Spisów dokumentacji niearchiwalnej nie numeruje się i nie odkłada do zbioru spisów zdawczo-odbiorczych, ani nie prowadzi się osobnego zbioru samych spisów wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej z jakąś osobną numeracją.
Prowadzi się teczki ze sprawami dotyczącymi brakowania, a w nich dopiero przechowuje się komplety dokumentów brakowania tj. spisy dokumentacji niearchiwalnej, protokoły oceny, wnioski o wydanie zgody na brakowanie, same zgody i potwierdzenia zniszczenia/zmakulaturowania.
Wybrakowanie akt odnotowuje się na spisach zdawczo-odbiorczych akt przyjętych do archiwum i to w zupełności wystarczy. Spisy wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej
nie są środkami ewidencji zasobu archiwum zakładowego, podobnie jak nie są nimi spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do ap i karty udostępnienia akt.
Powinno to być prosto i jasno określone w jrwa - osobna klasa dla spisów zdawczo-odbiorczych, osobna dla dokumentów brakowania, osobna dla spisów materiałów archiwalnych przekazywanych do ap. Sprawa niby oczywista, ale kiedy sięgnie się do wykazów akt to już niekoniecznie
:
- W wykazie akt dla organów gmin jest to ładnie zrobione, osobna klasa dla każdego rodzaju spisów, dodatkowo osobno wydzielono nawet wykaz spisów zdawczo-odbiorczych.
- Dużo gorzej wygląda to w jrwa dla zespolonej administracji rządowej - tu do "ewidencji zasobu archiwum zakładowego" zaliczono wszystko poza kartami udostępnienia akt, ale co ciekawe przewidziano osobną klasę dla brakowania akt - z wykazu wynika że miałyby tam być chyba tylko protokoły zniszczenia.
- W jrwa dla samorządu województwa już całkowicie konsekwentnie wrzucono wszystko do jednego wora tj. klasy nazwanej również "ewidencji zasobu archiwum zakładowego".
Kierując się tymi dwoma ostatnimi wykazami można rzeczywiście błędnie wnioskować, że prowadzi się jeden zbiór wszystkich spisów wykorzystywanych w pracy az ...
