Udostępnianie akt w archiwum zakładowym - udzielanie informacji

[albinka]

Witam

prosze mi powiedziec, bo juz sama nie wiem, czy archiwista moze udzielac telefonicznych informacji (np. o umowach o prace, wys. zarobkow itp.) pracownikom tej jednostki, ktora przekazala akta do Archiwum, bez karty udostepnien? Normatywy mowia tylko o wypozyczeniu na zewnatrz Archiwum, ewentualnie o udostepnieniu na miejscu, wszystko na podstawie kart udostepnien podpisanej przez kierownika jednostki, do ktorej akta naleza. I jak to sie ma do ustawy o ochronie danych osobowych?
Pozdrawiam
A.

[marcia]

Moim zdaniem ma tu zastosowanie przepis art. 29, ust. 2-4 ustawy o ochronie danych osobowych :

2. Dane osobowe, z wyłączeniem danych, o których mowa w art. 27 ust. 1, mogą
być także udostępnione w celach innych niż włączenie do zbioru, innym osobom
i podmiotom niż wymienione w ust. 1, jeżeli w sposób wiarygodny uzasadnią
potrzebę posiadania tych danych, a ich udostępnienie nie naruszy praw i wolności osób, których dane dotyczą.
3. Dane osobowe udostępnia się na pisemny, umotywowany wniosek, chyba że
przepis innej ustawy stanowi inaczej. Wniosek powinien zawierać informacje
umożliwiające wyszukanie w zbiorze żądanych danych osobowych oraz wskazywać
ich zakres i przeznaczenie.
4. Udostępnione dane osobowe można wykorzystać wyłącznie zgodnie z przeznaczeniem, dla którego zostały udostępnione.

Moim zdaniem telefonicznie można udzielić tylko takiej informacji, że pożądane dane znajdują się znajdują się u nas w archiwum. Nie mamy przecież pewności, kto jest po drugiej stronie. Najlepiej będzie zapytać się swojego kierownika lub prawnika.

[albinka]

Bardzo dziekuje ))))

[Jarek]

Nieee, tylko nie prawnika! 
Może dorzucę jeszcze swoje trzy grosze. Po pierwsze - ustawa archiwalna mówi, że udostępnienie zasobu archiwum zakładowego osobom trzecim następuje za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej. Szczegółowe zasady takiego zezwalania i udostępniania powinna określać instrukcja archiwalna. Generalnie powinno to następować na podstawie pisemnego wniosku (nie karty udostępnienia), wnioskodawca powinien wskazać co i do czego jest mu potrzebne. Po drugie - rzeczywiście oceniając zasadność wniosku o udostępnienie powinniśmy uwzględnić przepisy inne niż archiwalne, a powodujące że dana dokumentacja czy informacje w niej zawarte podlegają szczególnej ochronie lub dodatkowym rygorom przy korzystaniu. Ochrona danych osobowych to najbardziej typowy przypadek, trzeba jednak pamiętać, że w ustawie o ochronie danych osobowych jest katalog sytuacji i podmiotów którym udostępnia się takie dane w związku z realizacją prze nie ustawowych zadań i obowiązków. Po trzecie - udzielanie wszelkich informacji z akt telefonicznie to conajmniej spora nierozważność, jesli nie złamanie prawa. Telefonicznie można informować o swoim zasobie, zasadach korzystania itp., ale nie o tym co jest w konkretnych aktach.
pozdrawiam

[marcia]

Napisałam o tym prawniku, bo wydawało mi się, że taka osoba najlepiej zinterpretuje przepisy