Rzeczowy wykaz akt - rozbudowa

[Bożena24]

Jak można rozszerzyć jednolity rzeczowy wykaz akt? Wystarczy napisać do AP pismo z prośbą o wyrażenie zgody?

[Necho]

Rozszerzenie wykazu akt powinno się uzgadniać z archiwum państwowym.
Nie wystarczy więc wysłać samo pismo, lecz należy do niego załączyć także projekt zmian.

[Bożena24]

A czy to prawda, ze na rozszerzenie IV i V stopnia podzialu nie trzeba zgody AP tylko można to robić dowolnie samemu?

[Ewa33]

Zakres regulacji tych zagadnień opisany powinien być w instrukcji kancelaryjnej.
Najczęściej samodzielność jednostki organizacyjnej w dokonywaniu zmian w jednolitym rzeczowym wykazie akt ograniczona jest do rozbudowy tzw. klas końcowych. Klasa końcowa to klasa, dla której określono kwalifikację archiwalną. Oznacza to, że nie istotne jest czy jest na trzecim, czwartym, czy innym rzędzie podziału. Istotne jest, czy posiada określoną kategorię archiwalną. Jeszcze jedno rozbudowa nie może wpływać na zmianę tej ustalonej kategorii archiwalnej.

W innych wypadkach jak dodanie klas czy ich zmiana wymaga uzgodnienia z archiwum państwowym. W razie wątpliwości lepiej wysłać całość zmian do archiwum.

Jeżeli powyższe wyjaśnienia będą niejasne, to mogę zamieścić ich wersję obrazkową 
Pozdrawiam

[muniekdm]

Wiadomo, że opracowany przez archiwistę wykaz akt zatwierdza Ap. A czy prezes lub dyrektor może w blokować jego wprowadzenie twierdząc, iż jest nieprawidłowo zrobiny,gdyż jest niezgodny ze strukturą organizacyjną,  chociaż rzeczowy wykaz akt jest sporządzony poprawnie? U mnie pojawiła się taka właśnie sytuacja.

[Jarek]

Wiadomo że rzeczowy wykaz akt kierownik jednostki wprowadza w porozumieniu z dyrektorem archiwum państwowego. Porozumienie ma to do siebie że wymaga zgody obu stron na jakieś rozstrzygnięcie (w tym wypadku kształt jrwa). Coś tu jest nie tak bo w końcu to zwykle kierownik jednostki przedstawia swój projekt jrwa dyrektorowi ap, a nie odwrotnie.

[evje]

Należałoby spróbować wytłumaczyć Panu Dyrektorowi, że (o ile mnie pamięć nie myli) od 1963 roku mamy rzeczowe wykazy akt, a nie strukturalne. Nie muszą być one zatem zgodne ze strukturą organizacyjną instytucji której dotyczą. Warto jednak zauważyć, że niektóre hasła będą typowe dla określonej komórki. Może stąd wątpliwości dyrekcji.

[muniekdm]

Tłumaczyć można, tylko, aby ta osoba to zrozumiała.  Ta krytyka wynika raczej z faktu zrzucenia prowadzenia teczek i stosowania normatywów na inne osoby i inną komórkę organizacyjną. Jak się nie ma o czymś pojęcia to najlepiej powiedzieć, że coś jest źle i ja się do tego stosować nie będę.

[muniekdm]

Ciekawi mnie kwestia zatwierdzenia instrukcji i RWA. Wiadomo, że wysyła się to wszystko do właściwego AP. Czy teraz to wszystko trafia dalej do NDAP, bo słyszałem, że teraz oni też muszą się wypowiedzieć. Jak teraz wygląda procedura i ile czasu może to trwać.

[Tomciaz]

A czy to prawda, ze na rozszerzenie IV i V stopnia podzialu nie trzeba zgody AP tylko można to robić dowolnie samemu?

Tytułem dygresji mam pytanie: naprawdę funkcjonują gdzieś wykazy więcej niż 4-rzędowe?

[Rovan]

Funkcjonują, choć z mojego doświadczenia wynika, ze AP krzywo na nie patrza przy zatwierdzaniu.