Blok udostępniania w systemie informacyjnym

[Robert]

Witam,

Próbuję swoich sił i kieruję swoje zainteresowanie w stronę problemu udostępniania materiałów archiwalnych, konkretniej archiwaliów proweniencji prywatnej. Porównuję przy tym tzw. blok udostępniania uwzględniony w opisie zespołów/zbiorów - rodzimego SEZAMu (jeszcze) i tych stosowanych w innych państwach. Nie chcąc na razie zgłębiać tematu na forum (rozważania jednak mile widziane i inspirujące będą), z ciekawości chciałbym zapytać o pewien detal.

Dziś mamy w SEZAMie - w jakimś stopniu opartym również na standardzie ISAD(G) - stosunkowo, jeśli nie bardzo skromnie potraktowany blok informacji o warunkach dostępności, prawie autorskim i zasadach określających wykonywanie i pozyskiwanie reprodukcji. Co mnie uwiera to mało precyzyjne potraktowanie tej kwestii. Mamy do wyboru: TAK (czyli zespół dostępny w całości), CZĘŚCIOWO i NIE. Oczywiście można te informacje zamieszczać w polu Uwagi, ale czy rzeczywiście osoba, która opracowuje bądź osoba wprowadzająca dane skrupulatnie wszystko tutaj wyjaśnia? Otóż nie zawsze. Widać także niekonsekwencję i pomijanie pola "Dostęp". Są w archiwach zespoły, których twórcy zgłaszają zastrzeżenia co do udostępniania, a informacja określa dostęp do akt jako całkowity (TAK).
Osobiście optuję za wyraźnym zaznaczeniem w opisie zespołu i/lub konkretnych jednostek takich danych o ile pojawiają się pewne zastrzeżenia ze strony twórcy bądź wątpliwości co do udostępniania np. zawartych danych osobowych.
Nie wspominam tutaj o wstępach/informacjach do zespołów, gdzie takie informacje być powinny.

Dla przykładu:

Collection Title: Villa, Esteban Papers
Collection Number: CEMA 50  

Description

Villa [Esteban] Papers, 1974-2002. Original sketches, correspondence, exhibition announcements, collected writings, and research files of the Sacramento Chicano artist and muralist, and one of the founding members of the Royal Chicano Air Force, an artists' cultural collective. (CEMA 50).

Background

Born August 3, 1930 in Tulare California, Esteban Villa is a nationally renowned Chicano artist and muralist. He is considered one of Sacramento?s most respected artists. Villa is also known as one of the founding members of the Royal Chicano Air Force, an artists? cultural collective created amidst the Chicano movement?s battle for social and political rights and recognition.

Extent

5 linear feet (18 boxes and one series of flat files for oversize art).

Restrictions

Publication Rights Copyright has not been assigned to the Department of Special Collections, UCSB. All requests for permission to publish or quote from manuscripts must be submitted in writing to the Head of Special Collections. Permission for publication is given on behalf of the Department of Special Collections as the owner of the physical items and is not intended to include or imply permission of the copyright holder, which also must be obtained.

Źródło: http://www.oac.cdlib.org   ----->   http://www.oac.cdlib.org/findaid/ark:/13030/kt9c602931?query=papers


I moje pytanie, które kieruję w szczególności do kolegów i koleżanek archiwistów mających już styczność z ZoSIĄ   Ja niestety jeszcze nie miałem tej przyjemności. Jak tutaj jest rozwiązana kwestia informacji o dostępności? Czy będziemy mieć możliwość własnoręcznego wprowadzenia konkretnych danych, czy znowu otrzymamy kilka nieprecyzyjnych możliwości do wyboru (j.w.)?

[Hanna Staszewska]

Hmmm.....
W ZoSIA jest tak samo jak w bazie SEZAM.
Masz jakieś inne propozycje, Robercie?

[Robert]

Parę sugestii w nr 4(4) 2009 e-"Problemów Archiwistyki" http://archiwa.gov.pl/lang-pl/wydawnictwa/epublikacje/problemy.html
Trochę czasu zabrakło, żeby temat pociągnąć dalej.

Generalnie z miłą chęcią przywitałbym bardziej elastyczny opis zespołu, tj. w razie potrzeby rozbudowanie opisu funkcjonującego w SEZAMie. Chodzi mi tutaj o elementy, które są jeszcze u nas gdzieś na marginesie - informacje o warunkach dostępności, prawie autorskim i zasadach określających wykonywanie i pozyskiwanie reprodukcji. To miałoby szczególne znaczenie w przypadku materiałów proweniencji innej niż urzędowa.
Tylko co na to środowisko archiwistów? 

[Anna Laszuk]

Wprowadzając do bazy SEZAM niektóre elementy opisu zespołu, proponowane w standardzie ISAD (G), element ?udostępnianie? potraktowano tak skrótowo, ponieważ, jak pisze Robert, szczegółowe informacje powinny być umieszczone we wstępie do inwentarza. Wstępy te od kilku lat udostępniamy w Internecie wraz z inwentarzami. Koniecznym miejscem podawania danych o ograniczeniach udostępnienia wydawał się inwentarz i opis konkretnej jednostki archiwalnej. W bazie danych IZA 5.0 dodano więc dwa pola ? czy jednostka jest udostępniana oraz jakie są ograniczenia w udostępnianiu. Pola te zachowano także w wersji 6.0. Jeśli w ZoSIA jest tak samo, o czym pisze Hanna Staszewska, możliwość podawania tych danych powinna być.
Opisu zespołu w bazie SEZAM nie zmienia się od 2007 r., od kiedy powołano zespół ds. ZoSIA, ale dyskusja o kształcie systemu informacyjnego jest ciągle potrzebna. Jeśli zrealizowana będzie koncepcja, do której powraca Hanna Staszewska w ostatnim numerze ?Archiwisty Polskiego?, czyli pola opisu w systemie, które złożą się na wstęp do inwentarza, a może kompletna implementacja ISAD (G), wówczas dane o udostępnianiu znajdą swoje miejsce w systemie, nawet jeśli dotyczyć będą tylko niektórych zespołów.

[Robert]

Jeśli zrealizowana będzie koncepcja, do której powraca Hanna Staszewska w ostatnim numerze ?Archiwisty Polskiego?, czyli pola opisu w systemie, które złożą się na wstęp do inwentarza, a może kompletna implementacja ISAD (G), wówczas dane o udostępnianiu znajdą swoje miejsce w systemie, nawet jeśli dotyczyć będą tylko niektórych zespołów.

Propozycja zdaje się być bardziej "uniwersalna" (może niezbyt trafne określenie, ale niech będzie) niż aktualny opis zespołu w bazie SEZAM. Póki co bardziej przychylam się raczej do ISAD(G), ale to raczej wynika ze szczególnego zainteresowania spuściznami ogólnie rzecz umując. W każdym razie przygotowuję szerszą wypowiedź w tej sprawie, bo temat intrygujący. Nie ulega wątpliwości, że jakieś zmiany nastąpią. W tym kierunku chyba zmierzamy.

Zdaję sobie sprawę, że udostępnione opisy na http://szukajwarchiwach.pl to wersja robocza. Niemniej jakiś obraz już mamy. Dla przykładu:

Archiwum Państwowe w Poznaniu; Zespół 53/929/0
Teodor Moszczeński - spuścizna (były właściciel ziemski i członek Zarządu Fundacji Rodowej Moszczeńskich)
http://szukajwarchiwach.pl/53/929/0/-/
Dostępność: NIE

Wygląda na to, że dotyczy to całego zespołu? Najprawdopodobniej nie, ale...? Brak jest stosownych informacji w opisach jednostek. Mamy tutaj: tytuł, daty skrajne jednostki (dwukrotnie?), język, zawartość, znak teczki, sygnatura dawna, forma zewnętrzna, stan fizyczny, liczba stron/kart, format i informacja o zmikrofilmowaniu.

Czyli jest opis zespołu (oraz dzieje twórcy), a także inwentarz. Informacja o dostępności pozostaje w systemie ZoSIA w takiej formie, jak w przypadku bazy SEZAM: http://baza.archiwa.gov.pl/sezam/sezam.php?l=&mode=show&zespoly_id=54719 Tu z kolei w ogóle brak jest informacji o dostępności, a z treści wstępu nie wynika iż jakieś ograniczenia w dostępności są. Wygląda na to, że takich brak.
Proszę nie traktować tych uwag, jako "czepianie się".  Możliwe, że przy migracji danych nastąpił jakiś "błąd". Nie wiem jak to się odbywało.
Chodzi o to, żeby unikać takich przypadkowych nieścisłości i podawania nie zawsze jasnych informacji.