Archiwista zakładowy - współpraca z komórkami organizacyjnymi

[albinka]

witam

Prosze mi powiedziec na czym tak dokladnie polega "wspolpraca archiwisty z komorkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacja i wlasciwym nia zarzadzaniem" w danej instytucji? o wspolpracy w zwiazku z przygotowaniem dokumentacji do przekazania archiwum- wiem, natomiast ta opieka i zarzadzanie....nie do konca sa dla mnie czytelne
Prosze o odpowiedz doswiadczonych archiwistow.
Albinka

[Jarek]

Skoro tak jest w Twojej instrukcji archiwalnej (?), a Ty sama nie wiesz co ten zapis miałby oznaczać, to myślę że to właściwie nic nie znaczy Wpisano to, bo wpisano, to zresztą dość standardowy zapis - i standardowo tak ogólny, że w praktyce bezwartościowy. Mogłoby/powinno to oznaczać np. kontrole wewnętrzne, szkolenia bądź instruktaże dla pracowników komórek dot. zasad prowadzenia dokumentacji (zakładanie teczek itp.), pomoc w posługiwaniu się wykazem akt itd. W praktyce jednak albo archiwista sam ma tej wiedzy zbyt mało by szkolić innych, albo szefowie komórek nie widzą potrzeby szkolenia pracowników w tym względzie. To pięta achillesowa bezdziennikowego systemu kancelaryjnego.

[marcia]

U mnie ten zwrot oznacza, że sprawdzamy ( a raczej dopiero mamy sprawdzać), jak funkcjonuje i czy jest dobrze zorganizowane archiwum jednego wydziału.

[muniekdm]

Wiadomo, że archiwista powinien współpracować z ko i nadzorować postępowanie z aktami spraw. Przymierzam się do przeprowadzenia kontroli prawidłowego postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych. Tylko czy jest jakaś podstawa prawna, która mówi o uprawnieniu archiwisty do przeprowadzenia takiej kontroli? Moje zapytanie wiąże się z tym, iż ktoś może stwierdzić, że archiwista nie powinien ingerować w postępowanie z dokumentacją w wydziałach. Już miałem taką sytuację, więc chciałbym się zabezpieczyć przepisami.

[MarcinP]

Jeżeli nie obowiązuje w Twojej jednostce rozporządzenie z 18 I 2011 r., to wydaje się, że należałoby dopisać do obowiązującej u Ciebie instrukcji kancelaryjnej przepis, który upoważniałby archiwistę do nadzorowania komórek organizacyjnych w zakresie zakładania i prowadzenia spraw. Nadzór taki mógłby odbywać się właśnie poprzez kontrole planowane i doraźne.

[Pawel]

Jeśli chodzi o sądownictwo to według przepisów, archiwum i archiwista podlega bezpośrednio pod kierownika administracyjnego sądu a ten z kolei ma w obowiązku wynikającym z paragrafu 532 "Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z 12 grudnia 2003 w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej", czuwać nad prawidłowym znakowaniem i stosowaniem obowiązującego systemu kancelaryjnego. Musisz się tylko porozumieć z przełożonym i otrzymać takie zezwolenie bądź nawet przykaz do przeprowadzenia takiej kontroli (u nas to się nazywa korygowanie uchybień lub uwagi)
Pozdrawiam!

[muniekdm]

Dzięki Paweł za wyjaśnienia. Byłem przekonany, że kierownik administracyjny sprawuje wyłącznie nadzór nad archiwum zakładowym, a nad prawidłowością stosowania obowiązującego systemu kancelaryjnego i prawidłowym znakowaniem spraw czuwa archiwista.