Nadzór archiwalny - kontrola warunków przechowywania dok. cyfrowych

[Grzegorz Gałęzowski]

Mam pytanie do pracowników nadzoru nad zasobem archiwalnym. Czy została już podjęta przez któreś Archiwum Państwowe próba kontroli warunków przechowywania i zabezpieczania dokumentów cyfrowych w podległych im instytucjach?
Zapewne w wielu podległych instytucjach są już systemy, bazy danych mające 10 lat. Czy jesteśmy gotowi na przejmowanie? Czy zostały poczynione już jakieś konkrety w tych kwestiach?

1.)ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych.
2.)ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 30 października 2006 r.
w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi.
3.)ROZPORZĄDZENIE MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI
z dnia 2 listopada 2006 r.
w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych,
na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych.

[Grzegorz]

w AP Kraków w tej chwili organizujemy szkolenia dla pracowników nadzoru i ustalamy wspólne zasady postępowania, trochę późno ale cóż... Przy okazji pojawiają się coraz to nowe pytania
Natomiast na ostatnim szkoleniu dla nadzoru w Warszawie zgłosiliśmy listę pytań tj.:

1. Rozporządzenie w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi mówi o konieczności "opracowania i aktualizowania szczegółowych procedur przechowywania w czasie nie krótszym niż 10 lat, z uwzględnieniem bieżącego stanu wiedzy i technologii" - jak to realizować w praktyce? Czy są gdzieś takie procedury przykładowe? Czy NDAP ma taką? Czy można ją skopiować?
2. Co z dokumentami elektronicznymi wytworzonymi poza systemami teleinformatycznymi np. stare bazy danych? Jak je archiwizować? Praktyczne rozwiązania...
3. Z kim kontaktować się maja podmioty chcące sprawdzić czy ich system potrafi przekazać dokumenty do ADE (Archiwum Dokumentów Elektronicznych).
4. W rozporządzeniu w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi mowa jest o przygotowaniu materiałów do przekazania do ADE oraz informacja, że format i sposób przekazania wskazuje właściwy dyrektor AP - gdzie są wytyczne? Czy tylko to co na stronie ADE? Czy sa przewidziane jakieś szkolenia dla pracowników w tym zakresie?
5. Co z obowiązkiem posiadania systemu teleinformatycznego w jednostkach publicznych? Archiwa nie maja na to środków. Koszt np. dla APKr został przez potencjalnych dostawców wyliczony na kwotę między 100 a 250 tyś. zł....
6. Co z instrukcją kancelaryjną uwzględniającą obieg? To w nawiązaniu do pyt. 5

i nasz pracownik usłyszał tylko:
"najpierw były samochody a potem kodeks drogowy". Mam wrażenie, że od administracji wymaga się innego sposobu działania ale to moje zdanie.
Chętnie natomiast usłyszę zdanie innych.

Co do Twojego pytania: nie nie jesteśmy gotowi. Najczęściej pytania dotyczą systemów nowszych i zasad przekazywania dokumentacji określonych w rozporządzeniach i wtedy odsyłamy do ADE/NAC...

[Grzegorz Gałęzowski]

Ja już brałem udział w trzech kontrolach z ramienia mojego AP wraz z oddziałem nadzoru. Celem kontroli było ustalenie czy w kontrolowanej instytucji dokumenty elektroniczne są ewidencjonowane, przechowywane, klasyfikowane i kwalifikowane oraz zabezpieczone przed utratą i nieuprawnionymi zmianami zgodnie z obowiązującymi przepisami. Już mam pewien obraz z jakimi problemami można się spotkać podczas takiej kontroli.

Chętnie zapoznam się z materiałami z ostatniego szkolenia o którym była mowa.

Tak sobie pomyślałem jakby to było gdybyśmy zaczęli otrzymywać zapisy cyfrowe na "starożytnych" nośnikach danych.

Poniżej parę przykładów z mojej prywatnej kolekcji











Dobrze że materiały analogowe sprawiają zdecydowanie mniej problemu.


Oczywiście same nośniki to nie najważniejszy problem. Cieszę się że już coś się zaczęło dziać w tym temacie.

[Grzegorz Gałęzowski]

Zapraszam do obejrzenia tego materiału filmowego:

http://www.youtube.com/watch?v=yRlZRH2XnJA

[Ewa33]

Chciałabym dosyć przekornie odpowiedzieć na post Grzegorza.
Skoro nie jesteśmy przygotowani, to z czego i na jaki temat są szkoleni pracownicy nadzoru w AP Kraków? Czy tylko z teorii? A może znają już odpowiedź na postawione pytania? A może chodzi o to Grzegorzowi, że nikt nie przygotował gotowych rozwiązań, nie wziął za to odpowiedzialności i nie kazał wdrażać tego archiwom.
Ja też byłam na tym szkoleniu dla nadzoru i o ile pamiętam to w pierwszym dniu były pokazywane różnorodne systemy do zarządzania dokumentacją elektroniczną w urzędach. Były też szkolenia z ADE w latach wcześniejszych. Na stronie Naczelnej Dyrekcji i na ePUAP jest projekt schematu zarządzania dokumentacją w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją. Czy to oznacza, że nic się nie dzieje w archiwach państwowych? A może nikt nie chce uczestniczyć w tych pracach w sposób aktywny?
Aha, pierwszy raz słyszę, że w instytucjach publicznych jest obowiązek posiadania systemu EZD...

[Wojciech Woźniak]

Witam

Ja już brałem udział w trzech kontrolach z ramienia mojego AP wraz z oddziałem nadzoru.

To interesujące rozwiązanie - ciekawe czy powszechnie stosowane a archiwach? Pewnie jest z tym problem, bo nie każde archiwum ma w swoim zespole informatyka. Można się więc zastanawiać, czy w tę stronę należy iść - tzn. czy zatrudniać w oddziałach nadzoru informatyków, czy może jednak pracować nad poszerzeniem kompetencji pracowników nadzoru w tym zakresie?

[Grzegorz Gałęzowski]

Ciekaw jestem czy gdzieś były jeszcze przeprowadzone takie kontrole?

[Grzegorz Gałęzowski]

Na czym ma polegać zwiększenie kompetencji nadzoru? Czy chodzi o to by mieli możliwość przeprowadzania audytu informatycznego? Czy gdy będą już mieli zwiększone kompetencje to już będą mogli bez problemu przeprowadzać kontrolę?
Czy poradzą sobie w ocenie bezpieczeństwa przechowywanych zbiorów cyfrowych? W jaki sposób dokonają rozeznania z czym mają do czynienia? Czy na podstawie dostarczonych im przez kontrolowany podmiot dokumentów, czy może uwierzą na słowo podczas wywiadu? Czy podczas kontroli będą musieli rozmawiać z informatykami? Jeżeli tak to czy będą na tyle przygotowani by się nie dali zmanipulować? Wszystko zależy jak ma wyglądać taka kontrola. Nie będę może na razie mnożył więcej pytań. Sprawa takiej kontroli nie jest prosta. Ze swojego doświadczenia powiem, że często trzeba pomagać kontrolowanym podmiotom by potrafiły zrozumieć czego się od nich wymaga. A nawet w jaki sposób mają zebrać informacje, których potrzebujemy.

[Grzegorz Gałęzowski]

Według mnie najpierw muszą być przygotowane odpowiednie przepisy. W chwili obecnej to co mamy nie jest wystarczające. Teraz taka kontrola, wygląda tak że najpierw jest przepychanka prawna. Następnie podmiot kontrolowany robi wszystko aby do takiej kontroli nie doszło. Pojawiają się niejasności w różnych kwestiach i definicjach, np. co rozumiemy pod pojęciem bazy danych, lub jak chcemy poznać strukturę bazy danych, jak sprawdzić zabezpieczenia itd.
Obie strony powinny mieć wszystko jasno zdefiniowane, by nie było zbyt wiele nieporozumień i zdziwień.

Następna kwestia to edukacja. Wydaje mi się że nie będzie możliwe wyszkolenie w zakresie informatycznym wszystkich pracowników przeprowadzających kontrole. Wszystko jeszcze zależy jak dokładnie będą musieli przeprowadzać taką kontrolę. Może rozwiązaniem będzie utworzenie komórki doradczej, która by doradzała i pomagała w przeprowadzaniu tego typu kontroli.

Edukacja musi także dotyczyć podmiotów kontrolowanych. Często będzie występowała sytuacja, że podmiot kontrolowany nie będzie miał opracowanej żadnej polityki w zakresie zabezpieczania zasobów cyfrowych. Wtedy nasze instytucje mogłyby pomagać w opracowaniu takiej polityki. Archiwa nie powinny być odbierane podczas kontroli jako zagrożenie. Może raczej jako instytucja, która chce pomagać.

Archiwa powinny opracować także zasady długotrwałego przechowywania zasobów cyfrowych. Powinno to być powiązane z systemem http://ade.ap.gov.pl/ lub innym jeżeli taki powstanie. Archiwa Państwowe powinny wytyczać standardy w zakresie archiwizacji w tym także tej cyfrowej.

[Grzegorz Gałęzowski]

Nośnik informatyczny będący na skraju dwóch światów cyfrowego i analogowego:

[Grzegorz Gałęzowski]

5. Co z obowiązkiem posiadania systemu teleinformatycznego w jednostkach publicznych? Archiwa nie maja na to środków. Koszt np. dla APKr został przez potencjalnych dostawców wyliczony na kwotę między 100 a 250 tyś. zł....

Odnośnie tego punktu poczyniłem pewne przygotowania. Aby AP nie musiały się kłopotać o to że nie mają środków na taki system. W tej chwili nie będą niczego więcej pisał na ten temat, bo nie chcę obiecywać przed ukończeniem pewnych prac.

[Grzegorz]

Aha, pierwszy raz słyszę, że w instytucjach publicznych jest obowiązek posiadania systemu EZD...

Pewnie, nie wprost ale moim zdanie wynika to m. in. z art 63 kpa par. 1. Skoro bowiem podanie do urzędu może być wnoszone drogą elektroniczną, a urząd na podstawie Rozrządzenia  w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych par. 5 pkt. 4, który określa obowiązek: "Organ administracji publicznej przechowuje otrzymane i potwierdzone urzędowe poświadczenia odbioru przez co najmniej taki okres, przez jaki obowiązany jest przechowywać pismo, którego dotyczy to poświadczenie" - to jeśli takie potwierdzenie i sam dokument są dokumentami elektronicznymi to jak je przechowywać? Wcześniej rozporządzenie mówi także jak je sporządzać (par. 3, pkt 1) "sporządza się w strukturach fizycznych dokumentów elektronicznych'. Skoro więc już mamy dokumenty elektroniczne to Rozporządzenie w sprawie szczegółowego postępowania z dokumentami elektronicznymi par. 6 mówi: "Postępowanie z dokumentami ewidencjonowanymi i metadanymi prowadzi się przy użyciu systemu teleinformatycznego" - ze szczegółowych przepisów jasno wynika że ma to być specjalistyczny system o funkcjonalnościach, które daje wyłącznie system EOD... Pewnie można to inaczej interpretować, szukać dziury w całym, udawać, ze nas to nie dotyczy ale wydaje się, że prawda jest inna...

[Ewa33]

A czy my rozmawiamy o konkretnych sytuacjach, które miały już miejsce w archiwach państwowych (tj. otrzymany dokument elektroniczny i wysłane UPO)? Czy tylko o tym co by było gdyby taki dokument przyszedł do archiwów.
Nie trzeba ani szukać dziury w całym, ani udawać że nas to nie dotyczy... myślę, że po prostu trzeba się orientować w obowiązującym stanie prawnym, jak i w tym co jest projektowane (nawet gdy postępowanie jest elektroniczne a strona nie odbierze dokumentu w terminie to trzeba przejść na postępowanie papierowe; można też drukować dokument elektroniczny i go uwierzytelniać (choć brzmi to dziwacznie, tak wynika z przepisów prawa).
Nie zmienia to faktu, że nie można wiecznie narzekać, tylko trzeba coś zaproponować.
Trzeba też pamiętać, że kwestie wdrażania EZD (a nie EOD, bo trudno mówić o obiegu, gdy mamy do czynienia z dokumentem elektronicznym w systemie teleinformatycznym) to poważne wyzwanie dla każdej instytucji zarówno organizacyjne, jak i finansowe, o czym świadczyły prezentacje urzędów na seminarium w Naczelnej Dyrekcji. Czy naprawdę trzeba aż wdrażać EZD w archiwach państwowych, by narazie móc zarządzać kilkoma dokumentami elektronicznymi (o ile takie są)? Czy naprawdę stać na to archiwa i finansowo i kadrowo? A może warto wykorzystać Archiwum Dokumentów Elektronicznych jako swoiste repozytorium dla tych nielicznych dokumentów elektronicznych?

[Grzegorz Gałęzowski]

W pełni się z Panią zgadzam. Należy jak najszybciej doprowadzić do uruchomienia ADE w nowej lokalizacji, by można było rozpocząć testy na szeroką skalę.

[Wojciech Woźniak]

Witam

A może warto wykorzystać Archiwum Dokumentów Elektronicznych jako swoiste repozytorium dla tych nielicznych dokumentów elektronicznych?

ADE zostało zaprojektowane do przechowywania materiałów archiwalnych w postaci cyfrowej. Jego funkcjonalności przewidują gromadzenie paczek archiwalnych. Raczej nie jest to więc miejsce na przechowywania (jak rozumiem: tymczasowe) dokumentów elektronicznych, które trafić mogłyby na ESP. Bo rzeczywiście problem jest. Zastanawiam się czy najlepszym rozwiązaniem byłby centralny zakup EZD dla wszystkich archiwów? Może wtedy udałoby się uzyskać rozsądną cenę?

Ale wracając do sedna tego wątku:

Na czym ma polegać zwiększenie kompetencji nadzoru? Czy chodzi o to by mieli możliwość przeprowadzania audytu informatycznego? Czy gdy będą już mieli zwiększone kompetencje to już będą mogli bez problemu przeprowadzać kontrolę?
Czy poradzą sobie w ocenie bezpieczeństwa przechowywanych zbiorów cyfrowych? W jaki sposób dokonają rozeznania z czym mają do czynienia? Czy na podstawie dostarczonych im przez kontrolowany podmiot dokumentów, czy może uwierzą na słowo podczas wywiadu? Czy podczas kontroli będą musieli rozmawiać z informatykami? Jeżeli tak to czy będą na tyle przygotowani by się nie dali zmanipulować?

Powyższe pytania Grzegorz podsumował - i słusznie - stwierdzeniem, że musimy najpierw odpowiedzieć sobie na pytanie jak ma wyglądać i czego ma dotyczyć kontrola w podmiocie stosującym system teleinformatyczny. Z tego co widać po tym wątku AP Lublin jest jedynym, w którym w kontroli uczestniczył informatyk. Może zechciałbyś Grzegorzu w kilku słowach przedstawić Forumowiczom co było przedmiotem tej części kontroli, którą Ty prowadziłeś?