Za sygnaturę tekstową Nobel czy antyNobel?

[Kazimierz Schmidt]

Na pytania:
Po co wprowadzono konieczność zgodności układu inwentarza skarbowego z układem fizycznym zespołu?
Dlaczego archiwa nie mogą być zwolnione z tej czynności w dającym się przewidzieć czasie?
uzyskałem odpowiedź:

Największy wszakże laik powinien dostrzegać różnicę między biblioteką a archiwum. Biblioteka składa się z książek czy też innych obiektów z których każdy odznacza się unikalnymi właściwymi tylko sobie cechami, natomiast w archiwach zasób składa się z jednostek archiwalnych, które posiadają obligatoryjne wspólne właściwości z j. a. wchodzącymi w skład tego samego zespołu akt. Mało tego są one w ramach tychże zespołów uporządkowane według pewnych kryteriów. Wszystkie te okoliczności te muszą być odzwierciedlone poprzez określony system sygnowania danego zespołu. Cały wywód odwołujący się do doświadczeń bibliotecznych czy archiwów gdzie nie występują konglomeraty obiektów w postaci zespołów jest w związku z tym bezprzedmiotowy.

wycofuję się z dyskusji w tym wątku

[Andrzej Choniawko]

A rozwiązanie problemu, w tym także poruszonej wyżej kwestii inwentarzy skarbowych, jest w gruncie rzeczy proste: przecież wystarczy dodać w bazie danych, poza polem z sygnaturą alfanumeryczną, pole „Lp. j.a. w zespole”

Ten pomysł był przedmiotem dyskusji w odpowiednich gronach decyzyjnych, lecz nie wiedzieć czemu nie znalazł żadnego odbicia w proponowanej wersji IZY 5.0. Tymczasem rozwiązuje on jak się wydaje wiele z negatywnych skutków funkcjonowania sygnatury alfanumerycznej w tej wersji. Trzeba wszakże pamiętać, że wymagana  w tym przypadku byłaby żelazna dyscyplina w trakcie wprowadzania inwentarza danego zespołu do bazy. Wszelkie poprawki, uzpełnienia itp. we wnętrzu już  przepisanego  inwentarza zniweczyłoby możliwość sortowania wpisanych rekordów w taki sposób by ich układ pokrywał się bez reszty z układem fizycznym j.a. W związku z powyższym  z trudem dałoby się IZĘ 5.0 stosować w przypadku wproawadzania do bazy  inwentarzy na skalę przwemysłową. Ale w sumie korzyści byłyby i tak niewspółmiernie większe, niż przy zastosowaniu  wersji IZY 5.0 bez tego pola.  W perspektywie wprowadzania kodów kreskowych oznaczeń literowych jako elementu sygnatury i tak trzeba się będzie jednak pozbyć trochę szybciej, niż za 500 lat.  Pozdrawiam Kraków i gratuluję wspaniałego spektaklu pod Wawelem.

[mł.pom.magazyniera]

Chciałem wtrącić coś jeszcze na temat sygnatury archiwalnej ale z innej beczki. Obecnie jest nacisk aby przyjmowac do archiwum akta wraz z spisami zdawczo-odbiorczymi takze na dyskietce. Jest to nadzwyczaj cenna inicjatywa, gdyż pozwala uniknąć czasochłonnego przepisywania spisów papierowych do bazy danych IZA (4.0). Teraz wystarczy skopiować odpowiedni fragment od Accessa, dodać kolumny odpowiadające odpowiednim polom w Izie i  wypełnić je szybko odpowiednimi wpisami. Potem wkleja sie to do tabel Izy i zespół jest gotowy w bazie. Jest to bardzo dobre rozwiązanie zarówno dla całkiem nowych zespołów jak i dopływów do zespołów które już mamy w bazie. I tutaj najlepiej byłoby aby sygnatura była jednak ciągła a nie łamana, ale na to też jest sposób. Wystarczy łamaną przenieść do kolumny "sygnatury dawne". Myślę, ze raczej ameryki tutaj nie odkryłem ale jest to dość dobre rozwiązanie które w moim przypadku sie sprawdziło.
pozdrawiam

[Gość]

Zapewne stoję jednak na straconej pozycji i patrząc w perspektywie 500 czy 1000 lat przesygnowanie jest nieuniknione. I nieuniknione także zaakceptowanie faktu, że cytowanie w literaturze do tej pory sygnatur alfanumerycznych nie jest z konieczności argumentem za ich utrzymaniem
Przesygnowanie jednak z całą pewnością potrwa u nas długo i będzie wymagało zaangażowania wielu osób

Mam też doświadczenie w bibliotece w której było kilkaset tysięcy druków zwartych i kilkanaście tysięcy czasopism. Tam to dopiero były (są!) sygnatury! Np. S-1268[34:650]. Super nie?
I po co to piszę? Otóż niekomu nie przyszło do głowy żeby zmieniać raz nadaną sygnaturę. Po prostu nie było na to czasu.

Zresztą problem sygnatury alfanumerycznej nie ma większego znaczenia jeśli chodzi o użytkowników. Oni nie prowadzą poszukiwań sygnatur spełniających określone kryteria, nie będą sortować bazy danych według sygnatur, tylko szukają określonych informacji w aktach, a więc nie kolumna sygnatura jest dla nich najważniejsza, ale opis zawartości. Sygnatura będzie ich interesować dopiero przy zamawianiu akt.

To tylko kilka cytatów za i przeciw sygnaturze alfanumerycznej. Fantastycznie  :lol:
Tylko proszę nie zapominajcie, że z bazy IZA mogą korzystać inni użytkownicy, którzy muszą posługiwać się oznaczeniami alfanumerycznymi.

I jeszcze jedno - po co nam komputery :?:

Skoro mamy wspaniałe inwentarze kartkowe i możemy sobie wachlować nimi (kartę pierwszą do środka, kartę ósmą na koniec) a po roku od zakończonego opracowania odnajdujemy kolejną jednostkę - przyklejoną do innego zespołu - i dołączamy do właściwego zesołu.
Klops - inwentarz już jest w formie książkowej a jednostkę dołączyć trzeba na właściwe miejsce.
Pytanie - gdzie powinna się znależć?
1. tam gdzie wynika  jej logiczne miejsce - ryzyko wprowadzenia sygnatury alfanumerycznej;
2. na koniec  zespołu - w przypadku wydrukowanych inwentarzy tracimy układ jaki nadaliśmy zespołowi.


I chyba w tym miały nam pomóc dibelskie maszyny - bo dzięki odpowiedniej kwerendzie tworzymy właściwy układ zespołu bez względu na umiejscowienie fizyczne jednostek.

Po to używa się dla obsługi magazynu inwentarza topograficznego, a dla zapoznania się z zespołem używa się tzw. inwentarza właściwego.

Dla statystycznego użytkownika archiwum ważne jest odnalezienie informacji a nie czy ona w magazynie leży na górnej czy dolnej półce (a w sumie między innymi temu służą sygnatury)

Na koniec  proponuję przesygnować kilkaset tysięcy jednostek w ramach eliminacji sygnatur alfanumerycznych.

Przy odrobinie szczęścia koniec prac można osiągnąć w granicy kilku lat.
Powodzenia

[Andrzej Choniawko]

Na koniec  proponuję przesygnować kilkaset tysięcy jednostek w ramach eliminacji sygnatur alfanumerycznych.

Przy odrobinie szczęścia koniec prac można osiągnąć w granicy kilku lat.
Powodzenia

Szczęście nie ma tu nic do rzeczy tylko odpowiednia organizacja pracy.  Poza tym jeśli przyjmiemy rozwiązanie tego problemu - o czym była mowa wyżej - w drodze zapisu sygnatury piętrowej w kilku polach to niezbędne okaże się tylko przesygnowanie j. a. z sygnaturami opatrzonymi na końcu znakami literowymi. A to akurat jest w zasięgu możliwości archiwów państwowych nawet bez uprzedniego podjęcia (skądinąd bardzo pożądanych z ogólniejszych względów) zasadniczych zmian organizacyjnych.

[Andrzej Choniawko]

"W kisielu daje się płynąć równie szybko jak w wodzie. To jedno z dziesięciu "doniosłych" odkryć naukowych nagrodzonych w tym roku nagrodą Ig Nobel." (Antynobel). Źródło: Onet.pl.

Bardzo bym nie chciał, by w przyszłości  pojawił się kiedykolwiek w podobnym kontekście komunikat: "Stosowanie sygnatury złożonej umożliwia równie sprawne zarządzanie zasobem archiwalnym. a przede wszystkim równie szybkie wprowadzanie inwentarzy archiwalnych do baz komputerowych, jak stosowanie sygnatury numerycznej."
Niestety, nie zauważam  przesłanek wykluczających zaistnienie takiego faktu.

[Funia]

Wchodzę do magazynu i patrzę na grzbiety ksiąg. Widzę sygnatury, składające się z symbolu literowego i numerków - i od razu wiem, przed jakim zespołem stoję, gdzie się dany zespół kończy a gdzie zaczyna następny.  A sygnatury cyfrowe...  W dodatku numerek oznaczający zespół jest w środku szeregu cyfr, co nie ułatwia orientacji. Gdyby był na początku, byłoby trochę lepiej...
 :roll:

[Wojciech Woźniak]

Witam
Fakt, że rozpoznaje Pani zespoły po skrótach literowych nie świadczy o tym, że są one tak wspaniełe, ale jedynie o tym, że jest Pani doświadczonym pracownikiem archiwum. Zapewne łatwiej rozszyfrować literowy skrót zespołu niż jego kod liczbowy. Ale jednocześnie łatwiej w spisie zespołów znaleźć dany zespół po numerze niż po skrócie. A w tworzeniu informacji o zasobie archiwum wszak nie o to chodzi by infomacja przechowywana była w głowie archiwisty, lecz by znalazła się na oderwanych od jednostek ludzkich nośnikach, które nie chorują, nie mają urlopów i są dostępne 24h na dobę.
Funia napisała:

W dodatku numerek oznaczający zespół jest w środku szeregu cyfr, co nie ułatwia orientacji. Gdyby był na początku, byłoby trochę lepiej...

Numer zespołu jest poprzedzony przez kod kraju i numer archiwum. Myślę, że nic złego się nie stanie jeśłi w opisie na teczce (księdze) pominiemy te dwa elementy rozpoczynając sygnaturę od numeru zespołu.

[kocibrzuch]

Sprawę rozwiązuje umieszczenie na regałach nazwy zespołu.

A poza tym się poddaję.
Z tego co widzę, przesygnowanie nas i tak czeka, jeśli nie w najbliższym czasie (po wprowadzeniu wszystkiego do IZY), to wówczas gdy archiwum krakowskie będzie miało jeden budynek. Dura necessitas.
Nie potrwa to dwa tygodnie, znacznie dłużej (byle bym jeszcze zdążył przed emeryturą), ale przekonuję się do konieczności zastosowanie tej operacji. Gdy już będzie po wszystkim, zdam sprawę, ile to trwało.
"Tylko krowa się nie zmienia".

[Anna Laszuk]

Przesygnowywanie czeka? Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii, a z informacji o zespołach ze zdublowaną syganturą, nadsyłanych z archiwów, wynika że wiele jest takich zespołów. Ich inwentarze trafią więc do bazy IZA przed przesygnowywaniem.

[kocibrzuch]

No proszę, jaki niezorientowany jestem. Protokołu nie widziałem
Czy nie należy jednak tego traktować jako rozwiązanie tymczasowe (na jakieś 20 do 30 lat) czy to już na stałe?
Zresztą mamy np zespół, w obrębie którego mamy różne sygnatury literowe.

[Wojciech Woźniak]

Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii...,

Jeśłi dobrze zrozumiałem chodzi o rozszerzenie identyfikacji jednostki poprzez dodanie oznaczenia serii, czy tak? Domyślam się też, że chodzi o ientyfikator serii z bazy IZA. Jest to na pewno dobre rozwiązanie dla dużych inwentarzy, w których powtarzają się sygnatury, ale czy to znaczy, że baza zostanie tak przebudowana, że przy każdej sygnaturze, w każdym zespole pojawi się ów identyfikator? Pytam, bo czasem owe identyfkatory mają dość niesympatyczne oblicza np. 0885545. Chyba nikt nie wyobraża sobie nanoszenia ich na jednostki?

[Hanna Staszewska]

Przyznaję, że nie bardzo rozumiem tę idęę z numerem serii, ale chodzi o to, żebyśmy nie musieli przesygnowywać akt i na jednostki archiwalne żadne nowe sygnatury nie będą nanoszone.

[Andrzej Choniawko]

Na ostatnim posiedzeniu Centralnej Komisji Metodycznej potwierdzono słuszność wprowadzenia do systemu informacyjnego numeru serii

O słuszności tej decyzji - nie przesądzając niczego z góry - można będzie dopiero mówić po wprowadzeniu do zmodernizowanej w myśl sugestii KM IZY tak z grubsza kilkudziesięciu tysięcy rekordów odpowiednich zespołów, zrobieniu korekty i przy okazji nieukninionego często w takich wypadkach choćby częściowego scontrum tychże oraz wysłuchaniu opinii magazynierów realizujących zamówienia czynione na podstawie ich inwentarzy elektronicznych. Na razie dywagacje na ten temat to ciągle nauka pływania w suchym basenie, choć oczywiście nie mależy zapominać, że nie ma nic bardziej praktycznego od dobrej teorii. Chciałbym dodać, że osobiście b. chciałbym aby proponowane rozwiązania się sprawdziły i ślamazarne w skali kraju tempo tworzenia archiwalnych inwentarzy elektronicznych uległo zasadniczemu przyśpieszeniu.

[Kajka]