Elektroniczny obieg poleceń przy tworzeniu dokumentów tradycyjnych w instrukcji

[smoli]

Mam pytanie odnośnie elektroniczego obiegu dokumentów spraw wewnętrznych w instytucji (konsultacji odnosnie okreslonej sprawy). Czy zasady wysylania takich polecen sluzbowych powinny byc uregulowane w instrukcji kancelaryjnej? Wszelkie dokumenty wychodzace na zewnatrz bylyby nadal tylko w formie papierowej. Co robic z takimi meilami? One są wazne? Na pewno z archiwalnego punktu widzenia sa wazne poniewaz przedstawiaja pewien przebieg okreslonej sprawy, ale w przypadku braku podpisu elektroniczego, spraw tylko wewnatrz instytucji (ktora jest pod nadzorem archiwalnym) czy nie bedzie to niezgodne z tradycyjna instrukcja kancelaryjna, nalezaloby to w niej uregulowac? Czy nalezaloby takie poboczne dokumenty przechowywac? Dodam, ze finalnie i tak dokument zostałby sporzadzony na papierze. Pozdrawiam.

[Jarek]

Jeśli pytania są jeszcze aktualne: 1. Instrukcja kancelaryjna określa ogólne zasady obiegu dokumentacji w jednostce, nie było potrzeby specjalnego traktowania każdego typu dokumentu osobno. 2.Sam sobie odpowiedziałeś - maile odzwierciedlają sposób załatwienia sprawy i jako takie powinny być przechowywane, nawet mimo braku podpisu elektronicznego; obecne instrukcje kancelaryjne zmuszają nas jednak do dołączania wydruków maili do papierowych akt spraw. 3. Rozumiem że za finalny dokument sporządzony na papierze uważasz pismo czy inny dokument wychodzący na zewnątrz jednostki. Już trwają prace nad instrukcją/instrukcjami kancelaryjnymi pozwalającymi poprzestać na obiegu i przechowywaniu w jednostce wszelkich dokumentów tylko w wersji elektronicznej, bez zbędnych wydruków. Wystarczy wtedy przechowywać pliki w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, zwanym też systemem elektronicznego zarządzania dokumentów i nazywanym jeszcze na kilka innych sposobów - czasem odnoszę wrażenie, że ich twórcy i propagatorzy największą inwencję wykazują właśnie przy nazewnictwie - ale to już zupełnie inna historia 

[Grzegorz]

Ja osobiście nie próbowałbym wymyślać nowych zasad na własną rękę tylko najpierw zapoznał się z instrukcją kancelaryjną NDAP. Jest nowa, dostosowana do elektronicznego obiegu dokumentów i uwzględnia zarówno obieg w pełni papierowy jak i wsparcie eSOD-em obiegu tradycyjnego (tj. z wydrukami). Dość elastyczna i sensowna. Oczywiście można modyfikować w miarę potrzeb. Zanim pojawi się projekt rządowy - można sobie poczytać o postępujących pracach na ePUAP-ie - nic lepszego chyba nie ma...