Brakowanie akt - Spis dokumentacji niearchiwalnej - jak bardzo szczegółowy?

[Rovan]

Chciałbym się Was poradzić odnośnie "szczegółowości" spisów dokumentacji niearchiwalnej.
Załóżmy mianowicie, że mam do wybrakowania 30 teczek osobowych z tą samą datą końcową. Czy mogę je wszystkie umieścić jako jedną pozycję spisu? Oczywiście zaznaczając w rubryce 6 odpowiednią liczbę teczek.

[luke]

A czy na spisie zdawczo-odbiorczym wystarczyła by Ci taka informacja, że przekazujesz 30 teczek osobowych pod 1 pozycją?

[marcia]

U nas często tak robią, że wszystko jest pod jedną pozycją, ale jest to wtedy, kiedy dodatkowo mamy przekazany rejestr pracowników.

[luke]

Czyli żeby skorzystać z takiej ewidencji muszę sięgnąć po drugą 

[marcia]

Zgadza się. Jeśli nie masz nazwisk w spisie, to nie widzę innego wyjścia:/

[Rovan]

Dla teczek, o których mowa istnieją spisy zdawczo-odbiorcze (na których szczegółowo wymieniono każdą jednostkę). Chciałem po prostu uniknąć żmudnego przepisywania kilkuset pozycji na spisy do brakowania. Ostatecznie dla pracownika AP wydającego zgodę na zniszczenie akt nie powinno mieć znaczenia, czy brakowane będą dokumenty Kowalskiego, czy Malinowskiego. Tak mi się przynajmniej wydaje...

[Jarek]

Ostatecznie dla pracownika AP wydającego zgodę na zniszczenie akt nie powinno mieć znaczenia, czy brakowane będą dokumenty Kowalskiego, czy Malinowskiego. Tak mi się przynajmniej wydaje...

Oj, mylisz się, ma to kluczowe znaczenie. Zresztą zdziwię się jeśli AP w ogóle zgodzi się na wybrakowanie jakichkolwiek akt osobowych ...

[Rovan]

Oj, mylisz się, ma to kluczowe znaczenie

Może w przypadku osób znanych, zasłużonych itp., ale gdy chodzi o zwykłego, szarego obywatela? Na czym to znaczenie ma polegać?

Zresztą zdziwię się jeśli AP w ogóle zgodzi się na wybrakowanie jakichkolwiek akt osobowych ...

Kurcze, może na studiach nie przykładałem się szczególnie do zajęć z archiwistyki, ale B od A umiem odróżnić
Może powinienem przy tym zaznaczyć, że te konkretne akta osobowe to teczki wychowanków placówki opiekuńczo-wychowawczej. Zgodnie z naszym RWA mają kat. B10.

[Jarek]

No to się wyjaśniło, chyba wszyscy zakładaliśmy że chodzi o akta pracownicze. Ja uważam że generalnie brakowanie to zło, wiec miałbym obiekcje nawet przed niszczeniem takiej B10. Doświadczenie uczy że nie należy ślepo ufać wykazom akt.

[Rovan]

Ja raczej nie mam większych obiekcji przed brakowaniem. Kiedyś i tak trzeba to zrobić - w końcu po to jest kat. B. Inaczej moglibyśmy od razu wszystko "jak leci" oznaczać jako A
Jasne - jeśli istnieje podejrzenie, że określone dokumenty mogą być potrzebne dłużej niż przewiduje RWA wówczas nie wydzielam ich do zniszczenia. Traktuję to jednak jako sytuacje wyjątkową, a nie regułę.
Ostatecznie archiwum też nie jest z gumy...

W każdym razie, wracając do właściwego tematu - rozumiem, że "zbiorcze" rejestrowanie jednostek na spisach do brakowania nie jest najlepszym pomysłem
Ok. podporządkuję się, nie zamierzam ryzykować odrzucenia wniosku przez AP.

[marcia]

Akta osobowe to bardzo często jedyny ślad, jaki został po ludziach, ja mam do takich akt słabość i jestem przeciw ich brakowaniu, nawet jeśli minie czas ich przechowywania. Wrażenie na mnie robią akta np. z lat czterdziestych ubiegłego wieku:) a co dopiero starsze:)

[Bolek]

Ha dobrze, że nie wysyłasz spisów do brakowania do CAW w Wa-wie. Tam jak słyszałem to mogą sobie życzyć opisu zawartości teczki przed wydaniem zgody na brakowanie.

[marcia]

No ja w tamtym roku wysłałam do CAW wnioski o brakowanie i właśnie sobie zażyczyli takich szczegółów :/ Może na próbę zarzucimy ich w tym samym czasie takimi detalami  Zobaczymy, w jakim czasie wyrobią się z odpowiedziami A tak na poważnie, to ktoś wysłał im takie szczegółowe spisy?

[Bolek]

Znajomy 2 razy wysyłał spisy i 2 razy zostały odrzucone. Kazali mu przesłać spisy zawartości teczek. Zastanawialiśmy się jak tego uniknąć. Teczki które chciał brakować miały bardzo dobrze prowadzone spisy spraw. Poradziłem mu aby zadzwonił do CAW i zapytał się czy wystarczyłyby kserokopie tych spisów. Jak zrobił - nie wiem?

[glucio]

A czy na spisie zdawczo-odbiorczym wystarczyła by Ci taka informacja, że przekazujesz 30 teczek osobowych pod 1 pozycją?

No właśnie, zastanawiam się jak przejąć akta osobowe do AZ i o ile dobrze rozumiem, każda teczka pojedynczego pracownika stanowi odrębną jednostkę archiwalną i powinna stanowić odrębny wpis do spisu zd.-odb? Niestety dawno temu do mojego AZ, przejęto akta osobowe z 10-letnim zakresem dat pod jedną pozycją spisu. Zastanawiam się teraz co będzie, gdy po ekspertyzie AP część z tych akt przeznaczonych zostanie do brakowania a inne do przejmie AP.