Przyjmowanie akt do archiwum - przechowywanie umów

[krzysiekp]

witam
Uczelnia zawiera sporo umów (nie mówie o umowach np. zawartych w wyniku przetargów itp.) w tym równiez z pozostałymi Uczelniami i innymi ośrodkami naukowymi. Cżęsto te umowy są zawierane na kilka lat. Moje pytanie dotyczy miejsca ich przechowywania przez ten okres ich ważności. Czy powinny one trafic do archiwum dopiero w momencie ich wygasniecia? Jeżeli tak to gdzie je przez np. 10 przechowywać i mieć nadzór nad ich np. kompletnościa.
Proszę o rady zwłaszcza osób mających do czynienia z tym zagdnieniem
dobranoc

[martusia1807]

U mnie również wytwarzamy sporo umów. Przed przekazaniem do az trzymam je w szafie wraz z innymi aktami, dopiero po ich wygaśnięciu i upływie 3 lat (bo tak mówi moja instrukcja archiwalna) przekazuję do archiwum zakładowego.

[krzysiekp]

 właśnie martusia1807 boję się przechowywania przez różne osoby ważnych dokumentów w swoich "prywatnych archiwach". Tworząc AZ uczulałem wykonawców że dokumenty nie są ich własnością i że należy je przechowywać w AZ. Jak w takim wypadku mieć nadzór nad ich kompletnoscią. Czy prowadzisz jakiś rejestr tych umów. Czy nie lepiej może ustalić np. kancelarie jako wspólne miejsce przechowywania dla takich obowiązujacych jeszcze aktów prawnych przed mich przekazaniem do AZ?

[martusia1807]

Tak, prowadzę rejestr umów i każdej nadaję numer kolejny z rejestru łamany przez rok w którym powstała (np. 1/2011), w ten sposób mogę je kontrolować. Jesteśmy instytucją wielodziałową więc każdy dział wytwarza w większym lub mniejszym stopniu umowy, aby umowa była ważna muszę nadać jej numer i przystawić odpowiednią pieczątkę. Wtedy w rejestrze (u mnie jest to zwykły zeszyt) widzę ile umów zawarto i w jakim dziale się znajdują. Myślę że to pomoże.