uważam, że najlepszym rozwiązaniem tego problemy byłoby zastosowanie wprowadzania dat krańcowych tak jak w bazie SEZAM. Pragnę jednocześnie poinformować, że byłaby możliwość wprowadzania wartości roku początkowego oraz roku końcowego w dwóch polach jednocześnie. tzn. w tabeli wprowadzamy daty krańcowe, a następnie wartość minimalna oraz maksymalna dat krańcowych byłaby automatycznie przenoszona do pola tekstowego jako wartośc domyślna. Pole to można by było dowolnie modelować w zależności od potrzeb.
pozdrawiam
Marek Kuczyński

[Anonymous]

:oops: Ze skruchą przyznaję, że decyzja o zmianch w tabeli była pochopną - wracamy do stanu poprzedniego - pola dat jako wymagane, w sytuacji braku dat wpisujemu "0".
pozdrawiam
wojtek w

[Wojciech Woźniak]

Jeszcze słówko o polach daty. Propozycje pana Marka Kuczyńskiego wydają się bardzo trafne. Czy jednak nie porościej byłoby zrezygnować z kryterium wymagalności w datach i w sytuacji, gdy nie da się ich ustalić zostawiać puste pola, a dodatkowe informacje zamieszczać w uwagach? Przyznam, że nie bardzo pojmuję, dlaczego daty są wymagalne. Odnoszę wrażenie, że powoduje to spore zamieszanie. Nie wspominając o takich krokach, jak nieuprawnione zmiany projektu tabel, pojawiają się problemy z wydrukiem strony tytułowej (minimum z rokp daje "0" jeśli choć jedna data ma wartość "0" - chyba można to ominąć poprzez odpowiednie skonstruowanie kwerend), a i ewentualne kwerendy mogą zwracać niepożądane dane. Więc może rozważyć kwestię wycofania się z kryterium wymagalności dat?

[Marek Kuczyński]

Pola daty powinny być wymagane z 3 powodów:
1. Zgodnie z ISADem
2. Zgodnie z przekazywaniem dokumentacji archiwalnej w postaci elektronicznej gdzie spis zdawczo-odbiorczy dla jednostek organizacyjnych wymaga pól rok początkowy oraz rok końcowy
3. na przyszłość dla użytkowników, którzy będą zakres poszukiwań ograniczali chronologicznie.
pozdrawiam
Marek Kuczyński

[Wojciech Woźniak]

Dziękuję za wyjaśnienie. Po chwili namysłu stwierdzam, że "zera" wstawiane w datach nie są aż tak wielką tragedią i mogą być ukryte, jeśli ich widok na wydrukach wyda się rażący. Rzeczywiscie lepiej je przecierpieć jeśli stawką jest dostosowanie IZY do wymogów związanych z przekazywaniem dokumentacji elektronicznej.
Proponuję powrót do kwestii, która rozpoczęła całą dyskusję - czyli jak wypełniać pola dat w wypadku gdy trzeba wpisać anteriorę.
1. Sprawa wydaje sie prosta jeśli wpis będzie wyglądał tak: [1945]1950-1953 gdy w teczce są materiały z 1945 r. a początkową datą zespołu (i pozostałych materiałów) jest 1950r. Ale co jeśli w teczce będą też materiały z 1946 r.? Chyba najlepszym wyjściem będzie zamieszczenie informacji o tym w uwagach?
2. A w sytuacji gdy cała jednostka pochodzi sprzed powstania zespołu - [1945]_0_-1946? Chyba nie ma innego sposobu?

[Anna Laszuk]

"A w sytuacji gdy cała jednostka pochodzi sprzed powstania zespołu - [1945]_0_-1946? Chyba nie ma innego sposobu?" - na pewno nie wchodzi w grę taki sposób wpisywania daty - musi być inny, choćby [_] 1945-1946 [_], mamy bowiem do czynienia z datami dokumentacji wytworzonej w tych latach, prawda?
Wracamy więc do problemu związanego nie tyle z wypełnianiem bazy danych IZA, co z formułowaniem dat krańcowych jednostki archiwalnej w opracowywanym zespole. 4 marca proponowałam, aby na ten temat wypowiedzieli się specjaliści od metodyki. Taki dział funkcjonuje już na tym forum, więc może by tam właśnie rozpocząć dyskusję, której efekty mogą przydać się także tym, kórzy nie stosują bazy danych IZA, a opracowują zasób archiwalny. Jeśli ustalona zostanie jednolita wykładnia metodyczna, znajdzie się w podręczniku nowej wersji bazy danych IZA.
Pozdrawiam
AL

[Wojciech Woźniak]

Pragnę zwrócić uwagę na niedogoność powstającą przy zapisie proponowanym przez panią Annę Laszuk. Otóż tracimy wówczas bardzo użyteczne narzędzie, jakim jest określenie dat skrajnych zespołu za pomocą kwerendy tworzącej stronę tytułową w wydruku IZY. To bardzo wygodny sposób bo pozwala auniknąć pomyłki o którą łatwo przy dużych zespołach. Wpisanie w polu daty początkowej daty anteriory - jakkolwiek logicznie uzasadnione, bo jest to przecież jednocześnie data początkowa materiałów w danej jednostce - spowoduje, że ta data stanie się datą poczatkową zespołu na wydruku. Nie będzie więc ani informacji, ani strony tytułowej, którą trzeba wówczas obrobić w Wordzie.

[Andrzej Choniawko]

..."zaczęlibyśmy w przypadku jednostek określać po prostu daty zawartych w nich materiałów". Popieram. Użytkowników te nasze scholastyczne ustalenia interesują w niewielkim stopniu. Zamiast tracić czas i energię na tego rodzaju dyskusje skoncentrujmy się na czynnościach pozwalających rozpoznawać lepiej niż dotąd zasób. Tymczasem w polach indeksowych przytłaczająca większość archiwstów serwuje te same dane, które zawiera tytuł jednostki. Po co? Dla statystyki czy stwarzania pozorów. Jest to bezsensowna strata czasu. Prawdziwe skarby są jak zwykle pod ziemią (w tym przypadku skarby informacyjne są poniżej poziomu tytułu jednstek). Niestety kopanie męczy to fakt. ACh

[Wojciech Woźniak]

Tymczasem w polach indeksowych przytłaczająca większość archiwstów serwuje te same dane, które zawiera tytuł jednostki. Po co? Dla statystyki czy stwarzania pozorów. Jest to bezsensowna strata czasu. Prawdziwe skarby są jak zwykle pod ziemią (w tym przypadku skarby informacyjne są poniżej poziomu tytułu jednstek)

Zgoda absolutna!!! ale wracamy w tym momencie do kwestii poruszonej przy dyskusji o nowej wersji bazy danych IZA - chodzi o czas. Rzeczywiście nie ma sensu powtarzać w indeksach tych samych słów, które sa w tytułach, bo przecież wyszukiwarka uwzględnia pole tytułu, a zreszą użytkownik sam może je przejrzeć zaś po indeksie spodziewa się bardziej szczegółowych informacji. Żeby sporządzić indeks w pełni satysfakcjonujący (zarówno użytkownika jak autora opracowania   ) jednostce trzeba poświęcić nieporównywalnie więcej czasu, a to oznacza spadek liczy opracowanych akt... Drugim problemem jest już kwestia formułowania haseł indeksowych. Dotychczas w archiwach obowiązuje pewna dowolność i zupełnie inaczej wyglądają indeksy AP w Gdańsku (moim zdaniem - świetne) a inaczej, choćby opolskie. Na tym polu jest wiele do zrobienia.