definicja materiału archiwalnego

[andrzej klubiński]

Zagadnienie poruszone w dwu ostatnich postach jest dość ważne i (z perspektywy prawnej nieco zaniedbane). Chciałbym zwrócić uwagę, że przepis ustawy, która została przytoczona, nie definiuje w rzeczywistości terminu "materiały archiwalne". Art.1 twierdza jedynie czym są materiały archiwalne, które wchodzą do narodowego zasobu archiwalnego. Jest to zatem casus specialis, ktory opisuje warunki przynależności materiałów archiwalnych do narodowego zasobu archiwalnego. Ustawodawca nie ustosunkował się do definicji terminu "materiały archiwalne", i nie wskazał na jakie znaczenie zwrotu  powołuje się. Definicja Polskiego słownika archiwalnego wskazuje na „wszelkie dokumenty (...) kwalifikujące się do trwałego lub czasowego przechowywania w archiwum” . Zwracam uwagę na określenie „dokumenty”, które może ograniczać, lub rozszerzać znaczenie terminu. Sformułowanie „kwalifikujące się” odsyła do regulacji prawnych. Definicja nie określa więc cech stałych, które charakteryzuje dokument archiwalny. Słownik ICA odsyła kolejno do Archive,  Document, Record.
  W przypadku, o którym pisze Młodszy pomocnik magazyniera, należałoby  ustalić :
1.czy materiały przekazywane archiwum są materiałami archiwalnymi (problem wyboru definicji)
2. czy spełniają one kryteria materiałów archiwalnych o których mowa w ustawie.
Sam fakt, że jakieś materiały dotyczą przeszłości nie musi oznaczać, że odpowiadają one kryteriom materiałów archiwalnych, to zaś nie oznacza, że są to materiały archiwalne, o których mowa w ustawie. Rozróżnił bym zatem terminy archiwalia, materiały archiwalne i materiały archiwalne w rozumieniu ustawy archiwalnej.
  Zgadzam się z uwagą Pana Wojciecha Woźniaka, że archiwum może odmówić przyjęcia materiałów archiwalnych - w świetle artykułu 11 ustawy akt przyjęcia nie ma charakteru obligatoryjnego. Młodszy pomocnik magazyniera zwraca uwagę na cechy zewnętrzne materiałów. W myśl ustawy ważna jest nie tyle forma, ile znaczenie przejmowanych materiałów (art. 2), gdyż "Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli". W tym sensie archiwa nie dysponują aż tak dużą dowolnością w podejmowaniu decyzji o przyjęciu materiałów archiwalnych, jak sugeruje Pan Wojciech Woźniak.
  Podsumowując. Istnieją zatem dwa zagadnienia, które należy rozważyć. Pierwszym jest problem definicji terminu "materiały archiwalne". Drugim są  przesłanki jakimi w praktyce kierują się archiwa, podejmując decyzje o przyjęciu do swoich zbiorów materiałów archiwalnych lub o ich odrzuceniu. Myślę, że w świetle ustawy archiwalnej oba tematy wymagają one szerszej debaty.

[mł.pom.magazyniera]

moze w nowym prawie archiwalnym wiele tych spraw będzie rozwiazanych, oczywiście mam taką nadzieję bo sami wiemy jak jest wprowadza się jakieś prawo a za chwile trzeba je nowelizować albo nie obowiązuje bo nie ma aktów wykonawczych
tak wiem reprezentuję czarnowidztwo tutaj na forum (juz administrator usunąl mi z rok temu jeden post-ma być optymistycznie), ale sami wiemy miało być dobrze a wyszło jak zawsze.
pozdrawiam
napewno będzie lepiej....

[Wojciech Woźniak]

Witam
Pan Andrzej Klubiński napisał:

...ważna jest nie tyle forma, ile znaczenie przejmowanych materiałów (art. 2), gdyż "Narodowy zasób archiwalny służy nauce, kulturze, gospodarce narodowej oraz potrzebom obywateli".

Czy więc rzeczywiście nie jest to otwarta droga do rozszerzających definicji materiału archiwalnego? Czy nie oznacza, że archiwum powinno przyjąć do zasobu każdy materiał, który spełni kryteria znaczenia? A może archiwum powinno przyjmować każdy zbiór danych, który wykracza poza ściśle osobiste doświadczenia (nie mające związku z wydarzeniami społecznymi) i ma charakter jednsotkowy, czyli nie jest np. publikacją? Służba nauce, a tym bardziej kulturze to szalenie nieostre pojęcia, których interpretacja jest wręcz nieograniczona. A skoro tak to również zastosowanie owych kryteriów w praktyce - przyjmowania akt do archiwum - daje dużą dowolność.

Rozróżnił bym zatem terminy archiwalia, materiały archiwalne i materiały archiwalne w rozumieniu ustawy archiwalnej.

To ciekawa koncepcja, ale nie bardzo rozumiem czemu miałoby takie rozróżnienie służyć?
Natomiast co do propzycji redefinicji materiałów archiwalnych wypada się z zgodzić z Autorem postu. Wydaje się, że dobrze byłoby przeprowadzić taką dyskusję mając na uwadze również problemy terminologiczne wynikające z infromatyzacji archiwistyki.

[mł.pom.magazyniera]

Czy uważacie za materiał archiwalny materiały wytworzone przez różne inicjatywy lokalne np. na szczeblu gminy. Powiedzmy na przykład ulotki wpychane do skrzynek z żądaniem przeprowadzenia akcji referendalnej na dany temat. Czy też materiały lokalnych komitetów wyborczych też tego szczebla. Ja uważam że tak. Problem jest tylko co z tym później zrobić, np. w archiwum. Kolekcje, zbiór czy może jakieś inne rozwiazanie? Zdaje sie, że w ostatnim Archeionie coś na ten temat piszą. Trzeba bedzie sie z tym zapoznać.
Pozdrawiam i życzę owocnej dyskusji.

[Bogusław Kleszczyński]

Osobiscie spotkałem się z przypadkami odmowy przyjecia przez archuwa państwowe dokumentacji wytworzonych przez osoby prywatne. Np. zbioru fotografii zycia codziennego miasta albo akt komitetu organizacyjnego ogólnopolskiego konkursu czy zjazdu.

Dyrektorzy odmawiaja przyjecia tego rodzaju dokumentacji mimo oferty włascicieli czesto nawet nie rzucajac okiem na materiał. Maja do tego prawo opierajac sie na takich a nie innych zapisach w ustawie, a maja do tego powód taki, ze np. brakuje im miejsca w magazynie a na nowy nie doczekają się prędko. Takie sa smutne realia - wiele interesujacych i ciekawych przejawów życia społecznego i kulturalnego zginie bez śladu....