Przyjmowanie akt do a.z.-plastikowe koszulki

[inka]

Witam.
podlegam pod rozporządzenie z 2011 r. W zeszłym roku została zlikwidowana nasza jednostka organizacyjna. Dokumentacja została przygotowana przez firmę zewnętrzną do przekazania nam, gdyż jesteśmy organem założycielskim. Wśród dokumentacji znalazła sie taka o okresie przechowywania powyżej 10 lat. U siebie wymagam, aby z takich teczek usuwać plastikowe koszulki, bo to wynika z instrukcji archiwalnej. Czy mogę wymagać tego również od jednostki organizacyjnej, której nasze przepisy nie obowiązują? Jeśli tak, to na jakiej podstawie? Czy wystarczy fakt, iż my mamy takie standardy i oni muszą się dostosować do tego co obowiązuje w naszym archiwum?

[EwelinaP]

W par. 15 instrukcji archiwalnej, w jednym z podpunktów wyraźnie napisano, że usunięciu podlegają wszelkie elementy metalowe i plastikowe, w tym koszulki. Ja wymagam usunięcia koszulek w przypadku każdej dokumentacji, niezależnie od kategorii. Dotyczy to także plastikowych obwolut. Co do wymagań stawianych jednostce, to mówi o tym rozdział 4 instrukcji kancelaryjnej. W punkcie 4 jest napisane, że przekazanie następuje "w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej". Ergo - można wymagać od osób przygotowujących dokumentację, by usuwały koszulki 

[Tomciaz]

Także z praktycznego punktu widzenia lepiej jest usuwać koszulki przy kat. B, ponieważ po przekazaniu dokumentacji do zniszczenia papiernie nie chcą przyjmować żadnych dokumentów do zniszczenia z zawartością plastikowych czy gumowych materiałów biurowych z uwagi na możliwość uszkodzenia maszynerii (zapychanie sit). A oczyszczanie kilkuset kilogramów makulatury przy taśmie nie należy do szczególnie rozrywkowych zajęć, więc lepiej uprzednio zadbać o stan makulatury

[inka]

pięknie dziękuję za odpowiedzi:) nie będą zbyt szczęśliwi jak im zakomunikuję poprawki, ale porządek w archiwum musi być;)

[szycha]

Co do wymagań stawianych jednostce, to mówi o tym rozdział 4 instrukcji kancelaryjnej. W punkcie 4 jest napisane, że przekazanie następuje "w trybie i na warunkach, o których mowa w instrukcji archiwalnej". Ergo - można wymagać od osób przygotowujących dokumentację, by usuwały koszulki 

A ja się z Tobą EwelinaP nie zgodzę według mnie rozdział 4 "naszej" instrukcji archiwalnej odnosi się do "podmiotu" rozumianego jako "nasza" własna jednostka(urząd gminy, miasta)

Do likwidowanych jednostek właściwe byłoby zastosowanie Ustawy archiwalnej, a dokładnie Art. 51u ust. 6
"Dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania
powinna być przed przekazaniem uporządkowana; do porządkowania dokumentacji
stosuje się odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2,
z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym
numerem."

A że Art. 5. ust. 2 odsyła nas z kolei do ROZPORZĄDZENIE MINISTRA KULTURY
z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a dokładnie do porządkowania tych dokumentów jako kat. A a "z wyłączeniem obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem".

[EwelinaP]

No to ja muszę się uderzyć w pierś i pochylić z szacunkiem głowę. Oczywiście, że chodzi o nasz własny podmiot. Nie doczytałam, a zaczęłam się wymądrzać... Przepraszam za ten oczywisty błąd. Ale genaralnie wnioski i tak mamy takie same - koszulki należy usuwać