Nadzór archiwalny - kontrola z archiwum państwowego

[madzia-n]

Jak często są przepisowe kontrole z Archiwum Państwowego?
Chodzi o to, że odziedziczyłam archiwum po koleżance, która obecnie jest na emeryturze. Przez ostatnie kilka lat kontrole z Archiwum Państwowego było średnio co pół roku bo za każdym razem kolezanka popełniała te same błędy i podejrzewam, że te kontrole były z tego właśnie powodu. Caly czas przychodziły tylko pisma: nie wykonano punktu tego i tego. Była kolejna kontrola był zrobiony prawidłowo jeden punkt z kilku lub kilkunastu i tak w kółko.
Ostatnia kontrola była w marcu 2009r. Zalecenia pokontrolne wykonane w 100%. Od tamtego czasu cisza....
Kiedy można sie spodziewać kolejnej kontroli?

Drugie moje pytanie dotyczy sprawozdań. Czy jako archiwiści zakładowi musimy wypełniać jakieś sprawozdania lub wypełniać pisma czy druki podsumowujące rok poprzedni czyli w tym przypadku 2009?

[Jarek]

Myślę że to były po prostu tzw. kontrole sprawdzające (wykonanie zaleceń pokontrolnych) w ramach jednej kontroli.

pozdrawiam

[luke]

Rzeczywiście to były kontrole sprawdzające, które miały na celu skonfrontowanie stanu realizacji zaleceń pokontrolnych. Przeprowadza się je w przypadku braku odpowiedzi na pisma AP ws. realizacji zaleceń, upłynięcia czasu ich realizacji bądź w celu upewnienia się czy rzeczywiście zostały wykonane. Takie kontrole (lustracje) jak i kontrole problemowe, przeprowadza się w zależności od potrzeb. Natomiast kontrole ogólne przeprowadza się minimum raz na trzy lata.
W sytuacji o której piszesz

Ostatnia kontrola była w marcu 2009r. Zalecenia pokontrolne wykonane w 100%. Od tamtego czasu cisza....
Kiedy można sie spodziewać kolejnej kontroli?

,kiedy zalecenia są wykonane w 100% spodziewaj sie kontroli około marca 2012 roku. Należy jednak pamiętać, że archiwum może w szczególnym przypadku przeprowadzić jeszcze kontrolę problemową lub np. ekspertyzę dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na brakowanie. Stąd może Twoje odczucie o częstych kontrolach.
Pozdrawiam

[luke]

Odnośnie drugiego pytania

Drugie moje pytanie dotyczy sprawozdań. Czy jako archiwiści zakładowi musimy wypełniać jakieś sprawozdania lub wypełniać pisma czy druki podsumowujące rok poprzedni czyli w tym przypadku 2009?

Sporządzasz sprawozdanie z działalności komórki organizacyjnej (czyli w tym przypadku archiwum zakładowego) i przedkładasz swojemu przełożonemu. W celach informacyjnych można je przesłać do archiwum państwowego, które sprawuje nadzór nad archiwum, ale nie jest to wymóg konieczny.

[madzia-n]

Dziękuję bardzo za pomoc i rozjaśnienie sytuacji.
Pozdrawiam