uregulowania prawne dotyczące archiwizacji elektronicznej

[grzesl]

Witam
Jesteśmy z firmie w trakcie modernizacji naszych zasobów ( firma prywatna).

Potrzebuje informacji czy są uregulowania, rozporządzenia, ustawy określające kwestie przechowywania dokumentacji elektronicznej (w tym czy są określone wymogi prawne, które muszą być spełnione aby przechowywać dokumenty w archiwum elektronicznym).
Ew jeśli możecie podać namiary gdzie tego szukać ?dopuszczam także przepisy europejskie.

Z góry dziękuje

[Wojciech Woźniak]

Witam,
ponieważ jesteście firmą prywatną sprawy postępowania z dokumentacją (w tym również w postaci elektronicznej) regulujecie we własnym zakresie. Istniejące akty prawne odnoszące się do postępowania z dokumentacją elektroniczną dotyczą podmiotów publicznych. Są to trzy rozporządzenia wydane na podstawie delegacji zawartej w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (z 14 VII 1983 r.): rozporządzenie MSWiA z dnia 30 X 2006 w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U 2006, nr 206, poz. 1517), rozporządzenie MSWiA z dnia 30 X 2006 w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U 2006, nr 206, poz. 1518), rozporządzenie MSWiA z dnia 2 XI 2006 w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz.U 2006, nr 206, poz. 1519). Być może w jakimś stopniu te regulacje mogą pomóc w organizacji zarządzania dokumentacją elektroniczną także w Waszej firmie.
Co do norm europejskich - to może warto przyjrzeć się specyfikacji MoReq2 - czyli dokumentowi zawierającemu wymagania wobec systemów zarządzania dokumentami. Nie jest to wprawdzie akt prawny Wspólnot, ale jest rozpowszechniony w Europie i cały czas trwają nad nim intensywne prace. Pomocne mogą być również wymogi wobec systemów zarządzania dokumentami elektronicznymi określone przez National Archives w UK.

pozdrawiam
Wojtek

[Kazimierz Schmidt]

Wojtek, to potrafi szybko i celnie wskazać kluczowe rzeczy.
Zwłaszcza że w rozporządzeniu 1518 (tym o postępowaniu) można doszukać się zgodności w niektórych wymaganiach i z Moreq i z ISO1549

Czytając to pomyślałem, że Grzesl-owi  może chodzić także o to jakie wymogi prawne mają być spełnione żeby dokument elektroniczny mógł być np. dowodem dla sądu. Tj. jak udowodnić, że informacja zapisana w systemie teleinformatycznym jest wiarygodna. Zwłaszcza co robić w przypadku gdy w archiwum elektronicznym chce przechowywać i naturalne dokumenty elektroniczne (czyli te powstałe od razu w postaci elektronicznej) i te wtórne czyli odwzorowania cyfrowe (inaczej skany) papierów. No i do tego jeszcze jeśli nie obowiązują go przepisy rozp. 1518.

Tu można wskazać cztery "tropy" które wydają się istotne:
1. Nie należy lekceważyć znaczenia podpisu elektronicznego i znakowania czasem gdyż te elementy w przepisach polskiego prawa są i zawsze będą musiały być respektowane zgodnie z tym prawem.
2. Dla długoterminowego przechowywania, coraz większego znaczenia nabierze także zapisana historia przechowywania czyli inaczej tzw. metadane konserwatorskie (albo "preservation metadata"). Aby przeczytać więcej o co tu chodzi warto rzucić okiem na rozdział 3.5 a potem na przykład na 5.8.1.2 "świeżutkiej" pracy Grzegorza Płoszajskiego, w której autorowi udało się zabrać sporo informacji na ten temat zob.  http://bcpw.bg.pw.edu.pl/publication/1113
3.  Norma międzynarodowa z którą warto się zapoznać to ISO15489.
4. Z przykładów innych krajów sądzę, że będzie warto rzucić okiem na normy brytyjskie BIP 0008-1:2004 (Code of practice for legal admissibility and evidential weight of information stored electronically) oraz BS 10008:2008 (Evidential weight and legal admissibility of electronic information. Specification). Sam ich nie znam (jeszcze) ale warto dodać że ich stosowanie jest wpisane w tamtejsze rozporządzenie "Code of practice on records management" (z ustawy Freedom of Information Act). Nie będę się tu mądrzył czy w Polsce takie uregulowania są potrzebne i jakim zakresie przedmiotowym i podmiotowym ale na pewno coś jest na rzeczy skoro np. grzesl o to pyta

Nie sądzę żeby było w Polsce możliwe w szybkim czasie zastąpienie papieru jego skanem jako dowodem dla sądu żądającego oryginału zgodnie z art. 250 §2 kpc . Ale może warto o tym zacząć dyskutować czy w ogóle powinno być to możliwe, a jeśli tak to po spełnieniu jakich warunków i jakie prawo powinno na to zezwalać. Być może ostatniego słowa nie powiedziała także UE, ale chyba trzeba będzie jeszcze poczekać. Sygnalizowany przez mojego znakomitego kolegę Moreq2 to już jak sama nazwa wskazuje ... drugie zestawienie modelowych wymagań dla systemów do zarządzania dokumentacją elektroniczną. Od ukazania się pierwszego minęło już 8 lat i jakoś nie widać masowego stosowania tej rekomendacji. Nie jest stosowana powszechnie także norma ISO15489 ponieważ "główny nurt" poszedł w kierunku norm z serii 9000...
Aha Drogi grzesl-u jak zapoznasz się z normą BS 10008:2008 to  podziel się może wiedzą (nie normą bo tego nie wolno) o niej na naszym forum

pozdrawiam

[Wojciech Woźniak]

Witam

Nie będę się tu mądrzył czy w Polsce takie uregulowania są potrzebne i jakim zakresie przedmiotowym i podmiotowym ale na pewno coś jest na rzeczy skoro np. grzesl o to pyta

A właściwie czemu nie?
Może warto rozpocząć dyskusję na ten temat na naszym forum?

pozdrawiam
Wojtek

[grzesl]

miałem mały problem z dostępem do netu i dopiero teraz jestem 

Bardzo Wam dziękuje za powyższe info, będę weryfikował.

Mamy obawy, czy za jakiś czas nie będziemy mieli zarzutu ze strony np sądu lub innych jednostek, że niedopełniliśmy "jakiś procedur".
Udostępnianie elektroniczne to u nas podstawa (b. duży zasób i dużo udostępnień).

Niestety, jesteśmy firma prywatną i wiele wytycznych nas nie obowiązuje -NIESTETY. Chętnie poddamy się nadzorowi ze strony Archiwum Państwowego, ale nie chcą nas 

Jeszcze jedno:
Czy zlecając firmie zewnętrznej utworzenie programu i opiekę nad nim, powinniśmy wymagać specjalnej konstrukcji programu, czy zabezpieczeń (pod kątem ochrony danych osobowych). Wiadomo zapis w umowie o ochronie danych osobowych, ale...
Czy jest zapis nakładający wymagania odnośnie przechowywania, bezpieczeństwa konstrukcji baz danych?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
ochronę danych osobowych reguluje, jak zauważa Grzegorz, ustawa i wynikające z niej rozporządzenia, w tym Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz.U. 2004 nr 100 poz. 1024), wskazujące już dość konkretne rozwiązania jakie muszą znaleźć się w systemie informatycznym, w którym są przetwarzane dane osobowe.
Natomiast co do baz danych to obowiązuje chyba tylko ustawa o ochronie baz danych (Dz.U. 2001 nr 128 poz. 1402), ale chodzi tu o ochronę prawnoautorską.

pozdrawiam
Wojciech Woźniak