baza danych IZA 6.0

[Anna Laszuk]

Nie tylko Pan ją wolał. Niektórzy chyba nadal ją wolą i stosują.
A odpowiadając na uwagi dotyczące rozmieszczenia informacji w różnych formularzach -  przypominam, że bazy zrobione w programie Access i przesyłane do archiwów nie mają postaci skompilowanej. Można w nich dokonywać potrzebnych zmian - modyfikować formularze, kwerendy, raporty. Nie można jedynie zmieniać struktury tabel, bo to utrudnia lub uniemożliwia w konsekwencji scalanie danych przed ich wspólnym udostępnieniem.

[kocibrzuch]

W formularzu wyników wyszukiwania pole uwagi ma ograniczenie wyświetlania do 256 znaków. Jak to zmienić?

[Robert]

W formularzu wyników wyszukiwania pole uwagi ma ograniczenie wyświetlania do 256 znaków. Jak to zmienić?

Rzuciłem okiem na tę kwestię i chyba nic z tego. Standardowe połączenia tabel w kwerendzie, bez konstrukcji wyrażeń. Wygląda na to, że Access przy indeksowaniu może utworzyć łącze jedynie do pierwszych 255 znaków i w kwerendzie nie ma znaczenia
czy odnosi się do pola Tekst czy pola Nota/memo w tabeli. W widoku projekt nie widzę niczego, co możnaby zmienić w tej materii, a pole Uwagi w tabeli głównej jest ustawione jako "Nota". W wolnej chwili jeszcze sprawdzę.

[kocibrzuch]

Bardzo dziękuję.
Rozumiem, że ZOSiA takiego numeru mi nie wytnie.

[Wojciech Woźniak]

Nie wytnie 

[Rafał Rufus Magryś]

oj nie ... ręczę za to

[Karmeliusz Gebauer]

Szczerze mówiąc mam nieodparte wrażenie, że niektóre z tych baz robili czyści teoretycy którzy nie skalali swoja ręką porządkowania żadnej jednostki. Może to mocno brzmi ale tak wg mnie jest. Takie rozbudowywanie baz niczego dobrego nie wróży nadgonieniu porządkowania i inwentaryzacji. Nigdy nie wyjdziemy na prostą.

[Andrzej Choniawko]

Na stronie archiwa.gov.pl ukazała sie informacja o planowanej w NDAP dyskusji wokół referatu p. H. Staszewskiej z AP Poznań pt. "Kierunki zmian w obowiązujących przepisach metodycznych w archiwach państwowych w kontekście wdrożenia zintegrowanego systemu informacji w archiwach państwowych - wybrane propozycje". Referat ten był przedmiotem zebrania naukowego w marcu 2008 r. w AP Poznań stąd też z oczywistych względów znam  jego treść. Wykracza ona zdecydowanie poza wskazany w tytule kontekst. Znaczna część z postulowanych przez H. Staszewską zmian w przepisach metodycznych w archiwach państwowych powinna dokonać się nie dopiero przy okazji wdrażania Zosi, ile z racji przestrzegania narzuconych przez ogólną metodologię nauk najprostszych prawideł logiki. Autorzy różnego rodzaju przepisów składających się na instrumentarium metodyczne archiwistyki przez całe lata dość oszczędnie korzystali z owych prawideł. Można z dużą dozą prawdopodobieństwa przypuszczać, że wiecowo-referendalny sposób wypracowywania przepisów metodycznych w połączeniu z wyjątkową awersją do korzystania z zewnętrznych opinii eksperckich sprzyjał utrwalaniu się tego stanu rzeczy. Wydawać by się mogło, że nawet tak nieskomplikowana kwestia, jak opis fizyczny jednostek archiwalnych, nie powinna nastręczać większych  problemów z przestrzeganiem elementarnych rygorów logiki .Tymczasem nawet na tym poziomie tak się niestety nie działo. Mam nadzieję, że postulowane przez H. Staszewską zmiany nie zostaną utopione w niekończących się dyskusjach w ramach komisji, podkomisji, zespołów, podzespołów itp. a archiwistyka polska wkroczy na ścieżkę pozwalającą jej opuscić pozycję jednego z głównych beneficjentów reguł logiki rozmytej wśród różnych dyscyplin wiedzy humanistycznej.

[Anna Laszuk]

Szczerze mówiąc mam nieodparte wrażenie, że niektóre z tych baz robili czyści teoretycy którzy nie skalali swoja ręką porządkowania żadnej jednostki. Może to mocno brzmi ale tak wg mnie jest. Takie rozbudowywanie baz niczego dobrego nie wróży nadgonieniu porządkowania i inwentaryzacji. Nigdy nie wyjdziemy na prostą.

Faktycznie, mocno brzmi. I prawdziwe jest, zapewne, Pana odczucie, natomiast stan faktyczny jest inny. Większość autorów pracuje w archiwach i wszyscy, chyba poza informatykiem Markiem Kuczyńskim, porządkowali lub porządkują zespoły archiwalne.
Zwracam uwagę, że potrzeby i chęci opisywania archiwaliów bywają różne. Rozbudowane formularze w bazach inwentarzowych miały zaspokoić wiele zgłaszanych postulatów, co p. Choniawko nazwał "wiecowo-referendalnym sposobem wypracowywania przepisów metodycznych" przez zespoły naukowe, gdyż w dużej mierze bazy były dostosowywane do wskazówek metodycznych. Natomiast minimalny wykaz pól obowiązkowych miał umożliwić podstawową inwentaryzację.
O które bazy Panu chodzi? Może można będzie je poprawić, jeśli nie wchodzą do pierwszej wersji systemu ZoSIA.

[Henryk Niestrój]

W związku z tym, że swego czasu nie uzyskałem odpowiedzi, ponawiam swoje pytanie. Otóż mój problem przedstawia się następująco:

Podczas uzupełniania indeksów w bazie IZA, zawsze przy pierwszych rekordach, a czasem podczas dalszej pracy, pojawia się błąd z następującym komunikatem:

Aparat bazy danych Microsoft Jet zatrzymał proces, ponieważ inny użytkownik próbuje jednocześnie zmienić te same dane

Próba przejścia do jakiejkolwiek inne rubryki generuje kilkakrotne ponowienie tegoż komunikatu, po czym po kilkunastu lub kilkudziesięciu kliknięciach na OK, błąd ustępuje. Naturalnie nikt nie próbuje zmieniać tych danych. Zdarza się że nawet nikt inny nie uzupełnia w tym czasie bazy.

Przypuszczam, że problem może wynikać z tego, że jeden z komputerów w sieci, na którym się też normalnie pracuje, jest serwerem.
Zwracam się prośbą o pomoc, ponieważ nasz informatyk od 2 lat potrafi rozwiązać tego problemu. Możliwe, że w ogóle nierozwiązywalnego?

[Robert]

W związku z tym, że swego czasu nie uzyskałem odpowiedzi, ponawiam swoje pytanie. Otóż mój problem przedstawia się następująco:

Podczas uzupełniania indeksów w bazie IZA, zawsze przy pierwszych rekordach, a czasem podczas dalszej pracy, pojawia się błąd z następującym komunikatem:

Aparat bazy danych Microsoft Jet zatrzymał proces, ponieważ inny użytkownik próbuje jednocześnie zmienić te same dane

Próba przejścia do jakiejkolwiek inne rubryki generuje kilkakrotne ponowienie tegoż komunikatu, po czym po kilkunastu lub kilkudziesięciu kliknięciach na OK, błąd ustępuje. Naturalnie nikt nie próbuje zmieniać tych danych. Zdarza się że nawet nikt inny nie uzupełnia w tym czasie bazy.

Przypuszczam, że problem może wynikać z tego, że jeden z komputerów w sieci, na którym się też normalnie pracuje, jest serwerem.
Zwracam się prośbą o pomoc, ponieważ nasz informatyk od 2 lat potrafi rozwiązać tego problemu. Możliwe, że w ogóle nierozwiązywalnego?

Spróbujemy coś poradzić. Zakładam, ze problem istnieje na każdym komputerze, z którego wchodzi się do bazy.
Na początek (bazy zamknięte!) proponuję sprawdzić czy na serwerze w katalogu baz, w którym są pliki z danymi (np. izadane.mdb etc. w zależności jak macie system bazodanowy zorganizowany), czy nie ma przypadkiem pliku z rozszerzeniem *.ldb (izadane.ldb etc.). Jeśli jest - usunąć. Możliwe, że kiedyś wystąpił jakiś błąd i program nie zakończył poprawnie pracy. Przy próbie edycji może wyświetlać taki komentarz i niekoniecznie chodzi tu o drugiego użytkownika, tylko o równolegle działający gdzieś w tle proces edycji.

Jeśli z powyższym jest porzadek, spróbować można naprawić bazę. (Najpierw kopia zapasowa obowiązkowo!)
Wchodzimy do bazy. Z górnego Menu "Narzędzia" ---> "Narzędzia bazy danych" ---> Kompaktuj i napraw bazę danych. (Wg MS Office 2003; w wersji 2000 powinno być podobnie)
Parę słów na ten temat:

Narzędzie Kompaktuj i napraw

Narzędzie Kompaktuj eliminuje puste miejsce w istniejącej bazie danych, tworząc nową docelową bazę danych i kopiując każdy obiekt ze starej bazy danych do nowej. Jeśli zostanie wybrana opcja kompaktowania bazy danych do oryginalnej bazy danych o tej samej nazwie zamiast do nowej bazy danych, narzędzie Kompaktuj tworzy tymczasową bazę danych, eksportuje obiekty z oryginalnej bazy danych do tymczasowej bazy danych, usuwa oryginalną bazę danych i zmienia nazwę tymczasowej bazy danych na nazwę oryginalnej bazy danych.

Narzędzie Napraw próbuje naprawić w bazie danych tylko tabele, kwerendy i indeksy. Nie próbuje naprawić uszkodzonych formularzy, raportów, makr czy modułów. Poniżej podano listę akcji, które wykonuje narzędzie Napraw. ?   Reorganizowanie stron tabeli, aby zostały umieszczone na sąsiednich stronach bazy danych. W wyniku tego zwiększa się wydajność, ponieważ tabele w bazie danych nie są już pofragmentowane.
?   Zwolnienie nieużywanego miejsca na dysku, utworzonego po usunięciu obiektów i rekordów. Gdy obiekty lub rekordy są usuwane z bazy danych, miejsce przez nie zajmowane jest oznaczane jako dostępne dla nowych obiektów bazy danych. To oznacza, że jeśli baza danych nie zostanie skompaktowana, rozmiar bazy danych nigdy się nie zmniejszy. Zaleca się częste kompaktowanie baz danych zawierających często dodawane, usuwane i aktualizowane obiekty.
?   Resetowanie zwiększającego się pola Autonumerowanie tak, że kolejna przydzielona wartość będzie o jeden większa od najwyższej wartości w pozostałych rekordach. Na przykład, jeśli wszystkie rekordy bazy danych zostały usunięte, po skompaktowaniu bazy danych wartość pola Autonumerowanie podczas dodawania nowego rekordu przyjmie wartość 1. Jeśli największą wartością pola Autonumerowanie będzie 50, po skompaktowaniu, podczas dodawania nowego rekordu pole przyjmie wartość 51. Należy zauważyć, że tak się stanie nawet wtedy, gdy rekordy zawierające wartości wyższe niż 50 zostały wcześniej dodane, ale przed kompaktowaniem usunięte.
?   Ponowne generowanie statystyki tabel używanej z procesie optymalizacji kwerend. Te statystyki mogą po pewnym czasie stać się nieaktualne, zwykle wtedy, gdy została cofnięta transakcja lub jeśli baza danych nie była poprawnie zamknięta z powodu utraty zasilania lub awarii całkowitego zamknięcia programu korzystającego z aparatu Microsoft Jet przed wyłączeniem komputera.
?   Flagowanie wszystkich kwerend, aby zostały ponownie skompilowane podczas następnego wykonania kwerendy. To jest ważne, ponieważ statystyka bazy danych może ulec zmianie i uprzednio skompilowane kwerendy mogą mieć nieprawidłowy plan kwerendy.

Baza danych nie może być otwarta przez innych użytkowników.

Odzyskiwanie uszkodzonej bazy danych

Następujące kroki przedstawiają ogólną metodę naprawiania uszkodzonej bazy danych: 1.   Utwórz kopię uszkodzonego pliku bazy danych (mdb) w postaci kopii zapasowej.
2.   Usuń plik ldb, jeśli jest obecny. Przed jego usunięciem należy zamknąć odpowiadający mu plik mdb.

Plik ldb jest używany do ustalania, które rekordy są zablokowane we współużytkowanej bazie danych i przez kogo. Jeśli baza danych jest otwarta dla współużytkowania, tworzony jest plik ldb o takiej samej nazwie, co odpowiadająca mu baza danych (mdb). Na przykład, jeśli zostanie otwarta (do współużytkowania) przykładowa baza danych Northwind.mdb w folderze c:\Msoffice\Access, w tym samym folderze zostanie automatycznie utworzony plik Northwind.ldb. Plik ldb jest automatycznie usuwany po zakończeniu pracy z bazą danych przez ostatniego użytkownika z wyjątkiem dwóch przypadków -- gdy ostatni użytkownik nie ma uprawnień do usuwania w folderze zawierającym plik mdb lub gdy baza danych jest uszkodzona. Plik ldb zawiera listę użytkowników, którzy mają otwartą bazę danych.

źródło

I na koniec - mało optymistyczne, ale miejmy nadzieję, że się nie potwierdzi:

Jeśli kompaktowanie i naprawa nie powiodą się, pojawi się odpowiedni komunikat. To będzie oznaczać, że uszkodzenia są poważne i nie mogą być usunięte.

Ewentualnie można jeszcze raz zaimportować tabele z pliku z danymi (tj. tu usunąć połączenia tabel z pliku programu bazy danych i raz jeszcze dokonać ich połączenia z danymi). Możliwe, że albo uszkodzony jest plik .mdb z danymi (chyba, że nie były zgłaszane ze strony NDAP jakiekolwiek błędy po wysłaniu danych), albo sam program iza.mdb. Nie sądzę, aby miało to związek ze strukturą sieci komputerowej i serwerem. U nas w AP również serwer plików wykorzystywany jest do regularnej pracy.
Problemem raczej mogłyby być kwestie stricte techniczne: karty sieciowe, przewody sieciowe (RJ45), routery, koncentratory, switche itp. Jeżeli podobne problemy nie występują w przypadku innych programów działających na linii klient<->serwer, lub baz, np. SEZAM (jak sądzę podobnie jest zorganizowany - plik z danymi na serwerze), to przyczyna na 99% tkwi w samej bazie IZA.

Proszę dać znać, czy cokolwiek z powyższego było brane pod uwagę. Jeśli nie - czy zadziałało. Może coś wykombinuję.

Pozdrawiam
Robert
APT O/W

[Henryk Niestrój]

Dziękuję za szybką reakcję.
Wypróbowaliśmy powyższe sposoby, przetestowaliśmy...
Niestety, nie zadziałało 
Generalnie nie jest to problem uniemożliwiający pracę, ale mimo wszystko denerwujący. Pojawia się regularnie tylko przy drugim, czasem trzecim rekordzie. Niemniej od czasu do czasu daje znać o sobie częściej 

[Robert]

Czy przy wchodzeniu do bazy z serwera (tak, żeby zarówno plik danych, jak i plik programu były na jednym komputerze) pojawia się taki błąd? Jeśli tak, to faktycznie coś się uszkodziło. Pytanie tylko czy plik danych, czy program...

Podeślijcie plik z danymi do AP Włocławek (email podałem w wiadomości prywatnej). Spróbuję zamontować u siebie i zdam relacje.


Pogrzebałem jeszcze na stronach obcojęzycznych. Jest pewien alternatywny programik do kompaktowania: http://support.microsoft.com/kb/273956/PL/ ----> JETCOMP.exe
Jak widzę, działa tylko z bazami Access2000, ale nie powinien mieć problemu z plikiem danych. Oczywiście wszystko próbujemy mając kopię zapasową.
Tak czy siak z chęcią rzucę okiem na ów plik.

[Kajka]

Na stronie archiwa.gov.pl ukazała sie informacja o planowanej w NDAP dyskusji wokół referatu p. H. Staszewskiej z AP Poznań pt. "Kierunki zmian w obowiązujących przepisach metodycznych w archiwach państwowych w kontekście wdrożenia zintegrowanego systemu informacji w archiwach państwowych - wybrane propozycje". Referat ten był przedmiotem zebrania naukowego w marcu 2008 r. w AP Poznań stąd też z oczywistych względów znam  jego treść. Wykracza ona zdecydowanie poza wskazany w tytule kontekst. Znaczna część z postulowanych przez H. Staszewską zmian w przepisach metodycznych w archiwach państwowych powinna dokonać się nie dopiero przy okazji wdrażania Zosi, ile z racji przestrzegania narzuconych przez ogólną metodologię nauk najprostszych prawideł logiki. Autorzy różnego rodzaju przepisów składających się na instrumentarium metodyczne archiwistyki przez całe lata dość oszczędnie korzystali z owych prawideł. Można z dużą dozą prawdopodobieństwa przypuszczać, że wiecowo-referendalny sposób wypracowywania przepisów metodycznych w połączeniu z wyjątkową awersją do korzystania z zewnętrznych opinii eksperckich sprzyjał utrwalaniu się tego stanu rzeczy. Wydawać by się mogło, że nawet tak nieskomplikowana kwestia, jak opis fizyczny jednostek archiwalnych, nie powinna nastręczać większych  problemów z przestrzeganiem elementarnych rygorów logiki .Tymczasem nawet na tym poziomie tak się niestety nie działo. Mam nadzieję, że postulowane przez H. Staszewską zmiany nie zostaną utopione w niekończących się dyskusjach w ramach komisji, podkomisji, zespołów, podzespołów itp. a archiwistyka polska wkroczy na ścieżkę pozwalającą jej opuscić pozycję jednego z głównych beneficjentów reguł logiki rozmytej wśród różnych dyscyplin wiedzy humanistycznej.

Mówi się, że młyny archiwalne mielą powoli. W tym przypadku to określenie nabiera nowego wymiaru. Od referatu Hanny Staszewskiej w którym postulowała modernizację przepisów metodycznych minęło 8 (OSIEM!!!) lat  . Miejmy nadzieję, że procedowanie prepisów w trybie wiecowo - referendalnym jest już za nami