metryczki

[Bogusława Deryło]

To może na początek dyskusja na temat metryczek (druk NDAP-9).
Jestem za tym, by je zlikwidować.
- wypełnianie ich przez użytkowników nie ma żadnego praktycznego uzasadnienia; "historię" udostępniania jednostki można sobie prześledzić w SUMIE;
- większość użytkowników wypełnianie metryczek uważa za stratę czasu i dodatkową uciążliwą "biurokrację" i albo nie wypełnia ich specjalnie albo o tym zapomina; (komuś, kto przegląda 120 ksiąg USC dziennie to nawet się nie dziwię - też by mi się nie chciało do każdej wpisywać )
- archiwista ma dodatkową pracę przy wypisywaniu metryczek i potem przy kontrolowaniu, czy użytkownik się wpisał (i oczywiście, czy nie wyrwał jakiejś kartki  );
- jest to dodatkowy koszt funkcjonowania archiwów;

Czy ktoś wie, w jakich jeszcze krajach są w aktach metryczki?



 

[luke]

Witam,
ostatnio widziałem w jednym z wileńskich archiwów.
Poza tym są jeszcze obecne np. w Bibliotece Narodowej, Dział Zbiorów Specjalnych. Osobiście wpisałem się do ponad 100.
pozdrawiam

[Hanna Staszewska]

Po co właściwie użytkownicy wypełniają te metryczki?

[Robert]

No właśnie, po co?

Będąc sam w pracowni nie jestem w stanie kontrolować czy użytkownik wypełnił metryczkę, czy nie. W moim przypadku problemem jest ilość udostępnianych akt (na marginesie, w tym roku zbliżam się już do 7000 j.a.), do tego cała ewidencja - SUMA, zgłoszenia użytkowników zasobu, plus czuwanie nad prawidłowym wypełnianiem rewersów, z czym problemy i tak są, i będą nadal...cóż.
Co mamy w metryczkach? Temat, podpis i datę. W zasadzie to samo zawiera zgłoszenie użytkownika, a tym samym wpis w bazie SUMA. Pytanie czemu ma w tej sytuacji służyć wypełnianie metryczek skoro i tak wiadomo kto, kiedy i w jakim celu korzystał z danej jednostki? O ile oczywiście temat pracy użytkownik ujął w zgłoszeniu. A nie musi.
I tu kolejny problem: temat pracy. Zgłoszenie użytkownika zasobu (NDAP-6) traktuje tę informację jako dobrowolną. Dochodzimy do pewnego paradoksu: metryczki mają być wypełniane, temat pracy i charakter badań w zgłoszeniu podaje się dobrowolnie (coma przełożenie na bazę SUMA) i tu znowu - przy sprawozdaniach rocznych wymagane jest zestawienie statystyczne obejmujące charakter badań. Jeżeli miałoby to być tylko orientacyjne, to jaki jest w tym sens?

Generalnie można powiedzieć, że obarczeni jesteśmy kilkukrotną ewidencją tego samego: zeszyt udostępnionych jednostek, rewersy (przechowywane przez rok), zgłoszenia użytkowników, baza SUMA i metryczki właśnie.

[Stary fartuch]

Metryczki są we wszystkich krajach byłego Bloku - to fakt. Jak na Zachodzie - nie wiem. W zamierzeniu miały stanowić dodatkową formę zabezpieczenia udostępnianej dokumentacji i sprawowania kontroli nad procesem udostępniania. Było to istotne w czasie gdy na korzystanie z akt otrzymywało się "zgodę" i dotyczyła ona tematu i konkretnych zespołów. Dzięki zapisom w metryczkach można było skontrolować prawidłowość działania udostępniającego jak i korzystającego - w założeniu oczywiście, bo chyba nikomu nie chciało się tego robić.

Napiszę co wiem i co mnie się (dawnymi czasy) zdarzało.

- Zdarzali się (kiedyś - bo teraz to już chyba nie) promotorzy i recenzenci prac którzy z ich wykorzystaniem sprawdzali czy rzeczywiście dany autor osobiście korzystał z materiałów o których pisze.
- Zdarzały się przypadki, kiedy korzystający z zapisów metryczki "namierzał" innych badaczy tego samego zagadnienia.
- Zdarzały się przypadki namierzenia wandala - bo fakt czy ktoś dokonał wpisu łatwiej jest skontrolować niż ilość stron w zwracanej teczce - nawet jak "mleko się wylało" - można było wiedzieć na kogo mieć baczenie.
- Zdarzali się korzystający odmawiający wpisania się do metryczki bo "to narusza ich godność i prywatność oraz ustawę o ochronie danych osobowych" - tłumaczyło się wtedy, że samo imię i nazwisko to nie są dane osobowe w rozumieniu ustawy. Zdarzały się tez odmowy "przecież tu nic ciekawego dla mnie nie było".
- Zdarzali się też korzystający robiący to z zadowoleniem i słowami "może nic nie napiszę - ale że tu byłem to na tej metryczce będzie trzymać do końca świata".

Żeby było jasne - nikogo z powyższych nie oceniam - konstatuję fakt zaistnienia typów zachowań.

Moim zdaniem - jeżeli mam głosować - byłbym za utrzymaniem metryczek - może budzić wątpliwość utrzymanie ich w aktach stanu cywilnego i aktach notarialnych. Sposób i zakres wykorzystania tej akurat dokumentacji nie uprawniają do podnoszenia części powyżej wskazanych uwarunkowań ale i tu pełnią one swoistą rolę "zabezpieczającą". (Przy udostępnianiu mikrofilmów metryczek nikt nigdy przecież nie wymagał).
I jeszcze jedno - metryczka od kilku dekad stała się częścią procedury (rytuału) korzystania z oryginalnego źródła - w pewnym sensie okazaniem mu szacunku (bo uprawnienie jakiejkolwiek nauki ma jednak także wymiar niematerialny). Oczywiście nie wszyscy tak do tego podchodzą ale wielu - tak. Jestem za utrzymaniem metryczki nawet gdyby dalsze dochodzenie źródeł pochodzenia metryczki miało wskazać jej nieprawe "radzieckie i ubeckie" pochodzenie (co prawdopodobne choć zdaje mi się, że gdzieniegdzie istniały takie "kontrolki" jeszcze przed 1939 r.).
Dzisiaj gdy są bazy danych, telewizje przemysłowe i setki innych zabezpieczeń oczywiście można się zastanowić czy jeszcze jest sens to rozwiązanie utrzymywać.
Ale powyższe trzeba też brać pod rozwagę. Czyli jestem za metryczką, ale godzę się z możliwością bycia przegłosowanym.

[Robert]

Nie mam nic przeciwko idei utrzymania metryczek, ale obecnie mając do dyspozycji bazę SUMA nie widzę sensu prowadzenia i kontrolowania kolejnej ewidencji tego samego. Pozostaje jeszcze wspomniany przeze mnie fakt dobrowolności podawania tematu pracy/celu poszukiwań przez użytkowników. Nikogo nie zmusimy do jego podania, chociaż przy obecnej formie sprawozdań rocznych bywa to potem uciążliwe.

[Hanna Staszewska]

Przypominam, że baza SUMA nie jest obowiązkowa (niestety ), a wymagane przepisami NDAP środki ewidencyjne poświadczające udostępnianie materiałów archiwalnych są prowadzone w wielu pracowniach w rozmaitych księgach i zeszytach
Nawet więc bez bazy SUMA dane zawarte w metryczkach są możliwe do "wyciągnięcia" z tychże.
Po co więc metryczki?

PS. Może jakiś konserwator wypowie się, czy wkładanie do archiwalnych ksiąg czy poszytów  fizycznie "obcych" obiektów jest właściwe. Widzieliście może, jak wygląda ślad na karcie po metryczce, która nie była ruszana od 20-30 lat? Ja właśnie robię skontrum zespołu, gdzie natykam się na takie przypadki często.     

[Henryk Niestrój]

Kilka lat temu w niektórych archiwach niemieckich wyciągano metryczki z akt. Powodem tego działania była kwestia ochrony danych osobowych. Czy akcję przeprowadzono w sposób zorganizowany i na szerszą skalę, tego nie wiem.
Sam zresztą, jako korzystający, miałem nieraz mieszane uczucia, wypełniając metryczkę. Po pierwsze, na początku kwerendy źródłowej temat jest czasem wysoce "nieustabilizowany", a po drugie co komu do tego, na jaki temat zamierzam (może za kilka lat) napisać artykuł, albo książkę? Jeszcze mi ktoś "sprzątnie" pomysł sprzed nosa 

[Rafał Rufus Magryś]

Witajcie,

Czyli generalnie jesteśmy zdania, że metryczki należy zlikwidować a przynajmniej ograniczyć. Teraz pytanie jak to ugryźć formalnie? Myślę, że warto się ukłonić w stronę Koszalina który ma teraz niebagatelny wpływ na archiwistykę ...

Pozdrawiam,

[Stary fartuch]

A wyłączone z jednostek pogrupować w teczki i dopisać na końcu zespołu czy wybrakować ? Wszystkie czy może przykładowe zostawić ?

[Bogusława Deryło]

Czyli generalnie jesteśmy zdania, że metryczki należy zlikwidować a przynajmniej ograniczyć. Teraz pytanie jak to ugryźć formalnie?

Może na początek zamieścić ankietę do głosowania i zostawić na 2 tygodnie?
Mam nadzieję, że jeszcze będą jakieś wypowiedzi.

Generalnie można powiedzieć, że obarczeni jesteśmy kilkukrotną ewidencją tego samego: zeszyt udostępnionych jednostek, rewersy (przechowywane przez rok), zgłoszenia użytkowników, baza SUMA i metryczki właśnie.

No i to właśnie jest najlepszy argument za zniesieniem chociaż metryczek - nic nowego nie wnoszą.

Dzięki zapisom w metryczkach można było skontrolować prawidłowość działania udostępniającego jak i korzystającego - w założeniu oczywiście, bo chyba nikomu nie chciało się tego robić.

Też nie znam przypadku, by metryczka przydała się do skontrolowania czegokolwiek, poza samym faktem wpisania się na nią użytkownika.

. (Przy udostępnianiu mikrofilmów metryczek nikt nigdy przecież nie wymagał).

W AP w Koszalinie mikrofilmy też mają metryczki. A w innych?

I jeszcze jedno - metryczka od kilku dekad stała się częścią procedury (rytuału) korzystania z oryginalnego źródła - w pewnym sensie okazaniem mu szacunku (bo uprawnienie jakiejkolwiek nauki ma jednak także wymiar niematerialny). Oczywiście nie wszyscy tak do tego podchodzą ale wielu - tak.

W czasach, gdy użytkowników w pracowni było niewielu i byli to przede wszystkim uczeni, był to faktycznie rytuał. Większość obecnych użytkowników nie docenia lub nie rozumie wartości akt, które przeglądają i jak najszybciej chce korzystanie zakończyć. Co raz częściej trafiają się studenci (lub ich rodzice  ), którzy wpadają na 15 min. żeby "tylko uzupełnić pracę czymś z archiwum, bo promotor kazał" - jak im po wypełnieniu zgłoszenia i rewersów każę jeszcze wypełniać metryczki ... ich opinia o archiwach staje się mało pochlebna. 

[Bogusława Deryło]

PS. Może jakiś konserwator wypowie się, czy wkładanie do archiwalnych ksiąg czy poszytów  fizycznie "obcych" obiektów jest właściwe. Widzieliście może, jak wygląda ślad na karcie po metryczce, która nie była ruszana od 20-30 lat?   

Jeszcze jeden argument za likwidacją metryczek.

A wyłączone z jednostek pogrupować w teczki i dopisać na końcu zespołu czy wybrakować ? Wszystkie czy może przykładowe zostawić ?

Ja bym je wybrakowała. Można by najwyżej zostawić "na pamiątkę" metryczki z akt szczególnie cennych, np. powstałych do 1800 r. i z wpisami znanych profesorów, w jakiejś osobnej teczce najlepiej, ale w archiwum zakładowym AP, a nie jako część zespołu.

[Robert]

A wyłączone z jednostek pogrupować w teczki i dopisać na końcu zespołu czy wybrakować ? Wszystkie czy może przykładowe zostawić ?

Ja bym je wybrakowała. Można by najwyżej zostawić "na pamiątkę" metryczki z akt szczególnie cennych, np. powstałych do 1800 r. i z wpisami znanych profesorów, w jakiejś osobnej teczce najlepiej, ale w archiwum zakładowym AP, a nie jako część zespołu.

Można, ale jakoś entuzjastycznie to pomysłu zachowania metryczek nie podchodzę. Już mi wystarczy całkiem pokaźny stos rewersów i całe teczki zgłoszeń użytkowników. Te ostatnie leżą spokojnie w archiwum zakładowym.

Skoro jest narzędzie w postaci bazy SUMA obejmujące w zasadzie wszystkie środki ewidencji zarówno udostępnionych jednostek, jaki i użytkowników - warto zdecydować się na ten jeden konkretny środek zachowując jedynie zgłoszenia użytkowników zasobu archiwalnego. Takie jest moje zdanie zważywszy na fakt, iż do bazy SUMA i tak wpisuje się każdą jednostkę oddzielnie. Nie wiem, jak wygląda praktyka innych archiwów, u nas do zeszytu wpisuje się przy użytkowniku jednostki "od - do", co jednak utrudnia trochę sprawę przy sprawozdaniu rocznym. SUMA jest tutaj narzędziem wygodnym, a i wyszukanie konkretnych informacji zajmuje chwilę. Nie utrudniajmy sobie i użytkownikom życia, niemniej jestem w stanie zrozumieć przywiązanie do papieru
Formalnie nie byłoby problemu zrezygnować z prowadzenia metryczek. Gdyby tak się przyjrzeć, to chyba w większości AP nie przykłada się obecnie do nich specjalnej wagi. Nawet jeśli chodzi o metryczki mikrofilmów. Mam rację?

[Hanna Staszewska]

Przypominam tylko, że obowiązek wypełniania metryczek wynika z Zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, a konkretnie § 10 ust. 5. (cyt.): Materiały archiwalne (w oryginale lub w reprodukcji ? z wyjątkiem mikrofilmów) udostępnia się po opatrzeniu każdej jednostki archiwalnej drukiem rejestru udostępniania (wzór według załącznika nr 6), w którym użytkownik wpisuje swoje imię i nazwisko oraz datę udostępnienia a także może podać temat pracy (przedmiot badań) zaś dyżurujący pracownik umieszcza ? po sprawdzeniu ? adnotację o kompletności akt po zwrocie jednostki.
Kolejny przepis do zmiany?

[Stary fartuch]

Rety, ale namieszałem... Wszyscy mnie cytują to i ja się zacytuję

Czyli jestem za metryczką, ale godzę się z możliwością bycia przegłosowanym.

Co podtrzymuję.
Pytanie na marginesie:
Bogusława Deryło pisze:

Ja bym je wybrakowała. Można by najwyżej zostawić "na pamiątkę" metryczki z akt szczególnie cennych, np. powstałych do 1800 r. i z wpisami znanych profesorów, w jakiejś osobnej teczce najlepiej, ale w archiwum zakładowym AP, a nie jako część zespołu.

Czy planuje się stworzyć listę "znanych profesorów" wraz z wzorami podpisu ? 
A i przypomiało mi sie jeszcze :
Zdarzyło mi się spotkać profesorów co zawsze pisali w metryczce ten sam temat pracy.Brzmiał on "kwerenda" ale nigdy takiego artykułu ani książki nie napisali. A to by było ciekawe, bo wszystkie akta pasują do tego tematu
A teraz serio:
Coś mi się zdaje że rzeczywiście wszyscy tutaj chcą nowego Zarządzenia NDAP w/s udostępniania