Gdzie wpisać informację o znakowaniu?

[Hanna Staszewska]

Zgodnie z ust. 4 Decyzji nr 4 NDAP z 21 czerwca 2002 r. w sprawie znakowania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych, powinniśmy umieszczać informację o znakowaniu w "odpowiednim środku ewidencyjnym".
http://archiwa.gov.pl/images/stories/file/pdf/Wskazowki_metodyczne_Uproszczone.pdf

Powstaje pytanie: gdzie to wpisać?

[Hanna Staszewska]

Pytanie nie jest chyba bezsensowne, bo zgodnie z przepisami o ewidencji (http://www.archiwa.gov.pl/images/stories/file/pdf/dec_03_2004.pdf) środkiem ewidencyjnym jest: karta zespołu, spis zespołów, księga nabytków/ubytków/przesunieć, spisy zdawczo-odbiorcze, inwentarze.
Który z wymienionych środków ewidencyjnych jest "odpowiedni"?

Przy okazji nasuwa sie jeszcze jedno pytanie:
dlaczego informacja o znakowaniu ma dotyczyć tylko materiałów, które wcześniej "zostały oznakowane przez inne archiwa państwowe (państw obcych), samorządowe bądź partyjne, których materiały zostały włączone do zasobu polskich archiwów państwowych" (ust. 3 pkt 2) ?

[Wojciech Woźniak]

Witam
Wydaje mi się że najwłaściwszym środkiem ewidencyjnym będzie inwentarz skarbowy. W końcu celem znakowania wg ust. 1 ma być identyfikacja materiałów archiwalnych stanowiących zasób danego archiwum:

W celu umożliwienia identyfikacji materiałów archiwalnych stanowiących zasób danego archiwum państwowego oraz ich ochrony przed zaginięciem lub kradzieżą należy je odpowiednio oznakować.

Wydaje się, że skoro to inwentarze skarbowe dokumentują stan zasobu archiwum to właśnie w nich powinny znaleźć się informacje o znakowaniu.

[Hanna Staszewska]

Zgadzam się, że inwentarz skarbowy jest chyba najwłaściwszym miejscem.
Jednocześnie podtrzymuję moje wątpliwości, czemu mamy wpisywać dane o znakowaniu tylko w odniesieniu do materiałów określonych w ust. 3 pkt 2... 

Zastanawiam się też, co w sytuacji, gdy zespół posiada tylko spis zdawczo-odbiorczy, a został wcześniej oznakowany np. w archiwum PZPR. Wpisujemy tam stosowną informację???

Podobne pytania możemy mnożyć...
Wydaje się, że przepisy o znakowaniu wymagają doprecyzowania lub odpowiedniej interpretacji ze strony NDAP, może w porozumieniu z CKM?

[Bogusława Deryło]

Jednocześnie podtrzymuję moje wątpliwości, czemu mamy wpisywać dane o znakowaniu tylko w odniesieniu do materiałów określonych w ust. 3 pkt 2... 

Bo autor tej decyzji po jej napisaniu pewnie już nigdy więcej jej nie czytał.
pewnie chodziło mu o ustęp 2, czyli akta szczególnie cenne.

Moim zdaniem powinno się znakować wszystkie akta oprawne (bo teczek z luzami nie ma sensu) i także akta oznakowane wcześniej przez inne instytucje (nie rozumiem, dlaczego miałyby zostać pominięte, przecież aktualnie są własnością AP) i zaznaczać to w inwentarzu. Ja zaznaczam to w inwentarzach w pracowni, bo je mam pod ręką.
Choć zgadzam się, że sensowniej byłoby zaznaczać w skarbowym, ale ponieważ skarbowe powinny być przechowywane pod kluczem .... "nanoszenie informacji" o oznakowaniu jakiejś jednej jednostki byłoby dość czasochłonne.
Jak to rozporządzenie o znakowaniu się ukazało, to nie było jeszcze tej akcji z inwentarzami skarbowymi, więc nikt o nich pewnie nie pomyślał.