Praktyka pracy przy zastosowaniu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)

[Wojciech Woźniak]

Witam,
skoro Państwo wyjaśnili już swoje wątpliwości możemy wrócić do tematu, który poruszył Jarek: dlaczego systemy EZD, z którymi mamy do czynienia, i które funkcjonują na polskim rynku wydają się nie spełniać naszych (archiwistów!) oczekiwań. Przecież te systemy była zamawiane, powstawały jakieś SIWZy, trwały wdrożenia, szkolenia a jednak okazuje się, że systemy, które już funkcjonują (a więc zarządzają również dokumentacją, która trafi do archiwów) rozczarowują. Więc albo archiwiści wydziwiają, albo rzeczywiście jest jakiś problem organizacyjny (bo jak zauważa Grzegorz: nie techniczny) w budowie właściwej aplikacji. 
A może wybrzydzamy? W końcu wspomniane prezentacje nie dają pełnego obrazu aplikacji, które przecież mogą posiadać funkcje wskazane w rozporządzeniach MSWiA...

[Kazimierz Schmidt]

Wróćmy do spraw merytorycznych nie oddając się emocjom.

1. Skonkretyzowałbym więc pytanie Wojciecha Woźniaka: czego systemy EZD które funkcjonują na polskim rynku nie robią a powinny? Bo jak rozumiem z tego powodu "rozczarowują"?
2. Warto przy tym pamiętać o pracach nad nową instrukcją kancelaryjną - zob. http://epuap.gov.pl/jforum/posts/simplelist/on/304.page#474

Ze względu na brak czasu postawione zostały przed prelegentami (proszę pamiętać że użytkownikami systemów - przedstawiciel producenta tylko wspomagał użytkownika) zadania pokazania tylko niektórych, kluczowych czynności. Gdyby próbować pokazać wszystkie możliwości to przypuszczam że seminarium musiałoby być kilkudniowe. Jakich więc czynności nie pokazano a powinny być pokazane? Może do zapamiętania na następnym seminarium?

Proszę pamiętać, że kluczowym przepisem prawa wskazującym wymagania dla takich systemów nie jest instrukcja kancelaryjna tylko Rozporządzenie MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Muszą one spełniać także minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie ustawy o informatyzacji. Jeśli obsługują elektroniczną skrzynkę podawczą, to kolejne dwa rozporządzenia których tu celowo nie wymienię - właśnie po to aby pokazać że zrobienie takiego systemu nie jest sprawą prostą jak tu się w wątku przewinęło. Zapytam więc jakie to dwa rozporządzenia związane z doręczaniem? Do tego dochodzą przepisy wynikające z ustawy o ochronie danych osobowych i potrzeba przygotowania "paczki archiwalnej" dla AP.

Pragnę podkreślić cel seminarium o którym tu dyskutujemy. Celem było pokazanie różnych systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi, a nie systemów do opisywania obiegu dokumentów papierowych i zarządzania archiwum zakładowym.
Chodziło o to aby pokazać jak w praktyce wygląda załatwianie spraw bez obiegu papierowego i bez potrzeby tworzenia tradycyjnych teczek aktowych. Bardzo proszę przyjrzyjcie się modelowi postępowania przy użyciu EZD i zobaczcie opis czynności 45 i 67. Jak widać, zakłada się iż teczek po prostu ... może nie być, a wszystkie sprawy która da się załatwić elektronicznie - tak będą załatwiane.
Zastanówmy się się jaka będzie rola archiwistów którzy będą potem musieli "złapać" dokumentację z takiego systemu. Bo w teczkach jej nie będzie. I jak przypuszczam "walka o teczki" jest z góry skazana na przegraną. Czego więc powinni dopilnować już w trakcie tworzenia dokumentacji tak aby zgodnie z art. 6 ustawy "odzwierciedlała sposób załatwiania spraw".
A nie dopiero po przekazaniu dokumentów elektronicznych do archiwum zakładowego bo przede wszystkim takie przekazanie wcale nie musi nastąpić (dlaczego - kto wie?).

[Jarek]

Pragnę podkreślić cel seminarium o którym tu dyskutujemy. Celem było pokazanie różnych systemów do zarządzania dokumentami elektronicznymi, a nie systemów do opisywania obiegu dokumentów papierowych i zarządzania archiwum zakładowym.

Myślę że dobrze że takie seminarium się odbyło, a jeszcze lepiej że możemy przeglądnąć materiały z niego. Że systemy te nie służą do zarządzania archiwum zakładowym - zgoda - choć pewnie przynajmniej niektóre z nich przewidywały możliwość rozbudowy o taki moduł. Co do opisywania obiegu dokumentów papierowych to już się nie zgodzę - to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych. Żeby było śmieszniej to dokumenty z urodzenia elektroniczne są - przynajmniej w znanym mi ezd - marginalizowane (maile, pliki tekstowe itp. dodawane przez użytkownika nie są rejestrowane i opisywane metadanymi tak jak skany pism).

Skonkretyzowałbym więc pytanie Wojciecha Woźniaka: czego systemy EZD które funkcjonują na polskim rynku nie robią a powinny? Bo jak rozumiem z tego powodu "rozczarowują"? (...)
Ze względu na brak czasu postawione zostały przed prelegentami (proszę pamiętać że użytkownikami systemów - przedstawiciel producenta tylko wspomagał użytkownika) zadania pokazania tylko niektórych, kluczowych czynności. Gdyby próbować pokazać wszystkie możliwości to przypuszczam że seminarium musiałoby być kilkudniowe. (...) Proszę pamiętać, że kluczowym przepisem prawa wskazującym wymagania dla takich systemów nie jest instrukcja kancelaryjna tylko Rozporządzenie MSWiA w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi. Muszą one spełniać także minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych określone w rozporządzeniu wydanym na podstawie ustawy o informatyzacji.

Spełnianie tych wymagań nie wiąże się z funkcjonalnością (tj. łatwością obsługi) systemu z punktu widzenia użytkownika/urzędnika. Możliwości takich systemów są nieraz bardzo duże, tylko co z tego? Nie jest mi (tj. urzędnikowi/użytkownikowi) to do niczego potrzebne.
czego te systemy nie robią? -  nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów, a po to są. I na to też są przepisy.

Chodziło o to aby pokazać jak w praktyce wygląda załatwianie spraw bez obiegu papierowego i bez potrzeby tworzenia tradycyjnych teczek aktowych. (...) Jak widać, zakłada się iż teczek po prostu ... może nie być, a wszystkie sprawy która da się załatwić elektronicznie - tak będą załatwiane.
Zastanówmy się się jaka będzie rola archiwistów którzy będą potem musieli "złapać" dokumentację z takiego systemu. Bo w teczkach jej nie będzie. I jak przypuszczam "walka o teczki" jest z góry skazana na przegraną. Czego więc powinni dopilnować już w trakcie tworzenia dokumentacji tak aby zgodnie z art. 6 ustawy "odzwierciedlała sposób załatwiania spraw".

Diabeł tkwi w szczegółach - w znanym mi ezd bez otrzymania oryginału papierowego pisma zadekretowanego na mnie, mam bardzo małe szanse na odkrycie w ezd, że taka dekretacja nastąpiła, bo ten zaawansowany i bogaty w funkcje system informuje mnie o wszystkich TYSIĄCACH spraw i dokumentów do których uzyskuję wgląd (choć, wierzcie mi, guzik mnie to obchodzi) i ja szary żuczek mam sobie to wygmerać jakoś w tym gąszczu. Ten zaawansowany system nie potrafi mi nawet pokazać, że na podstawie zadekretowanego wpływającego pisma już założyłem sprawę, albo nie założyłem. No chyba że zdobędę sprawność zaawansowanego użytkownika i jakoś sobie to poustawiam, ale też niekoniecznie.
Dobrze skonstruowane archiwum elektroniczne to archiwum idealne, a moim zdaniem archiwum idealne to takie które obchodzi się bez archiwistów. I to też jest technicznie możliwe.

[Grzegorz Gałęzowski]

Niestety producenci oprogramowania uniemożliwiają także długoterminowe inwestycje, tworząc coraz większe, wolniejsze programy, które wymagają coraz większych, szybszych maszyn. Występuje tutaj prawo Nathana: "Oprogramowanie jest jak gaz. Rozpręża się, dopóki nie wypełni naczynia."

Badania ludzkich zachowań pokazują, że nieustanne dodawanie "wodotrysków" często przeciwdziała produktywności.

Niestety przy projektowaniu oprogramowania nie wykorzystuje się osiągnięć psychologii. Mogłoby to zasadniczo zwiększyć wydajność systemów, uprościć ich obsługę i obniżyć koszty szkolenia i serwisu.

W krajach anglosaskich występuje termin human-computer interaction (HCI), który określa interdyscyplinarną naukę zajmującą się projektowaniem interfejsów użytkownika oraz badaniem i opisywaniem zjawisk związanych z używaniem systemów komputerowych przez ludzi.
http://pl.wikipedia.org/wiki/Interakcja_cz%C5%82owiek-komputer

"Aplikacje powinny odzwierciedlać potrzeby użytkowników. Nie oczekuj od użytkownika poszukiwania informacji, dostarcz mu wszelkich środków wymaganych na każdym kroku pracy z systemem."
Źródło: http://offline.pl/blog/podstawy-projektowania-interakcji.html

Dodawanie funkcji o niewielkim zastosowaniu sprawiło, że oprogramowanie staje się coraz trudniejsze, ponieważ do wyboru jest więcej możliwości.
Przeprowadzono badania w Nolan Norton Institute w Melbourne, które wykazały że osoby zatrudnione w innych pionach niż techniczny poświęcają 4-10% czasu na pomoc współpracownikom w rozwiązywaniu komputerowych problemów. Czynnikiem najbardziej wpływającym na wielkość tej wzajemnej pomocy był stopień dopasowania interfejsu użytkownika do sposobu pracy i myślenia osób z niego korzystających.

Sądzę że projektowanie coraz bardziej obładowanych funkcjami interfejsów użytkownika jest także wymogiem rynku. Producenci działają tutaj głównie na swoją korzyść, w mniejszym zakresie na korzyść użytkowników.

[Grzegorz Gałęzowski]

Gdy Nowojorska giełda (New York Stock Exchange - NYSE) potrzebowała systemu informatycznego to nie zaczęto od tworzenia oprogramowania. Przez sześć pierwszych miesięcy obserwowali maklerów na parkiecie, modelując ich sposób myślenia i pracy. Następnie stworzono prototyp, testowali jego fragment, rozszerzali jego funkcje i znowu testowali. Przeszli w ten sposób 30 takich cykli. Podobno programiści bardzo nie znoszą takiej metody, ponieważ ciągle zmieniały się założenia.
Opracowanie nowego oprogramowania zajęło im dwa lata, wcześniejsza modernizacja trwała sześć lat.

Ciekawe że po przeprojektowaniu przez American Express interfejsu systemu autoryzacji bankowej czas szkolenia spadł z 12 do 2 godzin, samo zaś wykonywanie czynności trwa już nie 17, a 4 minuty. Jak twierdzą osiągnęli 325% wzrost wydajności. Takich przykładów pewnie by się jeszcze trochę znalazło.

Niektóre założenia HCI zmierzają do tego, by lepiej dopasować programy do konkretnych zadań. Powinno się zaniechać produkcji gigantycznych pakietów programowych ogólnego przeznaczenia na rzecz prostszych narzędzi zaprojektowanych do wykonywania  tylko jednego zadania, ale za to naprawdę dobrze.

[Kazimierz Schmidt]

Przepraszam za długość tej wypowiedzi, ale myślę że warto. Aby wyjaśnić o co w tym wszystkim chodzi.

Co do opisywania obiegu dokumentów papierowych to już się nie zgodzę - to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych.

Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym. Skoro nie jest dokumentem elektronicznym to czym jest? Odwróćmy sytuację i zastanówmy się czy wydrukowany na papierze dokument elektroniczny nie jest dokumentem papierowym. A jeżeli nie jest, to jak go nazwać?
Ponadto taki skan niewątpliwie spełnia wymagania wynikające z definicji legalnej dokumentu elektronicznego (jest w ustawie o informatyzacji). Na naszym forum już była spora dyskusja na temat tego co jest dokumentem elektronicznym (w wątku Strony www instytucji państwowych a e-dok link: odtąd )

czego te systemy nie robią? -  nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów, a po to są. I na to też są przepisy.

Chodziło mi o to jakich konkretnych funkcjonalności nie mają systemy EZD (na seminarium pokazano 6 różnych rozwiązań), a mieć powinny. Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej".
Jeśli tak to przypomnę stwierdzenie z pierwszego postu w tym wątku

Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu?

No to jeszcze konkretniej zapytam: jakich działań z owych "maksimum dwudziestu" pokazane na seminarium systemy nie wpierają?

w znanym mi ezd bez otrzymania oryginału papierowego pisma zadekretowanego na mnie, mam bardzo małe szanse na odkrycie w ezd, że taka dekretacja nastąpiła, bo ten zaawansowany i bogaty w funkcje system informuje mnie o wszystkich TYSIĄCACH spraw i dokumentów do których uzyskuję wgląd

Bardzo dziękuję za tę wypowiedź. Teraz wiem że jeśli będzie organizowane następne seminarium na ten temat trzeba będzie jeszcze mocniej podkreślić codzienną pracę z taki systemem aby pokazać, że dostaję do zrobienia i do wglądu to co trzeba i nic ponadto. Wg mnie zostało to pokazane podczas seminarium, ale zapewne niezbyt wyraźnie. Z pewnością mogę stwierdzić, że jeśli system nie dostarcza na moje "elektroniczne biurko" tylko tego do do mnie zostało zadekretowane, albo tego co ktoś przedstawia mi do akceptacji tylko "tysiące spraw i dokumentów" w których nie wiadomo czego i jak szukać, to albo jest źle skonfigurowany i źle używany albo jest... do niczego.
Sądząc w prezentowanych na seminarium rozwiązań - raczej to pierwsze. Przypuszczam, że w każdym systemie można wysyłać wszystko do wszystkich ale wtedy chyba jest coś nie tak z polityką bezpieczeństwa informacyjnego i  ochroną danych osobowych.

Opisana przez Jarka sytuacja może wynikać także z zaobserwowania (albo własnego doświadczenia) następującego problemu: użytkownik systemu EZD zajmujący kierownicze stanowisko nie zagląda do systemu EZD bo ... nie. Nie zmieniono instrukcji kancelaryjnej (albo nie było takiej możliwości prawnej ,albo się po prostu niezdecydowano). To oczywiste, że w takiej sytuacji EZD nie zmniejsza kosztów i nie ułatwia pracy. Bo każdy uczestnik obiegu papierowych dokumentów ma z nim do czynienia dwa razy. Najważniejsze korzyści często jednak nie równoważą problemów z podwójnym obiegiem dokumentów. A warto je tu przypomnieć i podkreślić że wszystko to zostało pokazane na seminarium:
- zakładanie sprawy (spis spraw tworzony jest automatycznie),
- udostępnianie dokumentacji sprawy (można w prosty sposób udostępnić całą dokumentację sprawy innej komórce organizacyjnej - np do zaopiniowania),
- tworzenie rejestrów (dowolny rejestr może być tworzony automatycznie - np. umów, faktur, skarg),
- proces przygotowania i akceptacji czystopisu (realizowalny wyłącznie elektronicznie),
- możliwość elektronicznego zarządzania dokumentami dostarczonymi za pomocą środków komunikacji elektronicznej (bez papieru) ,
- możliwość telepracy (znajdujący się w delegacji szef może mieć 24-dostęp do niezbędnej dokumentacji a także nadal akceptować kluczowe pisma)
- błyskawiczne i precyzyjne w porównaniu do tradycyjnej dokumentacji wyszukiwanie i udostępnianie treści szukanych dokumentów.

Problemem jest to że papier nadal jest dostarczany jak dotąd (tj do dekretacji odręcznej). Ale skan tego papieru został także przesłany do dekretującego i ... czeka na dekretację w systemie. Jest oznaczony jako nieprzeczytany (tak działają wszystkie prezentowane na seminarium systemy). Jeśli po dwóch miesiącach Bardzo Ważny Użytkownik (BWU) się zaloguje to mogą na niego czekać tysiące spraw i dokumentów. Wścieknie się i stwierdzi że do niczego to całe EZD. To oczywiste. Choć czasem zależne właśnie od niego (jeśli instrukcja kancelaryjna nie jest w randze rozporządzenia). Potem stosowane są półśrodki polegające na tym, że sekretariat BWU dekretuje pisma w EZD "za niego" na podstawie dekretacji odręcznej. Referent także dostaje tę samą treść dwa razy. Musi nie tylko założyć sprawę w EZD ale i włożyć papier do właściwej teczki. Wszyscy mają mnóstwo roboty i mówią, że EZD jest do niczego.

Właśnie dlatego trwają prace nad nową instrukcją kancelaryjną (dla samorządu i województw) która ma zdjąć przepisy nakazujące przenoszenie papierów między biurkami. Bo jeśli papier nie trafi na biurko dekretującego, to będzie on miał (i wszyscy następni) do czynienia z tą samą treścią tylko raz. Każdy będzie pracował na bieżąco i nigdy nie dojdzie do sytuacji powstania "tysięcznych" zaległości.
Ponadto gdy zlikwidujemy papier w obiegu wewnętrznym zostanie dostrzeżone, że przecież znacząca część wpływów ma powtarzalną treść i zawsze trafia do tego samego użytkownika. To może warto będzie dla pewnych rodzajów wpływów przygotować formularz elektroniczny powiesić go w Internecie i zachęcać do korzystania z niego? Bo skorzystanie z takiego formularza spowoduje automatyczne dostarczenie dokumentu we właściwe miejsce - a co za tym idzie i mniej pracy w urzędzie i szybszą odpowiedź.
I wreszcie będzie szybciej i taniej jak słusznie postuluje Jarek.

[Jarek]

Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym.

Nie, niczego takiego nie napisałem. Chodzi o to że trochę wykoślawiono ideję ezd, skupiając się na skanach, a po macoszemu traktując pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.

Chodziło mi o to jakich konkretnych funkcjonalności nie mają systemy EZD (na seminarium pokazano 6 różnych rozwiązań), a mieć powinny. Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej". (...) No to jeszcze konkretniej zapytam: jakich działań z owych "maksimum dwudziestu" pokazane na seminarium systemy nie wpierają?

Ezd cierpią na nadmiar, a nie niedobór funkcjonalności. Kłopot że te które są naprawdę potrzebne są albo niedopracowane, albo tak zagrzebane w systemie, że ciężko się nimi posługiwać.

Op

[Jarek]

... cóś mi ucięło. Kontynuując:

Opisana przez Jarka sytuacja może wynikać także z zaobserwowania (albo własnego doświadczenia) następującego problemu: użytkownik systemu EZD zajmujący kierownicze stanowisko nie zagląda do systemu EZD bo ... nie.

Moje uwagi nie dotyczą kierwoniczych stanowisk tylko zwykłego szarego użytkownika.

Problemem jest to że papier nadal jest dostarczany jak dotąd (tj do dekretacji odręcznej).

To nie jest ŻADEN problem. Dobrze skonstruowany ezd będzie wspierał obieg papieru jak i go zastępował bez jakichkolwiek modyfikacji.

[skan] Jest oznaczony jako nieprzeczytany (tak działają wszystkie prezentowane na seminarium systemy). Jeśli po dwóch miesiącach Bardzo Ważny Użytkownik (BWU) się zaloguje to mogą na niego czekać tysiące spraw i dokumentów. Wścieknie się i stwierdzi że do niczego to całe EZD. (...) Referent także dostaje tę samą treść dwa razy. Musi nie tylko założyć sprawę w EZD ale i włożyć papier do właściwej teczki. Wszyscy mają mnóstwo roboty i mówią, że EZD jest do niczego.

No właśnie, dokument jest oznaczony jako nieprzeczytany. Zwykły szary użytkownik (ZSU) loguje się do systemu codziennie i widzi po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów (komórka załatwia ich w ciągu roku 5 tysięcy), z czego tylko jeden, dwa są dla niego do realizacji. Oznaczanie jako przeczytany bądź nieprzeczytany guzik daje - bo guzik znaczy. Przeglądając statystyki dokumentów dostanę wszystkie realizowane przeze mnie hurtem. I mam mnóstwo roboty zamiast mniej i dlatego ezd jest "do niczego".

Przyznam, że ogólne stwierdzenie, że systemy takie "nie ułatwiają pracy i nie zmniejszają kosztów" zmierza raczej w kierunku tezy że "na papierze jest szybciej i taniej".

Zarejestrowanie i zamknięcie sprawy na papierze to osiem prostych czynności. W ezd urasta to do jakiegoś rytuału z niezsliczonymi kliknięciami i wpisywaniem dodatkowych danych.

[Kazimierz Schmidt]

Przepraszam że znów "zaszalałem", ale nie umiałem krócej wyjaśnić tego co mnie mocno poruszyło w ostatnim poście Jarka.

1.

Jarek zwrócił uwagę na bardzo ważną rzecz, stawiając tezę, że skan z dokumentu papierowego nie jest dokumentem elektronicznym.

Nie, niczego takiego nie napisałem. Chodzi o to że trochę wykoślawiono ideję ezd, skupiając się na skanach, a po macoszemu traktując pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.

(...) to systemy do opisywania obiegu skanów dokumentów papierowych, a nie dokumentów elektronicznych.

Dla mnie zdanie to stwierdza jednoznacznie, że skany dokumentów papierowych to nie są dokumenty elektroniczne. I dlatego przywołałem dyskusję na ten temat sprzed półtora roku. Rozumiem, że nie zrozumiałem Zapewne wynika to z mojego przewrażliwienia na tym punkcie.
2.
Ale...
traktowanie "po macoszemu" plików tekstowych (albo raczej plików edytorów tekstów) wynika z tego, że podpis jest na papierze. Ideę EZD wykoślawia to, że papier przychodzi do urzędu i papier z niego wychodzi. Problem nie leży w EZD tylko w praktyce pracy. EZD znacznie lepiej sobie poradzą jeśli nie będzie w nich owych skanów. Marzą mi się czasy w których przestaną przychodzić mejle o takiej treści (autentyczne z ostatniego piątku - dane kto do kogo specjalnie wyciąłem aby nie wzbudzać emocji)
"na roboczo przesyłam link do projektu założeń do projektu ustawy o (...)  z uprzejmą prośbą o zaopiniowane dokumentu. Do wcześniejszej wersji dokumentu zgłaszali Państwo uwagi przy piśmie z dnia (...) znak (...) Oficjalne pismo prześlę w dniu dzisiejszym."
Oczywiście "oficjalne pismo" to papier. I to do tego jeszcze podpisany wyłącznie na jednej stronie. Pozostałe to kserokopie. Zresztą często i ta jedyna podpisana strona to też kserokopia. Dopóki papier będzie nośnikiem przesyłanej informacji, dopóty nie będzie innego sposobu aby go przetwarzać w EZD, jak przez jego skanowanie.
3.
Jednakże...
nieco inna sytuacja jest jeśli chodzi o przechowanie w dokumentacji sprawy dowodu tego co zostało z urzędu wysłane. Jeśli Pan zauważył czystopis elektroniczny pisma z którego potem wykonuje się wydruk i przedstawia do podpisu odręcznego jest w każdym z prezentowanych EZD przechowywany. Można więc zadać pytanie: dlaczego w niektórych podmiotach (np. w NDAP) skanuje się także dokument wychodzący? Przecież jeśli w EZD znajduje się czystopis elektronicznie zaakceptowany przez uwierzytelnionego w systemie użytkownika (czyli podpisany zwykłym podpisem elektronicznym - co można udowodnić), to skanowanie pisma wychodzącego może wydawać się przesadzoną (i kosztowną) ostrożnością.
Istotnie jest to dyskusyjne i zostało podniesione w pracach o których już tu wspominałem zob. tutaj pkt 2. W proponowanym modelu postępowania zaproponowano trzy drogi (opcjonalne).
1. Tylko elektroniczny czystopis (zob. tamże ścieżka 43-95-44-99-78-41)
2. Elektroniczny czystopis i skan (zob. ścieżka 43-95-44-99-78-42)
3. Tradycyjna "minuta" czyli kopia papierowa jako dowód (zob. 43-95-37-100-67). W tym przypadku możliwe jest także dodatkowe skanowanie pisma wychodzącego (zob. odgałęzienie 100-99-78-42). Zaproponowano to odgałęzienie dlatego aby umożliwić zachowanie pełnej dokumentacji sprawy w postaci elektronicznej.

Ale aby można było w ogóle rozpatrywać zastąpienie kopii papierowej pisma wychodzącego zaakceptowanym czystopisem elektronicznym, to najpierw podpisujący papier musiałby to zacząć robić. A u większości decydentów u których "chodzą" systemy EZD jest tak, że tego nie robią. Bo skoro i tak ktoś musi podpisać papier to po co będzie dwa razy zajmował się tym samym ...i kółko się zamyka. Tym bardziej że czas osób podpisujących pisma jest bardzo cenny. Kwestią otwartą pozostaje pytanie czy na tyle cenny aby stawiać "za nimi" skaner. Jeśli jednak nawet zgodzimy się, że dowodem tego co "wyszło" z urzędu może być plik z którego wydrukowano pismo wychodzące, to trzeba pamiętać o tym, że nie ręczne wstawianie daty, a także dokonywanie jakichkolwiek innych wpisów odręcznych poza samym podpisem powinno być zabronione. Być może w tym kierunku powinny iść zmiany w prawie. Bo nie wierzę, aby inaczej można było zmienić praktykę odręcznego wpisywania daty. W innym przypadku to co "wyszło" będzie się różniło od kopii, która została w urzędzie. Skan pisma wychodzącego jest natomiast identyczny jeśli chodzi o treść ... w końcu to skan. Mając taki skan zwiększamy więc pewność tego co naprawdę wysłaliśmy.
4.
I jeszcze o tym fragmencie:

pliki tesktowe itp. - mogę je dodać do ezd bez czynienia z nich dokumentów opisanych metadanymi.

Każdy dokument musi być opisany metadanymi. Bo dla każdego trzeba określić (w taki sposób aby można było automatycznie wyodrębnić) niezbędne elementy struktury dokumentów elektronicznych. Takie jest prawo. Chyba że to także skrót myślowy i chodzi o to, że nie będę musiał ręcznie wpisywać do EZD metadanych do dokumentu bo:
1. Albo jest to dokument wytworzony w tym EZD i niezbędne metadane otrzymał automatycznie (ale jak najbardziej je ma)
2. Albo jest to dokument wytworzony na podstawie wzoru ogłoszonego tutaj http://epuap.gov.pl/wps/portal/epuap/form i do tego wzoru "zrozumiałego" dla danego EZD.
5.

Zwykły szary użytkownik (ZSU) loguje się do systemu codziennie i widzi po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów (komórka załatwia ich w ciągu roku 5 tysięcy), z czego tylko jeden, dwa są dla niego do realizacji.

To już raz wyjaśniałem. Być może niezbyt zdecydowanie. Jeśli ZSU widzi codziennie po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów z czego tylko dwa są przeznaczone dla niego to znaczy, że w takim urzędzie łamane jest prawo. Zgodnie z art. 23 ust.1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.o ochronie danych osobowych:
"1. Przetwarzanie danych jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy:
1) osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2) zezwalają na to przepisy prawa,
3) jest konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia koniecznych działań przed zawarciem umowy,
4) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5) jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych, o których mowa w art. 3 ust. 2, lub osób trzecich, którym są przekazywane te dane ? a przetwarzanie danych nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą."
Nie sądzę aby wynikało to z tego, że w użytkowanym EZD nie ma możliwości przesyłania do ZSU tylko tych dokumentów które są dlań niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego. Ale jeśli tak jest i zawsze "wszyscy widzą wszystko", bo EZD nie da się tak skonfigurować żeby dostawali tylko to co zostało dla nich przeznaczone, to ja się nie dziwię Jarkowi, że nie ma najlepszego zdania o takich systemach.

[Kazimierz Schmidt]

Tym razem krótko:
To, że najpierw się pisze tekst w komputerze, potem się go drukuje potem podpisuje odręcznie, następnie skanuje (a nawet OCR-ruje) - faktycznie jest co najmniej ... nielogiczne. To zbyt grzeczne słowo, ale staram się utrzymać poziom naszego forum
Może trzeba przyjąć do wiadomości, że komputer w urzędzie służy do napisania pisma w edytorze tekstów w celu jego wydrukowania? I cały wysiłek wkładany przez pionierów próbujących wdrożyć EZD w swoich urzędach to droga donikąd? Przynajmniej dopóki pokolenie obecnie rządzące nie odda władzy młodszym? Może Jarek ma rację, że nie ma co próbować ogarniać wszystkich obecnie obowiązujących przepisów prawa jednym EZD, bo będzie on zbyt skomplikowany a co za tym idzie - nieużywalny. Że należy ograniczyć funkcje EZD do minimum bo i tak nie zastąpi on papieru na biurkach. Tak przynajmniej rozumiem jego spostrzeżenie z postu otwierającego ten wątek:

Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu

Bo system który wykonuje maksimum dwadzieścia działań to może być najwyżej system do opisywania jak krąży papier, a nie system wykluczający go z obiegu.

[Jarek]

traktowanie "po macoszemu" plików tekstowych (albo raczej plików edytorów tekstów) wynika z tego, że podpis jest na papierze. Ideę EZD wykoślawia to, że papier przychodzi do urzędu i papier z niego wychodzi. Problem nie leży w EZD tylko w praktyce pracy. EZD znacznie lepiej sobie poradzą jeśli nie będzie w nich owych skanów.

Trudno wykoślawiać coś co z urodzenia jest koślawe. Jeśli ktoś stworzył system w którym jeden plik będzie zarejestrowanym dokumentem a drugi taki sam plik tylko plikiem co najwyżej dodanym do sprawy, to znaczy że ten ktoś NIE WIE czemu ten system ma służyć. Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie. Tymczasem, jak wyżej pisałem, bywa i tak, że papier "ratuje" ezd, pozwalając użytkownikowi jakoś się w tym wszystkim odnaleźć.

To już raz wyjaśniałem. Być może niezbyt zdecydowanie. Jeśli ZSU widzi codziennie po kilkadziesiąt nowych spraw i dokumentów z czego tylko dwa są przeznaczone dla niego to znaczy, że w takim urzędzie łamane jest prawo.

Oczywiście żadne prawo łamane nie jest. Dokumenty są dla mnie "przeznaczone" ale do wglądu, a nie do realizacji. Możliwość wglądu do tych 5 tys. spraw jest mi potrzebna, bym mógł je kiedyś przeszukiwać, a nie po to by je co rano musieć czytać. Tak to niestety w tym konkretnym ezd rozwiązano.

Ja bym bardzo chciał byśmy teraz już dyskutowali nad pozbyciem się z ezd papieru albo jak np. najsprawniej rozwiązać w ezd rolę sekretariatów czy wdrożyć podpis elektroniczny. Ezd zyskałyby tysiące zwolenników gdyby tylko twórcy tych systemów pamiętali że miały one UPROŚCIĆ czynności kancelaryjne a nie wymyślali nowe.

Może Jarek ma rację, że nie ma co próbować ogarniać wszystkich obecnie obowiązujących przepisów prawa jednym EZD, bo będzie on zbyt skomplikowany a co za tym idzie - nieużywalny. Że należy ograniczyć funkcje EZD do minimum bo i tak nie zastąpi on papieru na biurkach. Tak przynajmniej rozumiem jego spostrzeżenie z postu otwierającego ten wątek:

Proszę nie przypisywać mi wciąż rzeczy których nigdzie nie stwierdzałem, to już zaczyna być męczące 
Mamy mieć ezd który docelowo wyruguje papier z kancelarii urzędów, uprości i przyspieszy pracę oraz spełni wszystkie wymogi prawa stawiane dokumentowi elektronicznemu. Tymczasem mam takie cóś, co niczego nie przyspiesza i nie upraszcza, na dokładkę bez papieru staje się prawie nieczytelne. Bezdziennikowy system kancelaryjny jest bardzo prosty. Jeśli ezd nie potrafi nawet jego ogarnąć, to co będzie z bardziej skomplikowanymi zadaniami??

Cytat: Jarek
Dlaczego nie potraficie zbudować systemu którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach, a ilość możliwych do wykonania w nim działań nie przekracza dwudziestu
Bo system który wykonuje maksimum dwadzieścia działań to może być najwyżej system do opisywania jak krąży papier, a nie system wykluczający go z obiegu.

Gratuluję, właśnie udowodnił Pan, że "papierowa" kancelaria jest prostsza (a w efekcie tańsza) od elektronicznej ...

[Jarek]

Po tylu uwagach czuję się jak na ostatnim spotkaniu z informatykami producenta ezd, którzy próbowali mnie zasypać uwagami na temat czegoś zupełnie innego niż to czego dotyczyły moje pytania i w języku który miał mnie porazić swoją informatyczną głębią 

Umknęła mi jedna uwaga pana Kazimierza - że ezd musi być skomplikowane, bo tego zmuszają nas wymogi dla systemów określone przepisami. To nieporozumienie, przepisy nie każą użytkownikowi "klikać" dwadzieścia razy zamiast pięć, kancelaryjno-archiwalną terminologię zastępować informatycznym żargonem i jedne pliki nazywać dokumentami a drugie nie, i to bynajmniej nie z powodu podpisu elektronicznego.

[Kazimierz Schmidt]

Nareszcie się wyjaśniło:

Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie.

Jeśli wychodzi Pan z takiego założenia, to z pewnością nie będziemy w stanie dojść do jakichś wspólnych wniosków. Pan chciałby systemu do opisywania obiegu papieru (chyba że i powyższy przytoczony przez mnie cytat znów źle zinterpretowałem?) - a ja chciałbym papieru się w ogóle pozbyć. Bo jego obieg jest właśnie kosztowny i czasochłonny.
Teraz dopiero rozumiem, dlaczego żartuje Pan sobie ze mnie - nieskromnie twierdząc, że zacytowanie prze mnie Pana myśli o "systemie którego potrzeby da się opisać w dziesięciu zdaniach" cokolwiek udowadnia poza tym, że to Pan chce systemu do opisywania jak krąży papier. Co zresztą Pan potwierdził już wprost w kolejnym poście.
Tylko skoro używa Pan nadmiarowego narzędzia do prostych czynności to... po co Pan go do tego używa? Proszę poszukać na rynku systemu odpowiadającego Pan potrzebom. Skoro potrzebujemy taczki do przewożenia ziemniaków po ogródku, to nie obrażajmy się że ciężarówka-chłodnia się do tego nie nadaje. No chyba, że ktoś zdecyduje, że likwidujemy ogródek i przestajemy jeździć taczką.
Teraz widać jak pięknie się różnimy. I naprawdę się cieszę, że seminarium zaowocowało także pokazaniem tak dużych różnic w strategicznym podejściu do problematyki zarządzania dokumentacją. Szkoda, że nie ma więcej głosów na ten temat, bo zapewne każdy poglądów przez nas reprezentowanych znalazłby zwolenników.
Skoro już jestem pewien, że nie da się Pan przekonać iż założenie, że EZD ma służyć papierowi jest fałszywe nic już nie jestem w stanie dodać.
Przy okazji: nikt w tym wątku nie twierdził że ma być odwrotnie (znaczy: "papier ma służyć EZD?"). Przecież to bez sensu. Ale nie strzelam focha, tylko pozostaję z poważaniem, w uprzejmej rozbieżności.

[Jarek]

Ezd ma służyć papierowi a nie odwrotnie. Tymczasem, jak wyżej pisałem, bywa i tak, że papier "ratuje" ezd, pozwalając użytkownikowi jakoś się w tym wszystkim odnaleźć.

Tak napisałem i obrazuje to tylko owo wykoślawienie systemu, a nie moją rzekomą chęć pozostawania przy papierze.

Teraz widać jak pięknie się różnimy. I naprawdę się cieszę, że seminarium zaowocowało także pokazaniem tak dużych różnic w strategicznym podejściu do problematyki zarządzania dokumentacją. Szkoda, że nie ma więcej głosów na ten temat, bo zapewne każdy poglądów przez nas reprezentowanych znalazłby zwolenników.

Oczywiście, różnica poglądów jest wskazana, choćby po to by wyłapać słabości jakichś rozwiązań, z czego korzyść będzie obopólna. Zaniepokoił mnie Pan jednak. Niech się Pan nie obrazi, ale nazywanie strategią założenia że "wwalimy to wszystko do jakiegoś ezd, nieważne jakiego i nieważne jak", to chyba ... kpina  - chyba że tym razem ja źle odczytuję Pana poglądy i intencje. Ezd nie może być celem samym w sobie. Tu wrócę do celu funkcjonowania systemu kanc. - oczywistego dla urzędnika i archiwisty - ma być ŁATWIEJ. Taki był cel systemów wprowadzanych w XVIII wieku, tak jest i teraz. Ma być łatwiej rejestrować dokumenty, łatwiej je łączyć, łatwiej wyszukiwać, łatwiej przechowywać, łatwiej wartościować. I tyle. Jak będzie łatwiej to będzie też taniej i szybciej. To jedyna możliwa strategia.

Tylko skoro używa Pan nadmiarowego narzędzia do prostych czynności to... po co Pan go do tego używa?

No uśmiałem się. Tak się składa że i Pan, i ja używamy tego samego "nadmiarowego narzędzia"   . A Pan do czego go używa?   

Powtórzę - oczywiście dążymy do systemu z którego zniknie papier, i nie ma innej możliwości. Natomiast jest tak że zaczęliśmy od wdrażania ezd, które pozwalają zarówno wspomóc system papierowy, jak i docelowo całkowicie go zastąpić. Tak się składa że nie wymyślono dotąd do zarządzania dokumentacją w administracji niczego lepszego niż system bezdziennikowy oparty na jrwa, sprawach i teczkach, więc logicznym wydaje się że ezd będą zbudowane w oparciu o nie właśnie, i będzie to działać zarówno teraz z papierem jak i później bez niego. Tak miało być i tak być powinno - póki co jednak nie jest, bo dla producentów programów to wszystko to jakieś bzdury.

[Jarek]

Robi się trochę jak u Gombrowicza - "Jak zachwyca, kiedy nie zachwyca?". No cóż, z zachwytem się nie dyskutuje.
Do schematu dyskusji archiwisty/urzędnika z informatykiem/producentem ezd, gdzie już mamy zwykle kolejno:
1. Deklarację informatyków co do rewelacyjnych nowych możliwości ezd i co do spełniania przez ezd wszystkich wymogów instrukcji kancelaryjnych.
2. Dziwne pytania archiwistów i urzędników o  jrwa, podteczki itp., po których okazuje się że informatycy nie wiedzą o co chodzi.
3. W odpowiedzi lawinę uwag informatyków w informatycznym żargonie na temat wszystkiego tego o co nie pytali archiwiści i urzędnicy, i wszystkiego tego co nie ma żadnego wpływu na funkcjonowanie systemu z punktu widzenia użytkownika.
4. Zwykle również zrzucenie przez informatyków winy za niefunkcjonalność systemu na przestarzałe przepisy,

... po tej "dyskusji"wypada dodać:

5. Informatycy uważają, że nie musi być łatwiej i lepiej, wystarczy że jest elektronicznie.
6. Ezd to narzędzia do zaawansowanych i skomplikowanych działań określonych przez przepisy, na których archiwiści i urzędnicy się nie znają.
7. A nawet jeśli nie do zaawansowanych i skomplikowanych działań określonych przez przepisy, to na pewno nie do prostych czynności kancelaryjnych (jakby czynności kancelaryjne mogły być inne niż proste  )
8. A poza tym wy jesteście za papierem i nie warto z wami gadać