dokument elektroniczny w NIK

[Wojciech Woźniak]

Witam,
oto przepisy z najnowszej instrukcji kancelaryjnej Najwyższej Izby Kontroli:

Jeżeli sprawę wszczyna się na podstawie dokumentu opatrzonego podpisem elektronicznym, to należy go wydrukować i uwierzytelnić. Postępowanie z tym dokumentem jest tożsame, jak z innymi dokumentami.

Jest to chyba jakaś próba wyjścia z konieczności prowadzenia kancelarii dla dokumentacji papierowej i elektronicznej jednocześnie, ale czy rzeczywiście udana? Co zrobić z oryginalnym dokumentem elektronicznym po wydrukowaniu jego treści? Skasować? Ale to przecież oryginał... Zachować? Ale po co w takim razie drukować...
Co sądzicie o takim podejściu do dokumentów elektronicznych?

[Hanna Staszewska]

Hmmm...
Jeżeli jest to instrukcja NIK, to musiała być zatwierdzona przez archiwum państwowe...
Hmmm...

[luke]

Archiwum państwowe pewnie zatwierdziło,
ale instrukcja była opiniowana także przez NDAP...
Odpowiadając Wojtkowi

Jest to chyba jakaś próba wyjścia z konieczności prowadzenia kancelarii dla dokumentacji papierowej i elektronicznej jednocześnie, ale czy rzeczywiście udana? Co zrobić z oryginalnym dokumentem elektronicznym po wydrukowaniu jego treści? Skasować? Ale to przecież oryginał... Zachować? Ale po co w takim razie drukować...

po wydrukowaniu treści skasować?
a za chwilę będziemy chcieli digitalizować te druki, piękna perspektywa, nie ma co
chyba nie w tę stronę 
i jeszcze jedno, zastanawia mnie czy uda się zachować kompletność sprawy, jeśli część będzie w postaci papierowej a część w postaci elektronicznej

[Ewa33]

Witam!
Myślę że mając takie dylematy warto sięgnąć po obowiązujące akty prawne w tym zakresie:

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 27 listopada 2006 r. w sprawie sporządzania i doręczania pism w formie dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 227, poz. 1664). Poniżej cytat z paragrafu 7:

"§ 7. 1. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych sporządza się i udostępnia w postaci dokumentu elektronicznego, podpisanego bezpiecznym podpisem elektronicznym osoby sporządzającej kopię, a składającego się z treści udostępnianego dokumentu elektronicznego i elementów informacyjnych określających co najmniej informację, kto sporządził kopię, datę jej sporządzenia oraz nazwę urzędu i jego adres. Elementy informacyjne dokumentu muszą być zgodne z danymi zawartymi w kwalifikowanym certyfikacie osoby sporządzającej kopie.
2. Pisma w formie dokumentów elektronicznych mogą być także udostępniane w postaci elektronicznej kopii dokumentu oryginalnego, o ile zostały podpisane bezpiecznym podpisem elektronicznym, a okres ważności kwalifikowanego certyfikatu pozwoli na jego weryfikację przez odbiorcę.
3. Kopia pisma w formie dokumentu elektronicznego może być sporządzona w postaci uwierzytelnionego wydruku komputerowego.
4. Do sporządzania kopii pism w formie dokumentów elektronicznych stosuje się odpowiednio przepisy ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego dotyczące uwierzytelnionych odpisów z akt sprawy.
5. Kopie pism w formie dokumentów elektronicznych, o których mowa w ust. 1 i 2, mogą być udostępnione za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej albo na informatycznych nośnikach danych."

Cóż ma bowiem zrobić jednostka organizacyjna z dokumentami elektronicznymi, gdy nie ma systemu teleinformatycznego do zarządzania nimi?

Pozdrawiam

[Kazimierz Schmidt]

Nie dziwię się NIK-owi (wpisał do IK to, co i tak prawie wszyscy robią). Bo co mają zrobić jeśli inaczej nie są w stanie powiązać dokumentu ze sprawą? M in. po to właśnie jest zostawiona furtka w rozporządzeniu o którym powyżej pisze Ewa33.

Rozporządzenie to dotyczy jak wiadomo pism (czyli dokumentów elektronicznych będących tekstami złożonymi z liter połączonych w słowa i zdania). Takie coś z pewnością daje się wydrukować i uwierzytelnić (choćby liczyło sobie 5 tysięcy stron...) . Złośliwcy mogliby przesłać na ESP NIK-u takie właśnie pismo. Ale pewnie tego nie zrobią.

Co jednak będzie jeśli wpłynie dokument będący nagraniem dźwiękowym?
Oczywiście na podstawie czegoś takiego nie będzie można wszcząć sprawy bo tego wydrukować się nie da. Sprawy będzie się wszynać jedynie na podstawie pism i tyle.
Co jednak zrobić gdy tego typu dowody (nagrania dźwiękowe i wideo znajdą się w sprawie?).
Nośniki do teczek?
--
Ka

[Wojciech Woźniak]

Witam
fakt, że z dokumentu elektronicznego wykonywana jest kopia w sposób zgodny z prawem mnie nie dziwi. Zaskakuje mnie, że ta kopia staje się ekwiwalentem oryginalnego dokumentu i jako taki zaczyna funkcjonować w kancelarii. Ani słowa natomiast w instrukcji NIK o tym co dziej się z oryginałem... Sprawa będzie kompletna - no tak, z tym, że oryginał jednego czy drugiego pisma i tak będzie gdzie indziej. Czy nie najwyższy już czas podjąć męską decyzję i zezwolić na skanowanie, uwierzytelnianie i niszczenie papierowych oryginałów? Po to żeby nie dochodziło do konieczności stosowania tego rodzaju zabiegów jak w instrukcji NIK i po to by informatyzacja administracji stała się trochę bardziej realna.

pozdrawiam
Wojtek

[nikodem.b]

Panie Wojciechu!
Czy zdecydowałby się Pan zeskanować, uwierzytelnić, a następnie zniszczyć papierowy oryginał listu otrzymanego od dajmy na to np. niejakiego Benedykta XVI?
Pozdrawiam
NIKodem

[Wojciech Woźniak]

Panie Nikodemie!
Czy zdecydowałby się Pan wydrukować, uwierzytelnić, a następnie skasować oryginalny mail otrzymany od Benedykta XVI?

pozdrawiam
Wojtek

[Kazimierz Schmidt]

Piękna polemika.
Ale schodząc na ziemię zastanówmy się najpierw PO CO istnieje współczesna instytucja publiczna (każda) na działalność której łożą obywatele, którzy zorganizowali państwo? Czyż nie po to żeby realizować zadania dla których została powołana? Jeśli sprawniej (szybciej, taniej, skuteczniej) będzie to realizować skanując WSPÓŁCZESNE pisma doń przychodzące i wyrzucając papier (do recyklingu oczywiście), to nie widzę powodu dlaczego miałaby tego nie robić. Czy tylko dlatego nie należy na to zezwalać bo za 300 lat ktoś może chcieć np. zapoznać się z raportem NIK dotyczącym działalności instytucji X, ale koniecznie na papierze?

I tu trochę z innej beczki ale "bardzo apropo", jak się okaże dalej.
Aby pokazać jak nam idzie informatyzacja dorzucę jeszcze cytat z postanowienia NSA I OZ 673/08, z 10 września 2008 (na postawie LEXa - zob. LEX nr 460225)

1. W postępowaniu sądowoadministracyjnym Sąd nie jest zobowiązany do posługiwania się w korespondencji elektronicznej certyfikatami, o których mowa w ustawie o podpisie elektronicznym.
2. Dla skuteczności pisma wnoszonego przez stronę drogą elektroniczną konieczne jest późniejsze opatrzenie go własnoręcznym podpisem, bowiem tylko taki podpis spełnia wymagania wynikające z art. 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a."

Warto zobaczyć sentencję tego postanowienia NSA, w której sąd udowadnia że "podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika" (taki dokładnie wymóg jest w art. 46 46 § 1 pkt 4 p.p.s.a.) oznacza podpis własnoręczny na papierze.
Oczywiście po jego pełną treść odsyłam do LEXa - bo prawo autorskie do bazy danych, albo do NSA - do którego oczywiście należy zwrócić się na papierze.
Nie ma co komentować postanowień sądu - więc należy przyjąć, że Roma locuta - causa finita .

A jeśli tak, to nasuwa się jednak bardzo poważne pytanie: to po co w ogóle ustawa o podpisie elektronicznym gdzie zrównano podpis elektroniczny z kwalifikowanym certyfikatem z podpisem własnoręcznym (w "drodze" jest nowa ustawa o podpisach elektronicznych), po co poważne środki wydawane na informatyzację państwa itd. jeśli potem i tak trzeba będzie podpisać papier wydrukowany w celu "uzupełnienie braków formalnych"? Rozsądnie patrząc nikt nie będzie więc w ten sposób z sądem się komunikował. Wysłanie listu poleconego będzie bowiem wymagało mniej zachodu niż przekazanie wniosku na elektroniczną skrzynkę podawczą, a potem "uzupełnienie braków" czyli albo udanie się do sądu, albo ... wysłanie poleconego.
Dlaczego w ogóle o tym piszę wątku o NIK-u drukującym elektroniczne wnioski?
Proszę zwrócić uwagę, że NIK jest i tak dużo nowocześniejszy bo ma w swojej IK choć procedurę obsługi złożonego doń elektronicznego wniosku (czyli sporządzenia kopii papierowej) i włączenia tego do akt. Zwyczajnie dostrzega tę drogę, choć nie ma jeszcze środków na pełną obsługę elektroniczną. Ale nie każe ganiać składającemu podpisywać papier w celu uzupełnienia braków.

[nikodem.b]

Miast "pięknej polemiki" Pan Wojciech uraczył mnie pokrętną dialektyką... No cóż...

"Schodząc na ziemię", uśmiecham się wobec kolejnego przykładu legislacyjnej "gibkości" naszego państwa, dzięki której opary absurdu tym razem gęstnieją nad elektroniczną postacią dokumentu w Polsce (co pięknie zobrazował Pan Schmidt). Może jednak trzeba przejść spokojnie kolejną pustynię, by w końcu dojść do obiecanej el-ziemi na czele z Panem Kazimierzem, jako nowym el-Mojżeszem

O rany, odebrałem właśnie maila...dziwny podpis..."B-16" 

Pozdrawiam
NIKodem

[Kazimierz Schmidt]

Kontynuując pokrętną dialektykę stwierdzam, że jak od B-16, to trzeba koniecznie wydrukować 

Na razie bym się wstrzymał z el-mojżeszowaniem i wyprowadzaniem do el-ziemi obiecanej. Z powyższego wątku widać bowiem, że nie nie można być pewnym czy lud jest gotów cierpieć na pustyni, no i czy będzie można po drodze liczyć na jakąś mannę...

[nikodem.b]

Panie Kazimierzu - proszę się tak nie zarzekać - bo kto, jeśli nie pan, kiedy, jeśli nie teraz, itd. .
Uważam, że i tak należy jakąś pustynię zaliczyć - może być np. Błędowska (i nazwa dobra, i w końcu nie tak znów daleko od Warszawy), no i chyba nie będzie to 40 lat dreptania w kółko...

Pozdrawiam
NIKodem

[Ewa33]

A ja mam pytanie  , jak w sytuacji otrzymania dokumentu elektronicznego, niech będzie choćby maila, radzi sobie między innymi Narodowe Archiwum Cyfrowe czy inne archiwa państwowe? Oczywiście e-mail dotyczy jakiejś sprawy i ma charakter oficjalny, np. zapytanie dotyczące tego co jest w zasobie danego archiwum. Archiwa są przecież urzędami administracji rządowej i powinny gromadzić dokumentację otrzymywaną i wytwarzaną w toku swej działalności w obrębie spraw, tak jak i inne urzędy.
Bardzo ciekawa jestem odpowiedzi w tej kwestii.

[Wojciech Woźniak]

Witam,
w przypadku otrzymania e-maila oficjalnego drukujemy go i rejestrujemy ów wydruk

[nikodem.b]

O! A to ciekawe! Bardzo się cieszę, że są archiwa państwowe, które wychodzą frontem do petentów i odpowiadają na pytania przesyłane drogą elektroniczną. Czy tą samą drogą można też np. zlecić wykonanie kwerendy lub zamówić kserokopie dokumentów? I jak się to wszystko ma do przepisów art. 63 paragraf 3a kpa? Poza tym, czy to co Państwo napisaliście oznacza, że archiwa dzielą e-maile na oficjalne i nieoficjalne? Chętnie poznam kryterium tego podziału.
NIKodem