Program do obiegu dokumentów w dużej firmie, skanowanie faktur, normatywy

[madzior_1984]

Witam,
mam szanse na pracę w centrali dużej firmy, posiadającej liczne sklepy na terenie całej Polski. Firma działa już kilka lat, ale do tej pory nie posiada ani instrukcji kancelaryjnej ani wykazu akt. Główny problem z dokumentacją w tej firmie to faktury i paragony (jest to firma zajmująca się sprzedażą RTV i AGD). Faktury leżą w wielkich kartonach we wszelkich wolnych miejscach w firmie (nie posiadają nic na kształt składnicy akt). Wiem, że właścicielom zależy na usprawnieniu przepływu informacji (obieg pisma nie istnieje i co rusz jakieś pisma "giną w akcji" i szuka się ich po całej firmie). Tu moje pytania: Czy ktoś zna i może polecić jakieś dobre systemy obiegu dokumentów, zna ich ceny, plusy minusy, czy ciężko jest je wdrożyć itp.? Drugie moje pytanie dotyczy jakiegoś systemu który pozwoliłby na rejestracje faktur (nie wiem czy coś takiego istnieje, ale chodzi mi o to, że wystawione już faktury można zeskanować i wprowadzić do systemu a fizycznie istniejącą fakturę można bez żadnych obaw wybrakować). Jeżeli ktoś zna taki system, to czy potrzebna jest do jego obsługi jakaś osoba, czy równie dobrze mogą to wykonywać sprzedawcy w sklepie (choć to pewnie jest potrzebny specjalny sprzęt i pewnie nie jest opłacalne wyposażyć każdy ze sklepów:/). A jak się mają te systemy do wykazu akt i instrukcji kancelaryjnej. Czy wprowadzając je należy i tak stworzyć wykaz i instrukcję, czy to już zbyteczne, bo wszelkie dane są już w systemach. Czy może na odwrót najpierw należy ułożyć wykaz i instrukcję, a na ich podstawie wdraża się te systemy? Wiem, że to wiele pytań, ale niestety na studiach o takich rzeczach nie uczą (za to są ukochane paleografie i neografie, jakże przydatne w życiu archiwisty zakładowego:P). Będę bardzo wdzięczna za jakąkolwiek pomoc.

[Grzegorz]

nie wiesz na co się porywasz...

[waleryczek]

Ciekawa sprawa. Myślę, ze tak naprawdę dobrze by było przejść się po komorkach org. i dokładnie sprawdzić co kryją szafy i biurka. Przy okazji zastanowić się, czy warto oprzeć się na przykładowym jrwa, czy samemu opracować wykaz dla firmy. Skoro w firmie najważniejsza jest dokumentacją księgowa to dobrze byłoby się skontaktować z działem księgowości i ustalić jakie są ich potrzeby i oczekiwania, a potem skontaktować się z firmami, które zajmują się tworzeniem programów do elektronicznego obiegu dokumentacji, zaprosić ich do firmy i przedstawić swoje oczekiwania. Firma prywatna, nie jest pod nadzorem AP, czyli odpada, przynajmniej na początku, żmudne przeszywanie i opisywanie. Chodzi o łatwe dotarcie do dokumentów, a czy znajdują się w pudłach, poszytach, itp., nie ma większego znaczenia. Widzę sprawę optymistycznie. Ofert pracy dla archiwistów nie ma zbyt wiele, dlatego ja osobiście brałbym się za takie zadanie. Jeśli się uda, to kwestie archiwistyki praktycznej nie będą żadnym problemem. Powodzenia.

[sirsilis]

Jednego nie rozumiem jak przez kilka lat ta firma utrzymywała się. Myślę że  z wykazem akt nie będzie problemu, większość akt to będzie akta typowe, jakieś akta specyficzne to bedzię margines lub wcale

[Dzbo]

Madzior, z wybrakowaniem faktur nie warto się spieszyć. Trzeba najpierw się upewnć, czy  razie kontroli przez Urząd Skarbowy nie będzie potrzebny dokument papierowy /ustawa o rachunkowości mówi, że dokumenty księgowe przechowuje się minimum 5 lat/.Może się zdarzyć, że sam skan nie wystarczy.

[madzior_1984]

Dzbo, czy myślisz, że wystarczyłoby zapytać poprostu skarbówkę, czy dopuszczalny jest skan??Sprawa jest nadal w toku, a przesądzającą o decyzji szefa byłaby zapewnę kwestia faktur - najbardziej, zależy szefostwu na zaoszczędzeniu miejsca i łatwy dostąpie do faktur (który właśnie zapewniałaby elektroniczna baza danych, pozostawianie faktur w obecnej formie mija się z założeniami wdrożenia systemu ). Dziękuję wszystkim za podpowiedzi

[Georg Jablonski]

Madzior, paragony z kasy fiskalnej okres przechowywania B-5. 

[madzior_1984]

Georg, wiem że dokumentacja taka jak paragony i faktury itp. to B-5, ale czy można wybrakować orginalny dokument a pozostawić jego skan, w jakiś sposób uwierzytelniony??

[Stary fartuch]

B-6 kochani B-6 !!! - co najmniej - jest bowiem jeszcze nasza kochana Ordynacja Podatkowa która mówi:
 w Art. 86. § 1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
w Art. 88. § 1. Podatnicy wystawiający rachunki są obowiązani kolejno je numerować i przechowywać kopie tych rachunków, w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego
a Zobowiazanie podatkowe przedawnia się zgodnie z Art 68:
Art. 68. § 1. Zobowiązanie podatkowe, o którym mowa w art. 21 § 1 pkt 2, nie powstaje, jeżeli decyzja ustalająca to zobowiązanie została doręczona po upływie 3 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.
§ 2. Jeżeli podatnik:
  1)   nie złożył deklaracji w terminie przewidzianym w przepisach prawa podatkowego,
  2)   w złożonej deklaracji nie ujawnił wszystkich danych niezbędnych do ustalenia wysokości zobowiązania podatkowego,
zobowiązanie podatkowe, o którym mowa w § 1, nie powstaje, pod warunkiem że decyzja ustalająca wysokość tego zobowiązania została doręczona po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Genralnie jednak przedawnienie zobowiazania podatkowego to wiedza niemal ezoteryczna z moim ulubionym rozdziałem "Zobowiązania podatkowe osób trzecich" na czele (powienien mieć motto jak z horroru: "I będziesz płacił podatki za zmarłego pierwszego męża twojej drugiej żony").
Elektroniczne urządzenia księgowe dopuszczają przepisy wykonawcze do Ustawy o rachunkowości o czym mowa w rozdziale Ochrona Danych tejżesz:
Art. 71. 1. Dokumentację, o której mowa w art. 10 ust. 1, księgi rachunkowe, dowody księgowe, dokumenty inwentaryzacyjne i sprawozdania finansowe, zwane dalej także "zbiorami", należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
2. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na informatycznych nośnikach danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem..
Generalnie miłego łykendu Wam życzę