Przyjmowanie akt do archiwum - ewidencja i rejestracja pojazdów

[saren1985]

Witam ponownie
Wydział komunikacji chce przekazać do archiwum dokumentację dotyczącą rejestracji pojazdów.
Moje pytanie- jak wykonać spisy zdawczo odbiorcze.
Opiszę pokrótce całą sprawę.
Na teczkę składają się wniosek o zarejestrowanie pojazdu+ cała dokumentacja  (głównie ksera dokumentów) + decyzja o wycofaniu pojazdu z rejestru. W każdym bądź razie teczka zostaje zamknięta.
Według rozporządzenia teczki prowadzone są według numerów rejestracyjnych pojazdów. Faktycznie wygląda to tak , że teczka taka to skoroszyt a w lewym górnym rogu jest wpisany numer rejestracyjny. Kierownik chce zdać teczki do AZ. Teczki przechowywane są w szafach według właśnie daty wycofania pojazdu z rejestru pojazdów. W jednym roku może to być około 100 teczek. Jak spisać to na spisie zdawczo odbiorczym czy w znaku teczki wpisać numer z RWA czyli 5500 ( na teczkach go nie ma) czy numer rejestracyjny pojazdu? Ja wpisał bym ten pierwszy a numer rejestracyjny jako dodatkowy opis w tytule teczki? A jak potraktować daty skrajne czy tylko wprowadzić rok wycofania pojazdu z rejestru, ponieważ od tej daty i tak liczę okres przechowywania, czy może rok zarejestrowania też powinien się znaleźć. Teczki nie posiadały spisów spraw ponieważ były to "sprawy jednorodne i masowo napływające" dlatego teraz troche roboty byłoby z opisem tych teczek (chodzi o daty).
Proszę o jakieś wskazówki może ktoś z was już coś takiego przyjmował do archiwum.
Z góry dzięki  

[Stary fartuch]

Ja nie robiłem - ale chyba bym wiedział jak - to że wg daty wyrejestrowania to bardzo dobrze - bo to się archiwizuje jako B-5 właśnie od daty wyrejestrowania licząc. Najfajniej byłoby wziąć pudełka (archiwizacyjne standard mam na myśli czyli tak 90x225x235mm lub coś koło tego) - popakować skoroszyty jako sprawy do pudełek - zrobić spis spraw czyli numerów rejestracyjnych w każdym pudełku w środku. Pudełka zatytułować zgodnie z Instrukcją i z Wykazem - daty skrajne dać wg dat wyrejestrowania, dopisać znak z wykazu itd. Teczki pewnie cienkie to ze 100 teczek wyjdzie z 10 pudełek - 1 mb. Jak nie w pudełkach to teczki trzeba będzie albo powiązkować i jak wyżej albo niestety każdą potraktować jako osobną pozycje spisu i na spisie to umieścić - tzn w tytule hasło z wykazu i nr rejestracyjny  a w datach skrajnych - datę wyrejestrowania. Najlepiej robić spisy na każdy rocznik osobno - wtedy przy protokole brakowania (oceny dokumentacji niarchiwalnej) jest łatwiej - bo brakuje się cały spis z-d.   Miłej pracy życzę (ja to oceniam na - w zależności od techniki - od 2 godzin do 3 dni) więc może już zrobione a ja niepotrzebnie piszę.

[saren1985]

 ;)Nie no jeszcze nie zrobione, bez przesady
Dzięki za posta, myślę że zrobię tak jak napisałeś z tymi pudłami  bo związywać tego mi się nie uśmiecha, a i w pudłach lepiej będzie się to przechowywać.
Pozdrawiam

[stany]

    Witam.
Teczki wraz z opisem oraz spisy zdawczo -odbiorcze sporządza przekazujący ,dotyczy to spraw zakończonych ,czyli w tym przypadku pojazdy wycofane z rejestru / złomowane / .W archiwum przechowujemy 5 lat.
    Na teczkach powinny być daty skrajne roczne  /nr. teczki wg. RWA ,oraz pod hasłem teczki nr. samch./ i tak na spisach zd.-odb., każdy rok na oddzielnym spisie -wg.daty zakończenia.Nie koniecznie w pudła czy wiązać,można przyjąć jako pojedyncze teczki i  w spisie piszemy w jednej pozycji np. 200 teczek,bo to kat.B5 to można.Do spisu zd.-odb. dołączyć spis spraw-wykaz samochodów wycofanych.
                                                               
                                                                                                Pozdrawiam.

[Stary fartuch]

Nie chcę się spierać ale ja u siebie z tym walczę "w spisie piszemy w jednej pozycji np. 200 teczek,bo to kat.B5 to można" - to jest takie coś co można ale jednak nie należy. Wiem , że AP się nie przyczepi itd ale to jednak jakoś tak nie uchodzi...

[Archiwista33]

witam, włączając się do dyskusji - odnośnie dat skrajnych polecam zwrócić uwagę na zapisy w instrukcji kancelaryjnej, na pewno będzie tam mowa, iż daty skrajne to daty roczne najwcześniejszego i najpóźniejszego dokumentu w teczce, powinny być zatem w dacie skrajnej dwie daty, a nie tylko data najpóźniejsza. Dodatkowo proszę zwrócić uwagę, co w instrukcji kancelaryjnej jest napisane w zakresie uporządkowania akt - te wymogi również powinny być spełnione przed przekazaniem akt do archiwum zakładowego.
W sprawie wpisywania ilości teczek w jednej pozycji spisu i czy AP zwróci na to uwagę, czy nie to oczywiście zależy od AP - są takie, które zwracają na to uwagę. Głównie chodzi o to, by w archiwum zakłądowym każda teczka miała niepowtarzalną sygnaturę archiwalną, a te teczki są odrębnymi jednostkami, które zostały wytworzone w jakimś przedziale czasowym. Gdyby komórka organizacyjna chciała wypożyczyć teczkę to na pewno jedną a nie całe pudło.

Pozdrawiam

[stany]

Witam.
Jeżeli chodzi o nadawanie sygnatur w przypadku zapisu w jednej pozycji na spisie z-o,to robię to w ten sposób-
np. 350/1-1     350/1-2     350/1-3  itd.- jest niepowtarzalna.  Dot. tylko kat.B
Daty ,oczywiście dwie-roczne. Teczki przekazujemy z okresu jednego roku ,wyjątkowo dopuszcza się dłuższy okres,w przypadku samochodów na pewno jest to dłuższy okres. Gdyby było przyjęte nawet jako pudło ,to można wypożyczyć jedną teczkę ,wtedy dana teczka jest sprawą nr....  i jeszcze można dodać nr. samochodu, oraz w przypadku przyjęcia teczek luzem w jednej pozycji to koniecznie  oznaczamy wypożyczona dokumentację-teczkę nr.samoch. i sygnatury. 
                                                                                                   Pozdrawiam

[Stary fartuch]

Popieram - nie ma jak stare sprawdzone metody archiwistyki wojskowej - tak było we wojsku zawsze to: np. 350/1-1     350/1-2     350/1-3

[Salomon]

Witam,
niezupełnie zgodzę się z taką sygnaturą - ale najważniejsze to być w zgodzie z przepisami, czyli trzeba sięgnąć do instrukcji archiwalnej - w tych, które znam sygnatura archiwalna składa się tylko z numeru spisu zdawczo-odbiorczego łamanego przez numer pozycji, jaką dana teczka zajmuje w tym spisie zatem sygnatura 350/1-1 byłaby niezgodna z instrukcją -
pozdrawiam

[Jarek]

Mnie się też nie podoba taka sygnatura, choćby dlatego że nie jest jednoznaczna, u mnie np. wg "starej szkoły" sygnowania akt 350/1-3 oznaczało, że jest to pierwsza z trzech pozycji spisu nr 350 

[stany]

     W spisie  jest kolumna -liczba teczek.Jeżeli zawsze wpisujemy każdą teczkę w oddzielnej pozycji, to ta kolumna w takim przypadku jest niepotrzebna.
  Ja kat. B zawsze piszę w jednej pozycji,jeśli występuje więcej jak jeden tom o danym znaku teczki, a kat.A oddzielnie,każdą teczkę, każdy tom z tego samego znaku teczki.
   Nie pamiętam już gdzie, ale czytałem też o tym,iż do sygnatury zaleca się,dodać jeszcze rok przekazania akt do AZ  - czyli 350/3/08r.
                                                                                Pozdrawiam

[luke]

Nie pamiętam już gdzie, ale czytałem też o tym,iż do sygnatury zaleca się,dodać jeszcze rok przekazania akt do AZ  - czyli 350/3/08r.

Tylko, że taką informację masz przecież zawartą w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

[Jarek]

Ja bym się nawet posunął do stwierdzenia, że informacja o tym kiedy przekazano dane akta do archiwum jest zupełnie drugorzędna, a w codziennej pracy archiwisty wręcz zbędna.
Niektórzy urzędnicy przychodzący skorzystać z akt w archiwum, dumni i zadowoleni z siebie przynoszą karty udostępnienia z takim zestawem informacji: numer sprawy (bo po co cały znak), kategoria archiwalna, rok przekazania, miejsce przechowywania (bo jest na spisie) - i są święcie przekonani że to nam ułatwi wyszukanie akt.

Taaak, mamy już zatem taką np. sygnaturę: 350/3-1/08 - co by tu jeszcze dodać?  Może kategorię archiwalną?  A wiem że niektórzy tak robią!

[Stary fartuch]

Jarku Drogi ! Oni na ogół mówią [mówio ] "była taka sprawa Xskiego, taki rudy , coś trzy lata temu taka praktykantka to zdawała do archiwum, blondynka z krzywymi nogami,  - Pan to znajdzie, Pan ma swoje sposoby , będę wracał z obiadu to wezne" .  A co do archiwistyki wojskowej też stosowana była zasada sygnowania następująca: "teczka 1 z 82, teczka 2 z 82, teczka 3 z 82, ..., teczka 56 z 82" itd do szczęśliwego końca. Wszystko i tak jest lepsze od: "teczka 2a , teczka 2b , teczka 2c, teczka 3a, teczka 3b" itd. W jednej takiej j.o. gdzie pracowałem skończyły się, pewnego roku,  literki alfabetu i zastosowano - biuraliści zastosowali - sygnowanie jak numeracja działek z parcelacji w carskiej hipotece : pozycja 237 miała coś ze 50 teczek a na teczkach stało tak m.in. pod koniec: teczka 237 xyz; 237 xzz, 237 zxy itp fikołki. Chwała Bogu to już dawno wybrakowane bo to dowody księgowe były z połowy lat 90-tych choć przy brakowaniu wyszło że zdający tak po prawdzie ani nie umieli liczyć, ani nie znali alfabetu dobrze.

Co do daty przekazania dokumentacji - to to jest ważna rzecz - mnie już nie raz życie uratowała, ale po co od razu dawać to do sygnatury ?  Życie byłoby piękne gdyby w archiwum były tylko pudełka/teczki  ponumerowane w obrębie spisów liczbami naturalnymi w ciągu od 1 do n, a w spisie zdawczo-odbiorczym jedna pozycja odpowiadała jednej jednostce fizycznej  czyli np.teczce. Cóż kiedy życie co najwyżej czasem bywa znośne...

Dobre zasady do stosowania : "Bytów nie mnożyć, fikcyj nie tworzyć, tłumaczyć fakty jak najprościej" [Ockham] i "zawsze bardzo uważać" [Stefan Kisielewski].

[betinka]

była taka sprawa Xskiego, taki rudy , coś trzy lata temu taka praktykantka to zdawała do archiwum, blondynka z krzywymi nogami,  - Pan to znajdzie, Pan ma swoje sposoby , będę wracał z obiadu to wezne" To jest rewelacyjne. Ja miałam natomiast prośbę o znalezienie dokumentów "pamiętam że miałam to w różowym segregatorze, ja idę na papierosa a ty jakbyś mogła to poszukaj"