SEZAM 6.1 (?)

[Anna Laszuk]

Niedawno obchodzona była rocznica powstania niniejszego Forum (dzięki Rafałowi Magrysiowi za platformę dyskusyjną i czuwanie nad jej wykorzystaniem!), niezauważalnie minęła też rocznica stosowania bazy danych SEZAM wersja 6.0. Użytkownicy zgłosili kilka uwag = konieczności poprawek:
Zmiana w klasyfikacji aktotwórców:
04.00 – na Instytucje ochrony prawa i wymiaru sprawiedliwości
Zmiany w wydruku karty zespołu:
Dodanie (?) rubryki na rozmiar dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) przejętej z zespołem;
Zwiększenie miejsca na wydruk rubryki 7 Daty i numery nabytków, ubytków i przesunięć – w przypadku akt stanu cywilnego dane te nie mieszczą się;
Dostosowanie wydruku karty zespołu do § 4. instrukcji – zamiana kolejności rubryk 16 i 17.
A może coś jeszcze warto dodać przy okazji zmiany decyzji nr 4 NDAP z 2004 r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w archiwach państwowych bazy danych System Ewidencji Zasobu Archiwalnego SEZAM 6.0?
Zmieniona wersja aplikacji będzie rozsyłana zapewne razem ze scaloną bazą danych, a na razie dane przesłało do COIA tylko kilka archiwów, więc jest czas na weryfikację użyteczności wersji 6.0.

[Andrzej Choniawko]

Dlaczego przy okazji wprowadzania Sezamu 6.1 nie wykorzystano okazji by wcielić w życie
ROZPORZĄDZENIE

RADY MINISTRÓW

z dnia 20 stycznia 2004 r.

w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD)

(Dz. U. z dnia 2 marca 2004 r.)

Na podstawie art. 40 ust. 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. Nr 88, poz. 439, z późn. zm.1)) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadza się do stosowania w statystyce, ewidencji i dokumentacji oraz rachunkowości, a także w urzędowych rejestrach i systemach informacyjnych administracji publicznej Polską Klasyfikację Działalności (PKD), stanowiącą załącznik do rozporządzenia.

§ 2. Traci moc rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 października 1997 r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) (Dz. U. Nr 128, poz. 829, z późn. zm.2)).

§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 maja 2004 r.

i tym samym klasyfikację zespołów w Sezamie uporządkować zgodnie z zasadami przejrzystości i rozłączności klasyfikacyjnej z którymi to dotąd jej związek jest dość delikatnie mówiąc dość luźny.  
Zdaje się, że NDAP jest organem administracji publicznej i obowiązuje ją tego rodzaju rozporządzenie.

[Anna Laszuk]

Nie wprowadzono PKD z tych samych powodów, z których w latach 1998-1999 przygotowując klasyfikację aktotwórców nie przyjęto istniejących klasyfikacji. Ówczesny zespół uznał, że aktualnie obowiązujące klasyfikacje nie są adekwatne do wszystkich twórców z kilku stuleci, których dokumenty przechowujemy w archiwach. PKD odnosi się do działających obecnie podmiotów, więc niekoniecznie do zasobu archiwalnego.
Pana uwaga nie pojawiła się na Ifarze przed rokiem, kiedy zbieraliśmy uwagi do wersji 6.0, więc też nie mogła być przedmiotem dyskusji. Można do tego wrócić przy następnej okazji, np. konsultując to zagadnienie z Centralną Komisją Metodyczną. I jeśli zapadnie decyzja, że trzeba i można zmienić klasyfikację, trzeba będzie wpisać do planów pracy archiwów zadania związane z przekwalifikowaniem twórców - i wykonać je. A jak się PKD zmieni, przekwalifikować jeszcze raz.

[Andrzej Choniawko]

Wydawało mi się, że kwestia respektowania prawa przez organa administracji państwowej, w tym NDAP nie powinna być przedmiotem dyskusji w jakimkolwiek kontekście. Zwłaszcza w dyskursie na forum publicznym. Stąd moje milczenie na IFARZ-e w przedmiotowej sprawie. Domniemany immunitet (a może rzeczywisty, ale nie zauważyłem żadnych postanowień ustanawiających takowy)  wyłączający działanie odpowiedniej ustawy w odniesieniu do klasyfikacji zespołów w sztandarowej elektronicznej bazie polskiej archiwistyki jaką jest Sezam nie ma żadnego uzasadnienia nie tylko w aspekcie prawnym. Argument, że nie da się tu zastosować metajęzyka, jakim operuje PKD, a wcześniej inne uniwersalne systemy klasyfikacyjne jest niepoważny. Po prostu trzeba to umieć i przede wszystkim chcieć zrobić. Obowiązek taki narzucają nie tylko sucha litera prawa, ale rygory metodologii nauk społecznych. A zdaje się, że archiwistyka pretenduje do miana już nie tylko pomocniczej, ale wręcz samodzielnej dyscypliny naukowej. Stanowisko CKM w tej sprawie osadza tego rodzaju ambicje na dość lotnych piaskach. Gdyby w szerszej skali stosować przytoczone rozumowanie tego ciała, to prace historyczne na temat dziejów Polski w średniowieczu należałoby pisać w języku staropolskim, a rozprawy dotyczące systemu penitencjarnego za pomocą grypsery.

PS. Na dowód, że kwestie klasyfikacji zespołów nie były mi obojętne znacznie wcześniej przytaczam fragment mojego artykułu z Archeionu 2002 s. 137
Kryteriom definicji syntetycznej, stanowiącej jeden z podstawowych elementów teorii języka sformalizowanego, nie odpowiada m.in. lista kategorii zespołów w ramach bazy SEZAM. Wśród cech definicji syntetycznej koronne znaczenie ma tzw. dowód jednoznaczności. O jakiej jednoznaczności możemy jednak mówić, jeśli obok kategorii zespołów podzielonych wedle działów gospodarki narodowej niezależnie od form własności, wyróżniono np. kategorię zespołów "spółdzielczość", zdefiniowaną z racji formy własności. Zarzuty pod adresem kategoryzacji zespołów w ramach bazy SEZAM można by zresztą mnożyć z punktu widzenia łamania cechy jednoznaczności.
Oczywiście, ani ten pogląd, ani inne krytyczne uwagi dotyczące różnego rodzaju rozwiązań metodycznych na gruncie archiwistyki polskiej nie doczekały się żadnej reakcji.

[Tomek]

A czy nie było takiego pomysłu aby wprowadzić do Sezamu elementy "Wstępu do zespołu" Konarskiego. Wydruk z tak zmodernizowanego Sezamu byłby wstępem. A produktem finalnym byłby inwentarz wydrukowany z Sezamu i Izy.

[Hanna Staszewska]

To jest bardzo dobry pomysł, aby wydruk z bazy SEZAM stanowił wstęp do zespołu, tym bardziej, że większość postulowanych przez K. Konarskiego informacji w bazie już się znajduje (łącznie z dziejami aktotwórcy i zawartością zespołu).

[Tomek]

Zwłaszcza, ze dział informacji, ewidencji itp wrzucił nam dodatkową robotę. Sami musimy większosć pół w Sezamie wypełniać po opracowaniu i zatwierdzeniu zespołu (tylko przy sprawozdaniach jakoś nikt o tym nie pamięta). Im pozostały tylko nabytki i przesunięcia oraz brakowanie.

[Hanna Staszewska]

To jest raczej kwestia organizacyjna, którą indywidualnie w każdym archiwum można rozstrzygnąć, formułując odpowiednie zapisy w zakresie obowiązków pracowników.
Ale wracając do meritum. Pomysł, aby wstęp stanowił wydruk z bazy SEZAM, może na początek tylko do zespołów z grupy A3, jest wart rozważenia. Co na to członkowie nowej CKM?

[Tomek]

Pomysł, aby wstęp stanowił wydruk z bazy SEZAM, może na początek tylko do zespołów z grupy A3, jest wart rozważenia. Co na to członkowie nowej CKM?

Czekamy na odpowiedź. Moze warto sie nad tym poważnie zastanowić?

[Anna Laszuk]

Wydaje mi się, że pomysł należy rozważyć. Już wcześniej zastanawiałam się, udostępniając w Internecie wstępy do inwentarzy, czy aby ich treść jest zgodna z zawartością krótkich informacji wpisywanych do bazy SEZAM (dostosowanie do standardu ISAD). Już sam fakt występowania obok siebie podobnych treści w dwóch postaciach budzi pytanie - po co?
Przekażę ten pomysł na najbliższym spotkaniu członkom CKM, a w międzyczasie do ZNA -  może będzie to miało wpływ na przygotowywany normatyw o inwentarzu archiwalnym, mimo że nie wyczerpuje wszystkich informacji podawanych zazwyczaj we wstępie do inwentarza.

[Hanna Staszewska]

Dlaczego do tej pory w bazie SEZAM nie wprowadzono do listy pomocy opcji: "inwentarz elektroniczny"?

[Anna Laszuk]

Nie wprowadzono inwentarza elektronicznego, bo w przepisach nie występuje on dotąd jako samodzielna pomoc archiwalna. Do tej pory bazy danych służą do przygotowania inwentarza książkowego. Niektóre archiwa samodzielnie poszerzyły listę pomocy np. o "baza danych IZA".

Wracając do wątku o wstępach do inwentarzy - 26 kwietnia, na pierwszym spotkaniu w nowej kadencji, członkowie CKM wyrazili swoje poparcie dla pomysłu, aby funkcję notatki do inwentarza mogły pełnić informacje wpisane do rubryki 14 i 15 karty zespołu. Niezależnie jednak od ogólnego poparcia, toczono dyskusję dotyczącą sposobów realizacji tego pomysłu w praktyce oraz koniecznych zmian w istniejących przepisach (nowelizacja normatywu o ewidencji, o inwentarzu). Skupiono się na kilku wątpliwościach: kto ma formułować treści opisujące dzieje twórcy i zawartość zespołu – oddział opracowania czy ewidencji; czy umieszczać w bazie SEZAM wszystkie elementy, których wymaga się w notatce; gdzie mają być one udostępniane, tzn. jak je dołączyć do inwentarza itp. ZNA ma wyrazić swoją opinię po jej wypracowaniu. Szczegółowe informacje będę w protokole posiedzenia CKM.

[Hanna Staszewska]

Nie wprowadzono inwentarza elektronicznego, bo w przepisach nie występuje on dotąd jako samodzielna pomoc archiwalna.

Przepisy metodyczne dot. opracowania kartografii z 2002 r. wprowadzają do stosowania w archiwach bazę MAPY, a najnowsze wskazówki dot. opracowania fotografii zalecają inwentaryzację fotografii w systemie informatycznym. W tej sytuacji wprowadzenie do bazy SEZAM opcji "inwentarz elektroniczny" wydaje się konieczne.

[Maciej Zdunek]

Niektóre archiwa samodzielnie poszerzyły listę pomocy np. o "baza danych IZA".

Czy to oznacza, że można samodzielnie, bez zgody COIA, dopisać do listy pomocy "inwentarz elektroniczny"?

[Anna Laszuk]

Owszem, przepisy mówią o bazie danych i o systemie informatycznym, jednak nie o inwentarzu elektronicznym.  Termin ten nie jest również zdefiniowany w przygotowywanej nowej edycji słownika archiwalnego.  Nie przewiduje go też obecny projekt nowych wskazówek metodycznych dot. inwentarza.

Co do pytania o samodzielne dopisywanie danych - bazy danych przekazywane do stosowania w archiwach nie są skompilowane. Otwarty dostęp do ich struktury umożliwia samodzielną modyfikację lub tworzenie dodatkowych np. formularzy czy kwerend - wedle życzenia użytkowników. Nie ma to wpływu na spójność danych. Prosimy zaś o zachowanie struktury danych, zwłaszcza w bazach, z których dane są scalane. I wdzięczni jesteśmy tym, którzy takich zmian nie dokonują. Dopisanie wartości w listach wyboru jest również technicznie możliwe, ale z rzadka wykonywane. Na ogół wystarczające są listy terminów wprowadzonych po uzgodnieniu w trakcie przygotowywania bazy danych.