Ukazało się
Zarządzenie Nr 8 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 22 grudnia 2009 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych dotyczących zasad postępowania z zespołami rozbitymi, przechowywanymi w archiwach państwowych.
Niestety, mam takie wrażenie, że nie jest to cały tekst, tylko urwany w połowie...
Ale po kolei:
1.Pojawiła się definicja nowego rodzaju zespołu archiwalnego, nieobecna dotąd w przepisach metodycznych ani w Polskim Słowniku Archiwalnym: zespół rozbity ? (cyt.):
Zespół przechowywany i będący w ewidencji dwóch lub więcej archiwów państwowych lub oddziałów zamiejscowych, jest zespole rozbitym, niezależnie od stopnia opracowania każdej z jego części. (§ 2 pkt 2)
Czy pod tę definicję podpada także sytuacja, gdy zespół znajduje się w ewidencji
jednego archiwum, ale de fakto występuje w nim pod postacią
2 zespołów: np. w naszym archiwum swego czasu funkcjonował zespół nr 3485 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Rzegocin" z lat 1818-1829 oraz zespół nr 3569 "Księgi metrykalne parafii rzymsko-katolickiej Żegocin" z lat 1830-1854
. Oczywiście zespoły te zostały scalone i występują teraz jako jeden.
Ale... Czy przed scaleniem był to zespół rozbity w rozumieniu Wytycznych?
2.Słuszną jest zasada, iż zawiesza się opracowanie zespołów rozbitych do czasu ich scalenia.
3.Paragraf 4 określa tryb postępowania w przypadku zgodności dyrektorów co do miejsca przechowywania scalonego zespołu. Nie określono jednak sposobu procedowania w sytuacji, gdy dyrektorzy nie dogadują się co do ostatecznego miejsca przechowywania takiego zespołu. To jest chyba najpoważniejszy brak w Wytycznych.
4.Niezbyt szczęśliwym pomysłem wydaje się angażowanie w cały ten proceder komisji metodycznych, gdyż porządkowanie spraw związanych z rozmieszczeniem zasobu jest raczej kwestią organizacyjną, a nie metodyczną.
5.Jako zdecydowanie zły należy ocenić pomysł opiniowania wniosków o scalenie przez Zespół ds. rozmieszczenia zasobu archiwalnego w archiwach państwowych, co z pewnością znacznie wydłuży całą procedurę (chyba żeby określić termin opiniowania, np. 30 dni).
6.Paragraf 5 punkt 3 stanowi, że scalenie zespołu rozbitego między archiwum a jego oddziałami następuje na podstawie samodzielnej decyzji dyrektora archiwum. Nie wspomniano tu o opiniowaniu przez komisję metodyczną. Dlaczego?
I generalna uwaga: może scalanie zespołów rozbitych mogłoby dokonywać się przede wszystkim na drodze ?dogadywania się? dyrektorów, a dopiero w przypadkach ewentualnych niezgodności wkraczałby Naczelny Dyrektor i podejmował decyzję.
PS. Wielka szkoda, że archiwa nie miały okazji zaopiniować projektu Wytycznych.
