Za sygnaturę tekstową Nobel czy antyNobel?

[Henryk Niestrój]

Jeśli nawet we Wrocławiu wypisuje się dwie sygnatury na rewersie (korzystałem z zasobu, akurat w tym zespole tak nie było), to nie są z pewnością jedynym takim archiwum, a na pewno nie są rekordzistami w tej dziedzinie  :lol:

A tak poważnie, mamy standardy: ISAD(G), ISAAR, zastanawialismy się poważnie, czy implementować EAD, ale tak na prawdę, ilu archiwistów zna strukturę wg ISAD(G)?
Naturalnie, że zastosowanie sygnatury zgodnej z tym standardem, w tym alfanumerycznej, z uwzględnieniem serii (podzespołów, działów lub t.p.), jest w stanie wyprowadzić biednego człowieka przepisujacego inwentarz kartkowy, czy książkowy zespołu nawet o bardzo skomplikowanej strukturze ze ślepego zaułka. Dlatego nie widzę problemu jej stosowania.

Swoją drogą ręczne wklepywanie inwentarzy, to taka polska forma retrokonwersji pomocy archiwalnych :roll:

Jednym słowem, nie wyważajmy otwartych drzwi, tylko miejmy nieco odwagi i zróbmy porządek w pomocach archiwalnych, bo regularnego przesygnowania przy każdym skontrum nie zniosą nawet metadane dokumentu elektronicznego (jeśli pozwoli się przesygnować)  :twisted:

[Andrzej Choniawko]

Zapraszamy do AP w Krakowie i zapoznanie się z ponad stuletnią już tradycją sygnowania dokumentacji sygnaturami alfanumerycznymi, które w wielu przypadkach funkcjonują w literaturze naukowej. A następnie ponownie zapraszam do dyskusji, co prawda nie wiem czy celowej, bo każdy ze względu na własne doświadczenia będzie obstawał przy swoim, a i ilość i jakość zadań wykonywanych przez archiwa wzrasta, o problem sygnatury jawi się przy tym jako zgoła akademicki. Sygnatura alfanumeryczna nie jest żadnym problemem przy przechowywaniu dokumentacji w magazynach, jak również przy sporządzaniu ewidencji skarbowej. Była natomiast problemem przy poprzednich wersjach IZY. Jednocześnie zgadzam się, że niekoniecznie należy trzymać sie wieloletniej tradycji, pod warunkiem jednak, że koszty nie są większe niż zyski. Chciałabym zaprosić p. Andrzeja Choniawko do nas, aby w kilkanaście tygodni jak deklarował przesygnował kilkanaście kilometrów dokumentacji    Należałoby się również  zastanowić, czy nieumiejętność stworzenia bazy (algorytmu w bazie) obsługującej alfanumeryczne sygnatury jest wystarczającym powodem przesygnowywania takiej masy dokumentacji. A śmiem twierdzić, że algorytm  ten nie jest tak skomplikowany jak te w programach sterujących lotami kosmicznymi.

Doświadczenia AP w Poznaniu w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną wyrastają z procesu wprowadzenia 18 tysięcy rekordów do baz MAPA i AFISZ, które to opierają się na idei sygnatury alfanumerycznej. Uwzględniając większy stopień złożoności tych baz niż bazy IZA okazało się, że proces wprowadzania danych, weryfikacji  kompletności i korekty zapisanych rekordów trwa przynajmniej trzy razy dłużej niż w przypadku, gdyby bazy te były oparte na idei sygnatury alfanumerycznej. Nie ma najmniejszych powodów, by sądzić, że w przypadku bazy dla dokumentacji  aktowej będzie inaczej. Poza tym pozostaje kwestia niemożności generowania inwentarzy skarbowych w takim układzie, w jakim pozostają fizycznie akta danego zespołu, a przecież dla zarządzania zasobem ma to podstawowe znaczenie niezależnie od tego, czy odpowiednie czynności sprawdzająco-kontrolne będziemy przeprowadzali z laptopem w ręku czy z wydrukiem papierowym inwentarza. Ciekaw jestem skąd się biorą doświadczenia Krakowa w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną, skoro żadna z wersji IZY nie opierała się na tej idei. Jeśli doświadczenia te prowadzą kolegów z Krakowa do wniosku, że koszty przesygnowywania odpowiednich jednostek archiwalnych są większe niż zyski, to byłby to ewenement nie tylko w zakresie historii informatyki, ale postępu technicznego w ogóle. Do tej pory bowiem tak bywało, że każdy znaczący wynalazek aby mógł być w całej pełni zdyskontowany wymagał zbudowania odpowiedniej infrastruktury (silnik parowy-lokomotywa-linie kolejowe-dworce, a w końcu rozkłady jazdy). W przypadku komputerów mniej od nakładów materialnych liczy się wysiłek organizacyjny i logistyczny. Jest on w każdej dziedzinie życia ogromny. Byłybyż w świetle domniemanych krakowskich doświadczeń archiwa polskie jedynymi instytucjami na świecie, od których wprowadzenie do użytku komputerów nie wymaga kiwnięcia palcem w bucie nie naruszając uświęconych tradycyjnych rozwiązań metodycznych. Pochylenie się nad tradycją jest ze wszech miar godne szacunku. Gdyby konsekwentnie oddawano jej hołd ludzie do dzisiej żyliby w jaskiniach, co dla równowagi ekologicznej na planecie Ziemia i rozwoju sztuki naskalnej miałoby zbawienne wręcz znaczenie. "Gość" zdecydowanie wyolbrzymia przy tym wysiłek jaki należałoby podjąć w celu przygotowania całego zasobu do posługiwania się w bazach archiwalnych wyłącznie sygnaturą numeryczną. AP w Krakowie liczy wg Sezamu około 600 tys. j.a. (dane na podstawie SEZAMU ogólnopolskiego) z czego przecież nie wszystkie są opatrzone sygnaturą złożoną. Zakładam, że dotyczy to połowy, co chyba i tak jest na wyrost. Pisząc o kilku czy kilkunastu tygodniach zakładałem, że akcja likwidacji sygnatur złożonych w archiwach będzie odbywała się w warunkach powszechnej mobilizacji (vide lustracja). Odsyłając do tego jednego magazyniera nie da się co oczywiste zrobić tego w tak krótkim czasie. Ale już przy dwóch osobach 300 tysięcy jednostek można przesygnować w 300 dni, co w kategoriach czasu archiwalnego jest okresem niebywale krótkim. Gdyby AP w Krakowie miało problemy ze znalezieniem osób gwarantujących wydajność pracy na tym poziomie (oczywiście w warunkach pracy na umowa-zlecenie a nie w rozleniwiających pracobiorców wymiarze godzinowym) to służę pomocą. Poza tym cały problem jawi się jeszcze w innym wymiarze, jeśli sygnaturę złożoną rozłożymy na wzór sugestii zawartych w ISADZie i na osobne pola, pozostawiając pożądany ostatni numeryczny element sygnatury w ostatnim polu. Wtedy może okazać się, że jednostek, które należy przesygnować jest jeszcze mniej. O tym szerzej niżej (cdn...).

[Andrzej Choniawko]

W przeciwieństwie do sposobu sygnowania w archiwach polskich na całej przestrzeni ich istnienia, przygotowanie i przebieg lotów kosmicznych podlega ściśle określonym procedurom i zdecydowanie łatwiej opisać te zjawiska językiem matematycznym, ale jeśli w sprawie interesującego nas algorytmu zwrócicie się Państwo do Billa Gatesa lub choćby pobliskiego Comarchu  to kto wie...Tyle tylko, że taniej wypadłoby zatrudnić do przesygnowywania kilkunastu nawet magazynierów. (Chyba , żeby oprócz Cracovii  p. Filipiak zechciał zasponsorować archiwa państwowe).

[Andrzej Choniawko]

Nie podoba mi się idea umieszczania jednostki XIV -wiecznej na końcu zespołu z XVIII wiecznymi.

Rzeczywiście to jest problem, gdyż jak wykazały najnowsze badania większość uszkodzeń akt i dokumentów jest następstwem nocnych bijatyk między obcymi kulturowo, a sąsiadującymi zbyt blisko siebie w magazynach j. a.

[Andrzej Choniawko]

Uwzględniając większy stopień złożoności tych baz niż bazy IZA okazało się, że proces wprowadzania danych, weryfikacji  kompletności i korekty zapisanych rekordów trwa przynajmniej trzy razy dłużej niż w przypadku, gdyby bazy te były oparte na idei sygnatury alfanumerycznej. W przypadku komputerów mniej od nakładów materialnych liczy się wysiłek organizacyjny i logistyczny.

Poprawiam fragmenty wypowiedzi: chodziło oczywiście o sygnaturę numeryczną, a w następnym zdaniu przed słowem "wysiłek" wypadło słowo "także"

[kocibrzuch]

CHA, CHA, CHA
Tak się jednak nie dogadamy. Co do powodów, dlaczego mi się to nie podoba - patrz wyżej.

Dodam jeszcze, że też wypełniamy MAPĘ i nie odnosimy wrażenia, że wprowadzanie danych trwa trzykrotnie dłużej.

Rzeczywiście posegregowanie może być problemem, jeśli nie ma pola "liczba porządkowa", a sygnatury alfanumeryczne nie są zapisane z użyciem zer na początku liczby. Jest to kłopot.

[Wiesław Filipczyk]

Poza tym pozostaje kwestia niemożności generowania inwentarzy skarbowych w takim układzie, w jakim pozostają fizycznie akta danego zespołu, a przecież dla zarządzania zasobem ma to podstawowe znaczenie niezależnie od tego, czy odpowiednie czynności sprawdzająco-kontrolne będziemy przeprowadzali z laptopem w ręku czy z wydrukiem papierowym inwentarza. Ciekaw jestem skąd się biorą doświadczenia Krakowa w zakresie posługiwania się sygnaturą alfanumeryczną, skoro żadna z wersji IZY nie opierała się na tej idei.

Dyskusja na temat wyższości sygnatury cyfrowej nad alfanumeryczną przypomina, jak to już wcześnie zauważono, polemikę na temat wyższości świąt Bożego Narodzenia nad świętami Wielkanocy. A rozwiązanie problemu, w tym także poruszonej wyżej kwestii inwentarzy skarbowych, jest w gruncie rzeczy proste: przecież wystarczy dodać w bazie danych, poza polem z sygnaturą alfanumeryczną, pole „Lp. j.a. w zespole”. Baza danych IZA nie jest tak rozbudowana jak MAPA czy SCRINIUM, więc nie stanowi to chyba wielkiego problemu. Uniknie się dzięki temu przesygnowywani wielu tysięcy j.a., co w przypadku Archiwum Państwowego w Krakowie jest problem, także ze względu na rozbicie lokalowe (niektóre zespoły są przechowywane w dwóch, a może i nawet trzech lokalach, co z oczywistych powodów nie ułatwia przesygnowywania, a szanse na 1 budynek, w którym możnaby było scalić i odopowiednio ułożyć całość zasobu są zerowe).

[Andrzej Choniawko]

Jedno jest pewne: jednostka musi posiadać unikatową sygnaturę. Jeśłi więc sygnatura składa się z: nr archiwum/nr zespołu/cd nr zespołu/sygnatury to niestety jedynym wyjściem jest przesygnowanie zespołu. A gdyby sygnturę rozbudować? Standard ISAD(G) daje tu pewne możliwości. Opis wielopoziomowy pozwala uwzględnić poziomy pomiędzy zespołem a jednostką - podzespoły, serie, podserie. Gdyby więc sygnturę wzbogacić o wskazanie serii można by zachować powtarzające się sygnatury w zespole.

 I to jest rozwiązanie problemu. Trzeba tylko bez uprzedzeń popracować nad szczegółami. Od razu wszakże trzeba zauważyć, że rozczłonkowywanie sygnatury na pojedyńcze pola właściwe dla każdego jej elementu będzie miało sens wyłącznie w odniesieniu do sygnatur pozbawionych zmieniających się o odniesieniu do każdej jednostki oznaczeń literowych. Wtedy to możemy uzyskać w ostatnim polu  chemicznie czystą sygnaturę numeryczną i według tej sygnatury sortować zespół na potrzeby skarbowe. Wprawdzie nie uzyskamy układu inwentarzowego pokrywającego się z układem fizycznym w skali całego zespołu, ale tylko w obrębie jego poszczególnych części (serii bądż innego rodzaju konglomeratów), ale i tak jest to rozwiązanie o niebo lepsze od tego co niesie nam projekt IZY-5. Wychodząc naprzeciw nieodosobnionym przecież obiekcjom Krakowa można zachować także tradycyjne sygnatury. Po prostu rozróżnić w bazie IZA pola: sygnatura cytowana (stara niezmieniana) i sygnatura identyfikacyjna (nowa do użytku wewnętrznego archiwum). W żadnym przypadku jednak nie da się uniknąć fizycznego przesygnowania j. a. oznaczonych zmieniającymi się  sygnaturami literowymi. Warto zrobić nie tylko z przyczyn o których wyżej, ale także w perspektywie wprowadzania w archiwach kodów kreskowych. Systemy kodów kreskowych po prostu żadnych oznaczeń literowych na wejściu nie tolerują. I chyba lepiej zrobić to teraz, niż z okazji wprowadzania IZY-18.

[mł.pom.magaz.]

Z okazji dyskusji na tym formu nad nową wersją IZY, którą swego czasu dano nam do testowania, kategorycznie stwierdzono w poście podsumowujacym iż, sygnatura bedzie tylko ciągła. Martwi mnie to, że się teraz łamią. Zwlekanie z jednoznaczną decyzją wcale niektórym nie ułatwia pracy bo z racji wygodnictwa mogą w nowych przyjmowanych zespołach stosować sygnatiry alfanumeryczne lub inne łamańce.
I na koniec fajnie prawda wygląda taka sygnatura na rewersie na zamówienie:40/VII/2 t.XIXa (a takie też mieliśmy) a jak by dodać do tego jeszcze PL/nr archiwum/nr zespołu/   z przodu to już wyglada naprawdę super.
Polecam pod rozwagę

[kocibrzuch]

Tu jeszcze raz jaskiniowiec.
Zapewne stoję jednak na straconej pozycji i patrząc w perspektywie 500 czy 1000 lat przesygnowanie jest nieuniknione. I nieuniknione także zaakceptowanie faktu, że cytowanie w literaturze do tej pory sygnatur alfanumerycznych nie jest z konieczności argumentem za ich utrzymaniem, biorąc taką właśnie perspektywę pod uwagę. Podobnie wszystko inne bierze najwyraźniej w łeb, jeśli myślimy o pełnej komputeryzacji i realizowaniu zleceń w magazynie przez maszyny posługujące się kodami kreskowymi - kiedyś tam (co na razie jest science-fiction, tak samo jak nowy/jeden budynek zresztą).
Poniekąd się z tym już dawno pogodziłem.
Przesygnowanie jednak z całą pewnością potrwa u nas długo i będzie wymagało zaangażowania wielu osób (o zatrudnianiu studentów lub osób na zlecenie wolę nie myśleć). Nie zajmie kilku tygodni i będzie kosztowne. Z tego faktu chyba dalej nie wszyscy zdają sobie sprawę (sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu), konieczna byłaby istotnie osobista wizyta w krakowskich magazynach w 5 różnych oddziałach aktowych.
Howgh!

[Wojciech Woźniak]

witam

sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu

To robi wrażenie. Rozumiem, że są to zespoły już dawno opracowane. Rzeczywiście ich przesygnowanie byłoby nie lada wyzwaniem. Może warto więc bez uprzedzeń podejść do kwestii sygnatury alfanumerycznej? Jak sądzę owe zespoły jako opracowane w poprzedniej epoce mają układ w magazynie identyczny z ukłądem inwentarzowym. W takiej sytuacji układ skarbwy jest taki sam, jak w iwentarzu, a więc przy pozostawieniu sygnatury alfanumerycznej nie powinno być problemu z wygenerowaniem odpowiedniego spisu dla celów kontrolnych. Oczywiście mówię tylko o zastosowaniu ustępstwa wobec starych inwentarzy, które będą wpisywane do baz danych. Przy nowych inwentarzach należałoby stosować wyłącznie sygnaturę numeryczną, aby zachować możliwość generowania układów skarbowych, które - jak słusznie zauważa pan Andrzej Choniawko - są niezwykle istotne przy sygnaturze skaczącej.
Drugą sprawą są natomiast powtarzające się sygnatury. Tu rozwiazania są dwa: przesygnowanie, lub wprowadzenie poszerzonej sygnatury (co zresztą też może oznaczać przesygnowanie jednsotek!).
Trzecia sprawa: wykorzystanie w archiwum osób pracujących na umowę-zlecenie. Interesujące i obiecujące, choć u nas dotychczas nie było to praktykowane.

[Kazimierz Schmidt]

IFAR zaczyna być coraz częściej miejscem żywej dyskusji. I to jest chyba ... sukces. Bez względu kto ma tu rację. Dopiero teraz znalazłem czas na przeczytanie dyskusji od pewnego czasu (tj. od czasu jak sprzeciwiłem się zdecydowanym poglądom przeciwstawiającym się zezwoleniu na pozostawienie kiedyś tam nadanych sygnatur). Tak mi się zdawało, że sprawa zakończona, aż tu dowiedziałem się że się nie znam bo nie mam praktyki...
Super!
Otóż w archiwum "tradycyjnym" praktyki faktycznie nie mam i dlatego właśnie powołałem się na przykłady "najczęściej uznane". Ale widziałem także inwentarze książkowe z APW (już trudno niech się zaraz odezwie ktoś z APW że i tu nie pracowałem zawierające sygnatury z najróżniejszymi literkami... I poglądy mieli krakowskie (odezwijcie się!). Moje doświadczenie praktyczne ogranicza się do archiwum audiowizualnego, w którym znajdowało się ledwie klikaset tysięcy najróżniejszych nośników danych - i faktycznie sygnatury były (są!) najróżniejsze np. W-507, BM-12345/K, BC1200, 50003/D itp. I problem! Jak to sortować żeby było po kolei na ekranie albo na wydruku? Dla informatyków sprawa była załkiem prosta: wystarczy wpisywać do systemu sygnatury jakie są tylko BEZ myślników, ukośników itd. Jak działał system? Przed sortowaniem "podzielił" sygnatury w następujący sposób:
1. odizoluj litery początkowe = szukaj w sygnaturze do pierwszego znaku który nie jest cyfrą
2. wpisz odizolowane litery do odzielnego pola
3. odizoluj cyfry = szukaj w sygnaturze do pierwszego znaku który jest cyfrą
4. wpisz wyizolowane litery do odzielnego pola
5. odizoluj kolejne litery = szukaj w pozostałej części sygnatury do do pierwszego znaku który nie jest cyfrą
6. itd.
Przy sortowaniu sortuj w kolejności wyizolowanych pól. Wyświetlaj jednak   sygnaturę jako całość.
W ten sposób system potrafił posortować sygantury w kolejności:
B3456
BM30000
W357
W357A
W358
W358B
itd...

Mam też doświadczenie w bibliotece w której było kilkaset tysięcy druków zwartych i kilkanaście tysięcy czasopism. Tam to dopiero były (są!) sygnatury! Np. S-1268[34:650]. Super nie?
I po co to piszę? Otóż niekomu nie przyszło do głowy żeby zmieniać raz nadaną sygnaturę. Po prostu nie było na to czasu.

Magazynier musiał umieć znaleźć owe BM-12345/K, W-507, czy S-1268[34:650]. Swoją pracę zaczynałem właśnie od magazynu...

Zresztą problem sygnatury alfanumerycznej nie ma większego znaczenia jeśli chodzi o użytkowników. Oni nie prowadzą poszukiwań sygnatur spełniających określone kryteria, nie będą sortować bazy danych według sygnatur, tylko szukają określonych informacji w aktach, a więc nie kolumna sygnatura jest dla nich najważniejsza, ale opis zawartości. Sygnatura będzie ich interesować dopiero przy zamawianiu akt.

Gościu jesteś wielki! O to własnie chodzi. To dla użytkowanika pracujemy.

Skoro moje poglądy spotkały się z tak poważnymi zarzutami to jeszcze pytania: po co wporwadzono konieczność zgodności układu inwentarza skarbowego z układem fizycznym zespołu? I dlaczego archiwa nie mogą być zwolnione z tej czynności w dającym się przewidzieć czasie? Zadaję te pytania jako laik wywodzący się z biblioteki i archiwum audiowizualnego. Otóż w bibliotece takiego układu nie było (stare druki były wyłaczone do innego pomieszczenia, łamiąc fizyczny układ (!) i nikomu to nie przeszkadzało) a biblioteka działała znakomicie...
Telewizja też znajduje odpowiednie taśmy do emisji co widac na antenie, a nikomu nie przychodzi do głowy robienie sortowania w systemie po sygnaturach... bo po co? Chociaż, jak napisałem system na to pozwala.
Przepraszam: jest wyjątek - sortuje się po sygnaturach nośników żeby przekazać spis materiałów archiwalnych do ADM-u. Mam jednak nadzieję  że już niedługo będzie się w takich przypadkach sortować po identyfikatorach audycji a nie po sygnaturach nośników, ale to już zupełnie inne zagadnienie...
Pozdrawiam wszystkich moich przeciwników. Zwłaszcza tych z Krainy Podziemnych Pomarańczy, skąd i moja rodzina pochodzi.

[Andrzej Choniawko]

sygnatury alfanumeryczne stanowią u nas przytłaczającą większość, a nie 50% zasobu

  Według Sezamu 2004 tylko 145 478 j. a. to w AP w Krakowie jednostki opracowane i tylko w odniesieniu do tych (zakładając, że wszystkie posiadają sygnaturę złożoną) odnosiłby się ewentualny wymóg przesygnowania, więc nie przesadzajcie złociutcy. Nadanie sygnatur całej reszcie dokonowywałoby się w ramach normalnej procedury opracowywania poszczególnych zespołów. Tak czy inaczej zamiar odkładania zrobienia czegoś, co da się zrobić w ciągu kilku lat (przy irracjonalnym wstręcie do kapitalistycznego wymysłu jakim jest out-sourcing), na 500 do 1000 lat przebija swą oryginalnością  wszelkie rekordy będące udziałem pracoholików inaczej. Tej wizji nawet budowniczowie autostrad w Polsce nie ośmieliliby się skopiować.

[Andrzej Choniawko]

Trzecia sprawa: wykorzystanie w archiwum osób pracujących na umowę-zlecenie. Interesujące i obiecujące, choć u nas dotychczas nie było to praktykowane.

  Nie było to praktykowane, bo w archiwach państwowych  relacja koszty - efekt, jest nic nie znaczącą abstrakcją. Tymczasem w przedsiębiorstwach i instytucjach, gdzie jest inaczej korzystanie z usług w systemie prac zleconych jest coraz szersze. W archiwach zamiast rozbudowywać etaty należałoby przekazać część zadań (przepisywanie inwentarzy czy proste prace magazynowe nadają się do tego idealnie) na zewnątrz w zdecydowanie bardziej efektywnym i tańszym systemie prac zleconych, a zaoszczędzone w ten sposób środki przynajmniej w znaczącej  części przeznaczyć na podwyżki płac dla pozstających w tej samej liczbie pracowników etatowych.

[Andrzej Choniawko]

Zadaję te pytania jako laik wywodzący się z biblioteki i archiwum audiowizualnego.

  Największy wszakże laik powinien dostrzegać różnicę między biblioteką a archiwum. Biblioteka składa się z książek czy też innych obiektów z których każdy odznacza się unikalnymi właściwymi tylko sobie cechami, natomiast w archiwach zasób składa się z jednostek archiwalnych, które posiadają obligatoryjne wspólne właściwości z j. a. wchodzącymi w skład tego samego zespołu akt. Mało tego są one w ramach tychże zespołów uporządkowane według pewnych kryteriów.  Wszystkie te okoliczności te muszą być odzwierciedlone poprzez określony system sygnowania danego zespołu. Cały wywód odwołujący się do doświadczeń bibliotecznych czy archiwów gdzie  nie występują konglomeraty obiektów w postaci zespołów  jest w związku z tym bezprzedmiotowy. Ponieważ nadal pływamy w suchym basenie proponuję przeprowadzenie eksperymentu mogącego rozstrzygnąć w duchu filozofii amerykańskiego pragmatyzmu (James, Dewey), która legła u podstaw rozwoju tego kraju, nasze spory. Wytypujmy metodą losową liczący np. około 2 tys. j. a. zespół oznaczony sygnaturami złożonymi z a,b i wszelkimi innymi możliwymi ozdobnikami. Inwentarz kartkowy takiego zespołu (tu uprasza się o pomoc inne archiwa, bo w Poznaniu wszystkie zespoły kartkowe mamy już w IZIE) zostanie wprowadzony do IZY w wersji obecnie proponowanej, sprawdzona zostanie kompletność wprowadzonych rekordów w stosunku do liczby realnie składających się na niego j.a. oraz przeprowadzona korekta literowa a następnie odszukanie "pomyłkowo" źle umiejscowionych fizycznie kilku j.a. Te same czynności zostaną powtórzone w odniesieniu do wersji IZY 5 z sygnaturą alfanumeryczną, ale rozczłonkowaną na kilka pól, oraz do IZY 5 z dodatkowym polem liczba porządkowa proponowanej przez p. Filipczyka a w końcu tenże zespół zostanie  wprowadzony do IZY 4 z sygnaturą numeryczną z tym, że przedtem zostanie poddany odpowiadnim czynnościom przesygnowania j. a. w celu uzyskania sygnatury numerycznej od 1 do n. Taka metoda, która okaże się najmniej czasochłonna i tym samym w najmniejszym stopniu obciążająca podatników powinna stać się obowiązująca wszystkie archiwa państwowe. Oczywiście założenie wsępne: osoby wprowadzające powinny dysponować zbliżonymi umiejętnościami technicznymi.