Składnica akt w OPS

[janusz290]

Witam serdecznie!
Pracuje w Ośrodku Pomocy Społecznej i przypadło mi zajęcie się składnicą akt .
Na początek mam jedno pytanie.
Czy może mi ktoś odpowiedzieć  w jaki sposób mam archiwizować teczki podopiecznych w których znajdują się m.in. wywiady środowiskowe, decyzje administracyjne, kserokopie dokumentów, faktur, itp. Powiem szczerze że nie mam pojęcia jak się do tego zabrać!!

[Jarek]

Ale co chcesz właściwie robić z tymi teczkami? Rada jest tradycyjnie jedna, a właściwie dwie - skontaktuj się z archiwum państwowym na Twoim terenie i zrób kurs archiwalny. Aha, zacznij od popytania u siebie w pracy o przepisy - instrukcja kancelaryjna, wykaz akt, instrukcja archiwalna (choć tej ostatniej pewnie nie ma). I zachowaj spokój, to nie są jakieś specjalnie trudne rzeczy, ale na forach internetowych nie nauczysz się ich 
pozdrawiam

[janusz290]

Wiem że tutaj się tego nie naucze. Miałem poprostu nadzieje,że jest tu zalogowany ktos pracujący w podobnej jednostce!

[norberto149]

proponuje sporządzić spis alafabetyczny teczek akt spraw osób korzystających z pomocy społecznej. Zorientuj się jaki jaki okres przechowywania posiada tego typu dokumentacja i czy twoja jednostka jest wytwórcą materiałów archiwalnych

[norberto149]

wg mnie dokumentacja posiada okres przechowywania 5 lat

[AldonaA]

Witam!
Również pracuję w Ośrodku Pomocy i Społecznej i moje zadanie jest podobne, czyli mam zająć się składnicą akt od podstaw. RWA znalazłam w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dn. 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. NR 112, poz. 1319 z póź.zm.) w  związku z tym mam następujące pytania:
Ad.1.Czy mogę rozszerzyć RWA o symbol klasyfikacyjny III rzędu, tj.819 i nadać hasło klasyfikacyjne -Teczka zbiorcza wnioskodawcy świadczeń pomocy społecznej?Jaką powinnam wtedy nadać kategorię archiwalną B5?
Ad.2.Czy numerację spisów zdawczo-odbiorczych i wykazów spisów zdawczo-odbiorczych w kolejnym roku powinnam zacząć od początku tj. od nr 1 , czy ma być to kontynuacja z poprzedniego roku?

Pozdrawiam

[Dzbo]

"Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych" nie zakłada się oddzielnie dla każdego roku. Jest jeden na cały okres funkcjonowania archiwum. Numeracja jest narastająca według dat przekazywania dokumentacji na podstawie "Spisów zdawczo-odbiorczych".

[AldonaA]

Dzięki.

[AldonaA]

Witam ponownie!:)

Czy pomoce ewidencyjne w składnicy akt  tj.spisy-zdawczo-odbiorcze, wykazy spisów zdawczo-odbiorczych, spisy dokumentacji przekazywanej do zniszczenia wraz z protokołami brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie udostępnianej dokumentacji stanowią kategorię A?

[janusz290]

Witaj Aldono !
Ciesze się że zalogowałaś się na forum!
Mam nadzieje żę uda nam się ze tak powiem "nawiązać współprace" w naszej niedoli
Pozdrawiam serdecznie:)

OD razu mam do Ciebie pytanie
w jaki sposób postępujesz z teczkami podopiecznych??

[AldonaA]

Witaj Janusz!

Fajnie, że się odezwałeś, bo jesteśmy w podobnej sytuacji ale może "wspólnymi siłami" uda nam się rozwiązać niektóre problemy:)
Jeśli chodzi o teczki klientów korzystających ze świadczeń pomocy społecznej, to pomyślałam sobie aby dodać do RWA symbol klasyfikacyjny 819 -Akta wnioskodawców świadczeń pomocy społecznej, kat.B5 i w ten sposób archiwizować ale nie wiem czy tak można.Muszę wysłać RWA ośrodka do akceptacji przez AP jeśli wyrazi zgodę to tak będę robić. Natomiast archiwizowanie oddzielnie zasiłków stałych, celowych, okresowych, specjalnych celowych dotyczących jednego klienta wydaje mi się, że może utrudnić w późniejszym czasie sprawdzenie z jakich form pomocy korzystała dana osoba.
A Ty jak postępujesz z tego typu dokumentacją?

Pozdrawiam

P.S. Mam propozyję może wymienimy się e-mailami, wtedy będziemy mogli bardziej zagłębić się w  "nurtujące "nas sprawy?