ws. znakowania akt

[kocibrzuch]

Może ciężko wyjaśniać wirtualnie, tymniemniej spróbuję wyrażać się jasno.
W przypadku pojedynczej karty znakowanie przewiduje umieszczenie stempla pod tekstem i na odwrotnej stronie karty, jeśli nie jest zapisana - OK.
W przypadku bifolium zasada jest zgoła inna. Stempel umieszcza się w miejscu złożenia arkusza. Otóż jeśli mamy do czynienia z bifolium, na którym zapisane są tylko strony pierwsza i druga, względnie tylko pierwsza, łatwo usunąć kartę niezapisaną i lekko naderwać/obciąć brzeg ze stemplem - otrzymujemy w ten sposób 1-kartkowy dokument o zachowanej wartości antykwarycznej, ale pozbawiony znaku własnościowego.  :twisted:   :twisted:   :twisted:
Nie to, żebym się czepiał, uważam po prostu rzecz za ważną.
I oby mój post nie posłużył jako instruktaż, komu nie trzeba.  :oops:

[Bogusława Deryło]

Szczerze mówiąc, kiedy ja znakuję akta to zawsze się staram zrobić to tak, aby znak był trudny do usunięcia, np. oderwania od reszty dokumentu. W przypadku opisanego wyżej bifolium postawiłabym po prostu stempel pod tekstem na drugiej (odwrotnej) stronie lub na jej środku, jeżeli nie byłaby zapisana. Myślę, że wskazówki dotyczące znakowania w niektórych sytuacjach trzeba elastycznie dostosować do formy dokumentu i chyba nie wymaga to zmian w decyzji Naczelnej, ale może sie mylę?

[kocibrzuch]

Owszem, ma Pani rację, trzeba robić "tak, żeby było dobrze". Jak kiedyś przeczytałem "do przepisów nie należy podchodzić bezrefleksyjnie".
Ale wolałbym, jako osoba o praworządnym zacięciu i urzędniczym w końcu zawodzie, aby te dwie sprawy się pokrywały.

Czyli przepisy sobie, a praktyka sobie. Ździebko.
To po co przepisy i po co Naczelna? Wielki problem je zmienić? - takie pytania retoryczne mógłby ktoś zadać. I po co utyskiwanie, że w jednym archiwum coś się robi tak, a w innym zgoła inaczej? - mógłby ktoś pytać dalej. Przepis wyszedł, Naczelna ma "z głowy". My robimy swoje i też mamy... - mógłby ktoś powiedzieć.
Takich pytań i odpowiedzi w urzędzie państwowym należy jednak unikać, najlepiej, w miarę ludzkich możliwości, ich nie prowokując.

[andrzej klubiński]

Zasada zgodnie z ktorą "do przepisów nie należy podchodzić bezprefleksyjnie " jest oczywiście bardzo słuszna, i w tym wypadku indywidualna praktyka, ktora nie została uwzględniona przez przepisy nie musi być działaniem samowolnym, niezgodnym z literą prawa. Zwracam uwagę na brzminie punktów 1 i 10  Decyzji nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 21 czerwca 2002 r. w sprawie znakowania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. Pierwszy z nich wskazuje na cel działania i uzasadnia podjętą decyzję, drugi z wymienionych punktów wskazuje na możliwość "znakowania według zasad opracowanych przez archiwum państwowe po uprzednim zaakceptowaniu ich przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych".

[kocibrzuch]

Proszę mi w takim razie powiedzieć, jakie zasady znakowania wprowadzili Dyrektorzy w przypadku bifoliów (kierując się przepisami z Naczelnej) i jaka jest w rzeczywistości praktyka stemplowania bifoliów w archiwach, głownie przez personel techniczny zresztą.

Sam odpowiem na to pytanie - znakowanie odbywa się toczka w toczkę tak, jak mówi przepis o bifoliach.

PS. Znaczy się, czuję się upoważniony także w innych przypadkach postępować po moim uważaniu, a nie wg. przepisów. Indywidulna praktyka górą. I to jest słuszna koncepcja.

[kocibrzuch]

Założyłem ten wątek, bo przeczytałem w nagłówku podforum: "Mile widziana dyskusja nad praktycznym użytkowaniem przepisów, sugestie zmian i nowelizacji".
Liczę na to, że ten drobny przepis ulegnie zmianie. Oczywiście, jak Pan pisze, może to zrobić każdy Dyrektor archiwum, ale lepiej dla sprawy by było, gdyby wyszło pismo, choćby mailem z Naczelnej - z odpowiednią sugestią choćby.
Tak uważam, bo inaczej może być różnie. A to nikt się nie zainteresuje lub na to nie wpadnie (nie wszyscy też czytają forum), a to stemplującemu nie będzie się chciało (w końcu wymaga to jednego przybicia więcej).

[andrzej klubiński]

Obawiam się, że Pańskie wnioski i deklaracje zawarte w poprzednim poście są jednak chyba zbyt swobodną interpretacją mojej wypowidzi. Nie mogę się zgodzić z sygestią , że możliwość kształtowania praktyki archiwalnej jest równoznaczna z dowolnością postępowania. Jest ono ograniczone nie tylko przez pkt. 9 Decyzji nr 4. ale także przez pkt. 8, który określa ogólne kryteria wyboru miejsca znakowania. Powinno ono spełniać równocześnie trzy funkcje: zabezpieczać dokument, nie  naruszać czytelności tekstu, nie ingerować w jego warstwę estetyczną. Istotne przyczyny mogą być natomiast podstawą do zmiany miejsca znakowania, co zostało uwzględnione w punkcie 10 decyzji. Poza możliwością stosowania  przez poszczególne archiwa praktyki odmiennej od przewidzianej w przepisach, właściwym miejscem do dyskusji nad tym zagadnieiem jest także Komisja Metodyczna Archiwum. Inicjatywa podjęcia prac nad zmianami przyjętych zasad musi natomiast wynikać z potrzeb występujących we wszystkich lub w znacznej części archiwów państwowych. Zawsze właściwym miejscem sygnalizowania problemów metodycznych, i potrzeby zmian w metodyce arechiwalnej jest także forum.
pozdrawiam

[kocibrzuch]

Tak więc kierując się ogólnymi kryteriami, przy jednoczesnym zaistnieniu istotnej przyczyny, napisałem, co napisałem.
Zbyt swobodna interpretacja Pana wypowiedzi? Owszem. Wysnułem zbyt daleko idący wniosek logiczny, ale właśnie o to tu chodzi. Nikt nie określi ściśle granicy między literarnym stosowaniem przepisów a dowolnością postępowania. W tym konkretnym przypadku przepis może być zmieniony w sposób jasny, zrozumiały i oczywisty, bez konieczności uciekania się do indywidualizacji. To chyba nie wymaga zbyt wielkiego nakładu pracy i zebrania się szacownego gremium.

[kocibrzuch]

Inicjatywa podjęcia prac nad zmianami przyjętych zasad musi natomiast wynikać z potrzeb występujących we wszystkich lub w znacznej części archiwów państwowych.

Sądziłem, że sprawa opisanej tu operacji przeprowadzonej przez potencjalnego złodzieja na dokumencie to rzecz, że tak powiem, inter-archiwalna. Ale skoro wymaga widocznie zebrania opinii i podjęcia prac, to się myliłem.

[andrzej klubiński]

Dowolność postępowania ogranicza jego celowość określona przez prawo.
Do słusznego stanowiska zgodnie z ktorym  bezpieczeństwo zasobu archiwalnego jest sprawą "inter-archiwalną"  chciałem dodać, że moim zdaniem przedstawiona przez Pana sytuacja nie wymaga zmiany Decyzji nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów państwowych ponieważ:
1 dotychczasowe rozwiązania umożliwiają zmianę sposobu postepowania w archiwium na drodze decyzji
2. Pańska propozycja dotyczy (jak wynika z opisu)  miejsca stemplowania dokumentu o specyficznym układzie graficznym. Przepisy wydane przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państowych wskazją natomiast cele i ogólne zasdy postępowania, oraz regulują typowy sposób wykonywania czynności zabezpieczających.
Zwracam także uwagę, że oznaczanie dokumentu jest to tylko jedyną z form zabezpieczenia, i nie obejmuje ona całości zasobu archiwum.
 Nie wydaje mi się również, żeby można było oceniać tak negatywnie prace archiwistów. Wypowiedź  Pana Bogusława Deryły wskazuje, że wśród opracowujących akta nie brak pracowników, którzy z dużą starannością dbają o zachowanie zasobu archiwum, i o jego bezpieczeństwo. Poruszył Pan zatem problem ważny, niemniej na obecnym etapie dyskusji wymaga określenia zakres ewentualnej nowelizacji, i jej potrzeba w świetle praktyki archiwalnej.
 

pozdrawiam

[kocibrzuch]

ad 1. Jedno archiwum zmieni, inne nie. Dlatego sugerowałbym odgórnie. Już to pisałem.
ad 2. Specyficznym? Bez przesady, raczej powszechnym.

Pani Bogusława nie napisała, że tak robi, tylko, że tak by robiła. A więc nawet osoba tak dbała o akta wcześniej o tym nie pomyślała.
Negatywna ocena. Hm. Na ocenie, że archiwiści są cacy, akta kochają i zrobią wszystko jak najlepiej z własnej inicjatywy można się nieźle przejechać. Powinna być zasada mocno ograniczonego zaufania. (Vide wątek o kradzieżach w "silva rerum"). Złodziej będzie pierwszy, który podaną przeze mnie lukę wykorzysta i ostempluje tak, żeby potem zabrać.
Potrzeba jest, dla mnie, oczywista. Jej zakres?: "W przypadku bifoliów z zapisaną tylko pierwszą lub tylko pierwszą i drugą stroną, znakować jak dokument jednokartkowy".

[Bogusława Deryło]

Do tej pory po prostu nie znakowałam bifoliów, a nawet nie pamiętam, żebym miała jakikolwiek w ręku ... chyba w moim archiwum nie ma ich zbyt wiele.  
A tak ogólnie o przepisach, decyzjach i zaleceniach z NDAP, to zgadzam sie z opinią, że lepiej by było, gdyby decyzje NDAP, zalecenia itp. były jednak lepiej dopracowane (może przydałaby sie szersza konsultacja z AP). Pozostawianie dyrektorom możliwości  samodzielnego dostosowywania takich decyzji do realiów w danym archiwum, chyba kłóci sie z zasadą, że akt prawny niższego rzędu nie może zmieniać aktu wyższego rzędu, ale nie jestem prawnikiem i może sie mylę ....
A z innej beczki ....  Już drugi raz na forum zmieniono mi płeć. Czy moje imię (fakt, że raczej rzadko spotykane) znane jest tylko w formie męskiej?

[dziunia]

Szczerze mówiąc, kiedy ja znakuję akta to zawsze się staram zrobić to tak, aby znak był trudny do usunięcia, np. oderwania od reszty dokumentu. W przypadku opisanego wyżej bifolium postawiłabym po prostu stempel pod tekstem na drugiej (odwrotnej) stronie lub na jej środku, jeżeli nie byłaby zapisana. Myślę, że wskazówki dotyczące znakowania w niektórych sytuacjach trzeba elastycznie dostosować do formy dokumentu i chyba nie wymaga to zmian w decyzji Naczelnej, ale może sie mylę?

Co to jeeeest - bifolium ??
pzdr

[Henryk Niestrój]

Jak sama nazwa wskazuje bifolium to podwójna kartka. A konkretne, zgodnie z definicją: karta powstała wskutek złożenia przez pół arkusza papieru lub pergaminu.

[dziunia]

Jak sama nazwa wskazuje bifolium to podwójna kartka. A konkretne, zgodnie z definicją: karta powstała wskutek złożenia przez pół arkusza papieru lub pergaminu.

Serdecznie dziękuję za info....

______________________
Admoneri bonus gaudet