Przyjmowanie akt do archiwum - czy przenosić niezałatwione sprawy?

[saren1985]

Witam
Przygotowuję dokumentację do przekazania do archiwum zakładowego. Dokumentacja dotyczy spraw geodezyjnych. W teczkach natknąłem się na następujący problem, mianowicie zdarzają sie teczki ze sprawami które "utknęły w martwym punkcie" i nie są ostatecznie załatwione. Instrukcja kancelaryjna (par. 18 ust 5 i 6) mówi, że: "sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się , z zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw." Ust. 6 " W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę:"przeniesiono do teczki hasło..."".
Mój problem polega na tym, że mam kilka teczek które chciałbym już zarchiwizować ale w/w sprawy mi to utrudniają. Najlepiej przeniósłbym je do nowego spisu spraw z roku bieżącego 2010 i wydzielił je z teczek z lat np. 2006. Ale chyba nie jest to dozwolone ponieważ zabrania tego wspomniany ust. 5. Sprawę którą bym przeniósł nie wiadomo czy da się rozwikłać, nie wiem na jakim jest etapie ale kierownik wydziału twierdzi, że nie może jej ostatecznie załatwić. Ale z drugiej strony przypuśćmy , że jeśli wpiszę ją do roku bieżącego a wiem że jej nie załatwię to będę ją tak przepisywał przez może następne 5 lat? A jeśli czegoś z tymi sprawami nie zrobię to nie mogę zarchiwizować całej teczki, a ona będzie zalegała w szafach wydziału.
Proszę o jakieś sensowne rozwiązanie.

[Jarek]

Saren, zakładam że jesteś pracownikiem któremu tylko zlecono przygotowanie akt do przekazania, a nie referentem prowadzącym te teczki. Z tej okoliczności wynika to, że nie wolno Ci gmerać przy sprawach w tych teczkach, w tym również ich przenosić - od tego są pracownicy którzy mają dane teczki w zakresach czynności.
Z doświadczenia wiem też, że urzędnicy różnie rozumieją "ostateczne załatwienie" - z punktu widzenia kancelaryjno-archiwalnego jest to np. jakieś rozstrzygnięcie (decyzja, postanowienie, odpowiedź, czynność urzędowa), ale tylko w danej instancji, więc nieostateczne w rozumieniu Kpa. Ale oczywiście bywają też takie sprawy które ciągną się latami tylko w danej instancji. Ciągłe przerejestrowywanie spraw to zaś niestety niebezpieczeństwo ginięcia akt. Obawiam się że tu nie ma sensownego rozwiązania, każde ma jakieś minusy.

[saren1985]

Dzięki za odpowiedź. Oczywiście nie ja tworzyłem te teczki i nie mam zamiaru przy nich gmerać Chyba jasno wynika to z mojego zapytania. Zwrócono się do mnie z zapytaniem co referent ma w takiej sytuacji zrobić. Myślę że porozmawiam z kierownikiem na temat tej sprawy może faktycznie jest tak jak piszesz, że w rozumieniu kpa sprawy nie załatwiono ostatecznie, ale z punktu widzenia kancelaryjno-archiwalnego można ją uznać za zakończoną. Gdyby tak było, to można ją zarchiwizować, a gdyby okazało się że jednak sprawa ponownie "ruszy" to przeniesie się ją do roku bieżącego tak jak pozwala na to ww. par 18, ust 6 instrukcji kancelaryjnej.Co wy na to?

[Jarek]

Z Twojego postu wynikało jasno, że chciałeś przenosić stare sprawy do teczki z bieżącego roku. Mnie natomiast chodzi by było jasne, że może to robić tylko ktoś kto prowadzi daną teczkę.  

Myślę że porozmawiam z kierownikiem na temat tej sprawy może faktycznie jest tak jak piszesz, że w rozumieniu kpa sprawy nie załatwiono ostatecznie, ale z punktu widzenia kancelaryjno-archiwalnego można ją uznać za zakończoną. Gdyby tak było, to można ją zarchiwizować, a gdyby okazało się że jednak sprawa ponownie "ruszy" to przeniesie się ją do roku bieżącego tak jak pozwala na to ww. par 18, ust 6 instrukcji kancelaryjnej.

Mnie Twój pomysł wydaje się bardzo rozsądny, nic mądrzejszego się tu nie wymyśli.
pozdrawiam

[saren1985]

Dzięki za posty pozdrawiam